2023年双捷中学内部控制建设情况相关的工作机制.docx

1.1双捷中学内部控制建设情况相关的工作机制 双捷中学内部控制工作 ----组织及业务流程再造 2023年10月 （一）不相容岗位管理和工作协调机制： 1.会计主管岗位、审计员、出纳员、资产管理员等岗位，以及预算编制、审批、执行、评价等岗位为不相容岗位，其工作职能应当相互别离，防止混搭。 2.因缺少专业人员或专业人员因病因事暂时离岗等原因导致不相容岗位必须产生工作交叉的，必须报学校批准，采取必要的防范措施，相应岗位人员必须对相关业务负责。 3.完善工作协调机制。采购活动中的采购单位负责人为项目协调人，招标负责人或财务科长为程序协调人，分别负责采购项目和采购程序的协调工作。总务处主任为收费协调人，负责收费协调工作，主要协调单位为财务科、各年级（班级）、招生办公室。 （二）收支管理机制： 1.收入管理机制。总务处主任负责收费标准掌握和处室层面的协调工作，财务科长负责财务科目协调，出纳员负责收款，会计主管负责票据、会计核算和收入上缴。 2.审核机制。（1）预算 支出审批前须经预算管理员审核，预算外支出项目须办理预算变更手续。（2）领导审批：处室负责人审批主要对真实性、效益和管理措施负责；分管领导审批主要对必要性、合理性负责；校长审批主要对程序完整性、科学性负责；会计审核对票据和凭证的真实性、完整性负责，并发挥监督职能；经办人（含验收人）对支出的性能、数量和质量负责。 3.支付机制。（1）学校按规定落实国库集中支付和使用公务卡支付，按规定落实政府采购，总务处负责流程管理。采购部门负责立项、审批、验收、发票等，总务处负责招标、合同等，财务科负责支付。在支付前采购部门负责提供完整的审批手续、票据、合同等，财务科协助采购部门做好财政审批事项。（2）总务处负责政府采购的预算、方案、批复文件、招标文件、投票文件、评标文件、合同、验收证明、票据复印件等采购文件的管理，以及建设图纸、日志、图片音像资料的收集和管理，同时按会计支付科目需要交财务科用于支付，相关资料要按时报学校档案室归档。 （三）资产管理机制： 1.三级资产管理体系。（1）学校国有资产管理领导小组负责全校国有资产管理工作的领导，资产总管理员和资产会计在学校领导小组的领导下负责资产台账、实物管理、制度制定、资产清查、业务培训工作。（2）各部门应至少配备一名资产管理员，负责建立本部门资产实物台账和日常管理工作。资产出借必须经部门负责人或授权人签批。（3）资产使用人负责资产使用过程的管理，对资产的作用、损坏、遗失承担责任。 2.贯彻管理先行原那么。采购部门负责人必须在资产购置前确定物品管理人、使用人、存放地点、管理措施。成套仪器设备购置前必须做到管理制度先到位。 3.资产购置记账。资产购置在验收入库后、报销前由经办人填写资产购置清单交由资产管理员记资产账。 4.资产清查。（1）对账：财务科每半年对当年购置资产进行对账，作为会计核算的一个组成局部。（2）清查：学校每年对资产进行清查，做到账账相符、账物相符。（3）资产移动和借出必须办理审批手续，并由资产管理人进行登记。借出时间一般不超过30天，否那么应重新记载。（4）资产管理人负责移动或借出资产的管理和追缴，遗失或损坏的，由管理员处置，并及时向资产总管理员提交资产减损报告。使用人对资产损坏或遗失负责，赔偿损失。（5）学校资产总管理员会同资产会计每年度统计提交资产统计报告，具体说明资产统计情况、使用情况、管理情况。 5.资产报废与核销。资产报废由管理员提出建议，经专业人员查验确认，学校分管领导批准核销。已报废或根本丧失功能的资产应该在本年度内及时核销。 （四）建设项目管理机制。 1.小型基建维修项目（单项投资5000元以下）由总务处或其他责任单位提交报告，学校领导研究审批。报告书应说明项目的必要性、投资预算、时间、负责人。审批应至少由单位负责人、分管校长、校长等三人以上签字确认。项目实施、验收、支付文件拟定等环节由总务处负责，决算、支付、审计等由财务科负责。 2.大型基建维修项目由责任单位提出建议，总务处提交报告，学校办公会研究确定。决策、立项、预算、审核、实施、支付、验收、决算、审计等环节完全按照政府采购（招标）和工程管理流程进行，依靠财政、审计主管部门办理。 3.总务处负责基建维修项目的档案管理工作，须按支付程序向财务科及时提供支付材料，及时将基建维修档案归档。 （五）合同管理机制。 1.合同类型。涉及学校办学行为的合同主要包括基建维修合同、采购或效劳合同、聘任合同、合作办学合同、租赁合同、外事合同等。 总务处为基建、采购、租赁等经济合同管理部门，办公室为聘任合同管理部门，教务处为合作办学合同管理部门，外事处为外事合同管理部门。为躲避办学风险，学校拒绝与任何单位或个人签订担保、借贷合同，慎重签订投资、租赁、合作办学合同。 2.签订合同必须满足以下条件： （1）有项目报告并经学校办公会（校务会议）研究通过。（2）有明确的政策法律授权或经过上级主管部门批准。（3）有经过授权的本校正式职工担任项目负责人。（4）有具体有效的管理措施。 （5）有专家或专业机构的论证报告和风险评估报告。 3.学校针对具体项目成立论证或审定专家小组，具体负责合同的评估论证工作。学校办公会研究合同前必须通过专家组评估论证。专家组一般由5—7人组成，其构成为：（1）学校相关部门业务负责人或专业教师。（2）专职财务或审计人员。（3）法律参谋（大型项目选用）。 （4）社会专业机构专家（大型项目选用，必须确保与本项目决策无关）。（5）本校或上级纪检人员。 4.合同管理部门负责按照合同法和相关政策履行合同管理职责，加强保密工作，处理合同纠纷。凡涉及合同管理中的问题，合同管理部门都应及时向学校提交报告，依法及时处理。 5.学校每年对合同进行一次评估和清理。所有合同必须及时归档。合同归档时，除文本外，须附加会议记录、审批材料、论证（评估）报告、执行日志等材料。对有问题的合同、到期的合同必须及时处理。 第5页 共5页