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2023年会议接待计划书.doc
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2023 年会 接待 计划书
会议接待方案书 收件: : 主题:会议接待方案 先生/女士。您好。 请首先接受来自xxxx的热情问候。真诚祝愿您身体健康。万事如意。 “相识自是有缘,海南以客为尊〞,我们将以良好的素质、高效周到的效劳、专业的会议筹划及高质量的接待、合理的价格,为广阔客户提供优质的效劳。 专业、诚信、踏实、有效会议名称:会议地点:会议内容: 会议人数:约人 会议酒店:3星/4星/5星效劳类型:综合效劳 ◇日程安排 〔一〕 第一天。月日〔星期〕会议接站按要求、分时段派专人及车辆到机场接站。入住酒店,会议秘书助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。 第二天:月日〔星期〕代表开会全体代表全天开会第三天:月日〔星期〕代表考察第四天:月日〔星期〕代表考察第五天:月日〔星期〕代表考察 第六天。月日〔星期〕早餐后代表返程,结束愉快的会议之旅。 ◇日程安排 〔二〕 第一天:月日〔星期〕按要求、分时段派专人及车辆到机场接站。入住酒店。会议秘书协助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。第二天:月日〔星期〕代表开会全体代表全天开会第三天:月日〔星期〕代表考察第四天:月日〔星期〕代表考察第五天:月日〔星期〕代表考察 第六天。月日〔星期〕早餐后代表返程,结束愉快的会议之旅。 ◇日程安排 〔三〕 第一天。月日〔星期〕会议接站按要求、分时段派专人及车辆到丽江车站接站。住酒店。会议秘书协助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。 第二天:月日〔星期〕代表开会全体代表全天开会第三天:月日〔星期〕参观景点: 第四天。月日〔星期〕早餐后代表返程,结束愉快的会议之旅。 ◇费用明细 a、房餐费: 标准房元/间.天〔含双中西早〕政府税金元/间.天 豪华房元/间.天〔含双中西早〕政府税金元/间.天 加床元/晚/人+政府税金11元/人/晚会议正餐元/人.餐〔菜单另附〕宴会元/人起〔菜单另附〕酒水另计 茶歇次茶歇x元/人次〔3种水果3种点心〕 b、接送费 机场—酒店。面包车元/趟、中巴车元/趟、33座大巴车元/趟异地接送和vip客人的接送价格另计,可提供高档商务用车。 c、会议室及会务效劳 会议室:大会议室元/天/间、中会议室元/天/间、小会议室元/天/间 1、议室租金含讲台、白板、纸笔、免费茶水、指示 2、横幅:元〔酒店大门口欢送横幅和会议室横幅〕 3、免费提供步话机,保持最正确沟通状态,实现“无缝隙效劳〞。 4、胸卡:元/个或客户自行设计制作 5、集体合影照。10寸x6寸,元/张,要求按全体参会代表人数制作。 摄影效劳费:元〔含会议期间摄像工作人员的所有吃住行费用及2张vcd母碟〕 6、会议期间,我司将派出2名工作人员、会议秘书效劳进行全程跟踪效劳,工作人员作为贵司会小组成员参与接待工作的全过程,并服从会务小组的工作安排; 7、提供会议接机用车头牌等。 8、按要求提供拓展活动效劳。〔费用另收〕 9、酒店在各明显位置设置指示牌,在大门口和餐厅门口设置欢送牌。 d、其它 专题晚会:元/场 房间如配备水果:元/人起〔入住当晚摆放房间〕 礼品:元/人起 e、其它开支:按实际消费结算 ◇友情提示: 第二篇:会议的接待方案书date: to: attn: fax: add:p.c.:会议的接待方案书 非常感谢贵公司对的支持与厚爱,现就月日-月日会议接待具体事宜达成如下协议: 一、客房 1.抵离时间: 2.入住人数: 3.房间类型: 4.房间数量: 5.房间价格: 6.会议期间除特殊指定房间外将关闭所有房间内的迷你吧和长途 〔保 留市话〕 二、会议 1.时间: 2.地点: 3.场租: 免费提供: 4.人数: 5.场型: 6.其他: 三、餐饮 早餐 时间: 人数: 地点: 午餐 时间: 人数: 地点: 标准:元/席〔菜单后附,不含酒水〕 晚餐 日期: 人数: 地点: 标准: 四、其它〔交通和旅游、娱乐〕 接待: 旅游 娱乐 五:付款方式 1.敬请贵公司于月日入住前将本次会议的集体消费押金交于财务部。 2.会议期间所发生的团体费用,例如房费、餐费、会务费,可先行签字入总帐, 并请提供签字有效人字样。 3.本次会议期间所有客人免抵押金入住,并由贵公司提供担保 4.贵公司在所发生的一切费用,包括房费、餐费、会务费及其他杂项费 〔包括贵公司客人没有付清的杂费〕,敬请贵公司在月日离店前一次性结清。 5.宴会预订须知:根据协议上所注明的活动时间,贵方需至少在活动期前36 小时向销售部确定参加活动人数。结帐时,宾馆将以确定人数和实际参加人数两者较多者结帐;假设确定人数少于实际参加人数,宾馆将按食品费的50%收取相应费用。 