2023年企业档案管理制度2.docx

篇一：企业档案管理制度 公司档案管理制度 第一章总那么 第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。 第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理〞原那么，由总经办统一管理。 第二章档案归档 第四条归档范围 （一） （二）通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。 （三）合同。原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。 （四）设备档案。公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、qc部设备等。 （五） （六）员工培训：培训方案、总结、内部培训记录、外部培训报告等。计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。 （七）产品档案。产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回忆、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。 （八） （九） 供应商档案。质量标准。原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 （十）检验方法。原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 （十一）记录。除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等； （十二）批记录。批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 （十三）标准操作规程。 （十四）验证文件。验证主方案、厂房及公用系统、生产设备验证、qc设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。 （十五）行政类文件： 。行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等； 。各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复； 。各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；。人事任命、劳动纠纷等； 。各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等； 。所有加盖公章的文件复印件； 。在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。 第五条归档时间 （一）各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续； （二）设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档； （三）员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续； （四）计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续； （五）供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续； （六） （七） 手续； （八）验证文件随时产生随时归档，验证主方案按年度归档，于每年1月25记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档日之后2月5日之前到档案室办理归档手续； （九） （十）其他文件每周一集中归档一次。未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。 第六条归档份数 （一） （二）原件全部归档，并注明份数、出处。使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。 第七条归档要求 （一） （二） （三） （四）由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。文件必须通过系统整理后再归档。文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认前方可归档。 第八条归档手续 各类文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写文件归档登记薄，归档人和档案员共同签字确认。 第三章档案的收集与整理 第九条档案的收集 （一）由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。 （二）由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。 （三）收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。 第十条档案的整理 （一） （二）档案采用按类别分类的方式，做到层次清楚，便于保管和利用。档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下： 7、8、9位代表流水号001～999。 6位为档案柜号。 4位为二级分类的编号。 2位为一级分类的英文缩写。 第四章档案建档 第十一条分类梳理 归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账。 第十二条档案专用章 所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条档案编号章 档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条检索目录 所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。 第十五条电子备份 重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。 第五章档案使用和归还 第十六条档案使用 （一）文件复印。由使用人填写档案复印登记薄，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。 （二）借出已加盖档案专用章的复印件。由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。 （三）借阅原始文件。由使用人填写档案借阅登记薄，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。 （四）借出原始文件：由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保存复印件备查； （五）外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记薄，须经总经理批准前方可使用。 （六）按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-202300元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。 第十七条档案归还 （一）档案使用者应保护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在档 案借出登记薄登记，并由使用人和档案员分别签字确认。 （二） 发生损坏、丧失的，对使用人处以200-202300元/人/件的罚款；造成损失 篇二：公司档案管理制度 ××公司档案管理制度 一、总那么 （一）为标准××公司（以下简称“公司〞）档案的管理，根据××集团档案工作管理规定，结合公司iso9000体系与贸管程序，特制定本制度。 （二）本制度所称档案，是指公司在经营活动中形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的文件材料的总和。 （三）公司成立档案管理小组，各部门指定一名员工作为小组成员，公司指派一名档案管理员负责公司档案的管理（见附件1）。 二、管理职责 （一）公司档案管理小组职责： 负责规划公司档案管理工作，对档案管理工作提出意见和建议；负责指导、检查各部门的归档工作。 （二）公司档案管理员职责 催促、组织检查各部门的归档工作，验收各部门移交的档案；负责各部门移交档案的管理，注意平安，严防丧失和泄密；做好公司档案的检索、使用、借阅、催还工作；协助组织档案管理小组各项工作；负责档案管理制度的建设。 （三）各部门档案管理员的职责： 负责协调部门档案的收集、整理、归档、建目录工作，确保档案的完整、齐全；负责部门档案移交前的档案管理工作，认真遵守保密规定，妥善保管部门档案，注意平安，严防丧失和泄密；负责 向计财处贸管或公司档案管理员移交部门应移交档案；参加档案价值鉴定和销毁工作；参与档案管理小组组织的各项工作。 三、档案归档范围 公司档案分为八大类：贸易业务合同类、贸易业务非合同类、铌产品业务部技术推广类、投资业务类、人事类、财务类、行政管理类、特殊档案等，具体如下： （一）贸易业务合同类档案包括。铌产品业务部、矿产资源部、钢铁部、有色金属部等部门在业务过程中形成的合同、货权转移单据、费用结算凭证等。 （二）贸易业务非合同类档案包括。客户函件、客户资料、客户评审等文件。 （三）铌产品业务部技术推广类档案类别包括。专项活动、出版物、宣传出版活动、奖项等文件。 （四）投资业务类档案，以工程为档案类别，归档资料包括：工程资料、工程调研报告、工程可行性研究报告、合作意向书、工程投资批件、投资合同、章程、工程公司决议、工程管理阶段文件等。 （五）人事类档案类别包括。员工档案、一般人事文件、招聘、培训、出国报告等文件。 （六）财务类档案类别包括。计帐凭证、帐簿报表、纳税申报、出口退税、外汇管理、贸易管理、预算总结、审计评估、统计报表、根底资料、财务规章制度等文件。 （七）行政管理类档案类别包括。纸质收文、电子收文、公司发文、大事记、会议记录、汽车类合同、新闻简讯、信息化管理资料、erp工程资料、办公合同、iso9000等文件。 （八）特殊档案类别包括。薪酬、福利、各项保险、薪酬相关人事文件、绩效考核等文件。 四、归档要求 档案归档时按卷宗形式归档。 （一）贸易业务合同类，各部门应按年度以合同进行归档，一个合同及合同项下所有单据为一个卷宗，对应一个“档号〞，并遵循单据、文件自然形成的规律，按照单据、文件产生