高速公路管理有限公司档案管理系列办法规章制度11个信息化.docx

附件:1.高速公路管理有限公司档案管理办法（试行） 2.高速公路管理有限公司档案工作责任追究制度（试行） 3.高速公路管理有限公司档案工作突发事件应急 处置预案（试行） 4.高速公路管理有限公司文件归档制度（试行） 5.高速公路管理有限公司档案保管制度（试行） 6.高速公路管理有限公司档案鉴定销毁制度（试行） 7.高速公路管理有限公司档案统计制度（试行） 8.高速公路管理有限公司档案利用制度（试行） 9.高速公路管理有限公司档案保密制度（试行） 10.高速公路管理有限公司电子档案管理制度（试行） 11.高速公路管理有限公司管理系统操作制度（试行） 高速公路管理有限公司 2020年3月25日 附件1： 高速公路管理有限公司档案管理办法 （试行） 第一章 总则 第一条 为进一步加强公司档案管理工作，推进档案科学、规范管理，丰富公司档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《省档案管理条例》《档案管理办法》等法律法规，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指公司在生产、经营和管理活动中形成的，对国家和社会、对公司各项活动有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。 第三条 档案工作是公司不可缺少的基础性工作，是保护企业和个人合法权益、维护公司历史真实面貌的一项重要工作。 第四条 公司对档案工作实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 公司综合办公室负责机关档案工作的统一管理、组织协调、统一制度，负责对各部室档案工作进行监督和指导。 第五条 公司对全部档案实行集中、统一管理。档案工作要维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。 第二章 机构和人员 第六条 公司成立由分管领导任档案工作领导组组长，综合办公室负责人任副组长，各部室负责人和专职档案员任成员的档案工作机构，协调处理公司档案管理各项事务。 第七条 公司为档案工作配备专职档案员，具体承担档案日常业务工作。各部室配备兼职档案员，承担部室文件材料的收集、整理、著录、装订、归档工作。公司建立由分管领导、部室负责人、专兼档案员组成的档案工作网络。 第八条 公司档案工作主要任务： （一）贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作各项规章制度； （二）制定并组织实施档案工作计划； （三）对各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导； （四）负责管理公司全部档案并提供利用服务工作； （五）负责档案信息化工作，加强档案数字化和电子文件、电子档案规范管理； （六）负责组织档案培训，开展档案宣传、教育活动。 第九条 档案员为公司正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。 档案员需熟悉公司工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案员，需经过相关专业知识和技能培训。 第十条 档案员调离岗位或退休的，在离岗前需办好交接手续。 第三章 基础设施 第十一条 公司结合实际分别设置档案办公室、阅览室和档案室。档案办公室选址便于档案室管理。档案室选址需防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案室不应设置在地下或顶层。档案室不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等场所。 第十二条 档案室内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越档案室。 第十三条 档案室根据承载程度配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备需满足工作需要。 第十四条 档案室需配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案室不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。 保存重要档案或具备条件的，可安装恒温恒湿设备，必要时配备通风换气、空气净化设备。 第十五条 档案室需配备灭火设备，安装防火门，配备火灾自动报警设备。 第十六条 档案室需安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。必要时设置视频监控设备。 第十七条 公司根据档案信息化要求，建设或配备能够满足现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。 第四章 管理要求 第一节 一般规定 第十八条 公司档案包括七大类： （一）管理档案，包括公司各部室工作中形成的文件材料。 （二）会计档案，包括凭证、账簿、报告、电子账套、审计评估报告、其他类会计档案。 （三）基建档案，专项工程项目档案资料。 （四）设备仪器档案，购置的单台（套）设备档案资料。 （五）科学技术研究档案，科研课题、科研项目资料。 （六）声像电子档案，包括照片、录音、录像、电子档案资料。 （七）荣誉实物档案，包括奖牌、锦旗、证书、奖杯、印章等。 第十九条 公司全部档案构成一个全宗，全宗号根据市档案馆统一分配的号码确定。公司隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。 公司建立并定期完善全宗卷。全宗卷包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容，编制要求按照《全宗卷规范》（DA/T12）执行。 第二十条 公司档案管理做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效。 第二节 形成与收集 第二十一条 公司在各项工作中形成的需归档文件材料，应采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。归档文件材料真实、准确、系统、文件材料组件齐全、内容完整。 第二十二条 公司组织编制公司文件材料归档范围和档案保管期限表，经审核备案后施行。内部机构或工作职能发生变化时及时修订，经重新审查同意后施行。 文件材料归档范围和档案保管期限表应全面、系统反映主要职能活动和基本历史面貌。 第二十三条 公司各部室应按照《文件材料归档范围和档案保管期限表》及时收集形成的归档文件材料，交本部室兼职档案员保管。 