6.会议或宴会需要布置会场应按宾馆规定进行,如对宾馆的设施造成损坏,贵公 司应按宾馆的规定进行赔偿 六、违约责任 1.如因各种原因会议临时取消给宾馆带来的经济损失,宾馆将收取违约金,具 体规定如下: a:提前7天以内,收取预订消费总额的20%; b:提前3天以内,收取预订消费总额的50%; c:提前24小时内,收取预订消费总额的100%; 2.宾馆将依据合同提供房间数量和车数量及车型,如在48小时内有所变动,宾 馆将针对违约局部赔偿给贵公司50%的违约金。 我们希望上述安排能够满足贵公司的需要,如无疑议,请尽早确定,未尽事宜,请尽快与我们联系。 公关销售经理代表: 分管经理公司: 日期:年月日 第三篇:会议接待方案 〔一〕接待要那么 1.明确“以代表为本〞的接待宗旨,建立“全程效劳、分工明确、责任到人〞的周密的效劳体系,并根据与会的vip官员及具有特殊民俗、习俗和宗教信仰的代表具体实际制定接待细案。 2.本次论坛按需配置会务接待人员〔含翻译人员〕,并安排在中旬进行短期培训,课目:a.接待礼仪;b.论坛背景及西博会背景;c.XX市况及旅游指南。 3.本次论坛报到注册于10月18日8:00—22:00在浙江世贸中心饭店、文华宾馆、洪桥宾馆同时开展,报到注册配置专用等办公设施;同时办理代表返程票务。18日20时起安排上门办理代表注册。 〔二〕条件准备 1.代表证、工作证、下榻处市长附名欢送卡印制; 2.贵宾胸花、贵宾下榻处鲜花准备; 3.注册表、住宿分布表、返程登记表印制; 4.引导牌、欢送横幅设计、制作; 5.论坛纪念品、论坛日程卡设计、制作; 6.医疗礼盒:风油精、万金油、创可贴; 7.会议资料袋设计、制作; 8.杭州指南、西博会介绍; 9.12辆〔45-49座〕大巴及相应小轿车确认,西博会专用通行证办理; 10.游览、参观接待单位沟通、确认,游览、参观线路实地考察; 11.住宿〔含备用宾馆〕确认、餐饮确认; 12.贵宾室、秘书室及注册桌落实、布置,论坛专用及打印机、复印机等办公用品准备。 13.机场、火车站实地了解,接待位确认,贵宾免检手续办理; 〔三〕食宿安排1.餐饮安排 早餐:代表所住饭店房费均包含早餐 19—21日自助午餐:国际展览中心5层“国际会议厅〞,凭当日午餐券入场。19日欢送酒会:国际展览中心5层“国际会议厅〞,凭当日晚餐券入场。20日晚餐:除自行安排外,凭当日晚餐券入场。 21日欢送晚宴。国际展览中心5层“国际会议厅〞,凭当日晚餐券入场。 2.住宿安排 论坛分3个酒店安排住宿: a.浙江世界贸易中心饭店〔杭州曙光路15号,310007,五星级〕150个标准双人间; b.文华宾馆〔文二路〕,110个标准双人间;c.洪桥宾馆〔灵隐路〕,94个标准双人间; d.备案。考虑到有代表18日前到达杭州,22日后留杭要求,组委会委托“浙江海外〞公司安排备用宾馆。 〔四〕报到注册1.注册 18日8:00——22:00在浙江世贸中心饭店的大堂设置接待注册桌,安排专用等办公设施,办理代表注册; 18日20时起安排上客房办理代表注册。 2.接待a.萧山机场 18日由一名会务组副组长带队〔配备翻译〕驻守萧山机场迎候专家、代表;重要贵宾落实相应省市领导迎候;接送车辆保证专家、代表在机场停留时间不超过三十分钟,机场设立临时休息室。设置引导牌,欢送横幅。 b.火车站 18日由一名会务接待组副组长负责杭州火车站迎候专家、代表;重要贵宾,落实相应省市领导迎候;接待处常时保证一辆接待车辆,并以代表在火车站停留时间不超过15分钟配置车辆。设置引导牌,欢送横幅,并安排好翻译。 c.住宿宾馆 18日,三家接待宾馆安排专人联络、协调专家、代表客房登记。设置欢送横幅。 3.接待原那么 a.18日18时以前,专家、代表一律先到浙江世贸中心饭店大堂注册; b.18日18时以后,与专家、代表商洽或①先注册,或②先就餐,后注册,或③先住宿,20时后上门注册; c.19日后,原那么上先到会务组注册。 〔四〕论坛效劳1.交通 a.住宿在文华宾馆、洪桥宾馆的代表每天上午7。30由专用大巴送达浙江世贸中心;b.晚上用餐后,根据参观游览工程安排用车〔参见参观旅游局部〕。 2.茶休 在会议厅处设立休息点,准备咖啡、饮料、点心、水果供代表茶休使用。 3.文秘 在世贸厅一侧设秘书间,配备有 、打印机、复印机、及懂英文的高素质文秘。 4.医保 在世贸厅毗邻处贵宾接待室,安排有有经验的医护人员,〔医、护各二名〕及必要急救设施,〔有贵宾接待任务时,医护人员暂时移住秘书间〕;落实浙江医院、杭州中医院为定点医院,确保抢救绿色通道的畅道。 5.安保 设立专职安保负责人,及时准确地与平安、公安部门协调好平安保工作,组织落实浙江世贸中心的安保工作及参观旅游的安保工作。 〔五〕参观旅游1.有组织外出参观游览a.20日晚西博会开幕式 晚7:00在浙江世贸中心集合,由导游及安保带队集体进场;结束时,步行返回;住文华宾馆、洪桥宾馆的代表,在黄龙体育中心停车处集体乘车返

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