第二十四条 管理类档案的收集范围按照国家档案局第10号令和公司《文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。 第三节 整理与归档 第二十五条 公司组织制定统一的档案分类方案。不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动。 公司档案分类方案一般采用年度、机构（问题）、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。 第二十六条 公司档案整理遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理。 管理档案、声像电子档案、荣誉实物档案一般以件（张）等为单位进行整理。科学技术研究档案、会计档案、设备仪器档案、基建档案、一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。整理方法分别按照相应要求执行。 第二十七条 档案逐卷或逐件编制档号。档号指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应当符合《档号编制规则》（DA/T13）、《归档文件整理规则》（DA/T22）和《数字档案室建设指南》要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。 第二十八条 公司档案编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要。著录按照《档案著录规则》DA/T18）进行著录。声像电子档案和荣誉实物档案详细著录背景、人物、来源等信息。档案著录与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。本省有相关规定的，从其规定。 第二十九条 公司档案经各部室整理完毕后，在第二年3-6月前交档案室归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。 归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续。任何部室和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。 第三十条 归档文件材料应当为原件。电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。 满足本规定第五章且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，以及无法转换为纸质文件的电子文件可以仅以电子形式进行归档。 第四节 保管与保护 第三十一条 公司根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管。档案存储和保管要确保实体安全和信息安全。公司制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。 第三十二条 公司组织做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。档案室温湿度符合各类档案载体的保管要求，温度应控制在14℃～24℃，相对湿度控制在45%～60%之间。档案室不得存放与档案保管、保护无关的物品。 第三十三条 档案工作人员定期监测和记录档案室温湿度，根据需要采取措施调节；定期检查维护档案室设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持室内清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。 第三十四条 公司定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查。定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题及时处理，并建立检查和处理情况台账。 第三十五条 档案工作人员要及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理。档案修复需保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。档案修复前要做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。 第五节 鉴定与销毁 第三十六条 公司定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定小组组织对到档案进行鉴定，必要时可邀请相关专业人员参与。 鉴定结束后，形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，按规定予以销毁。 第三十七条 经鉴定可以销毁的档案，按照以下程序销毁。 （一）档案管理部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，经档案工作鉴定小组审核后，报主要领导批准； （二）主要领导、档案工作分管领导、档案部室负责人、相关业务部室负责人、经办人在档案销毁清册上签署意见； （三）档案管理部门组织进行档案销毁工作，并与相关业务部室共同派员监销。监销人在档案销毁前，按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；档案销毁后，在档案销毁清册上签名。销毁清册永久保存。 第三十八条 档案销毁在指定场所进行。 电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。涉密档案的销毁符合《国家秘密载体销毁管理规定》。 第六节 利用与开发 第三十九条 公司开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。保管的档案对外提供利用的，需按照公司有关规定执行。 利用档案履行有关手续，进行档案查（借）阅登记和利用效果反馈记录。档案员对利用活动及时跟踪和监督。 第四十条 积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集等多种形式，发挥档案价值。 第七节 统计与移交 第四十一条 公司建立完善统计工作，对所保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况定期统计并建立完备的台账。统计结果真实、准确、完整。 第四十二条 公司编制档案工作情况统计年报，按照要求上报档案室。 第四十三条 公司按照国家规定定期向市档案馆移交档案。移交档案时，同时移交检索工具、编研成果。传统载体档案的数字复制件与档案原件一并移交。 第四十四条 公司撤销或合并的，按照省级档案管理有关规定进行代管或移交。