2023年会议接待计划书.doc

会议接待方案书 收件： ： 主题：会议接待方案 先生/女士。您好。 请首先接受来自xxxx的热情问候。真诚祝愿您身体健康。万事如意。 “相识自是有缘，海南以客为尊〞，我们将以良好的素质、高效周到的效劳、专业的会议筹划及高质量的接待、合理的价格，为广阔客户提供优质的效劳。 专业、诚信、踏实、有效会议名称：会议地点：会议内容： 会议人数：约人 会议酒店：3星/4星/5星效劳类型：综合效劳 ◇日程安排 〔一〕 第一天。月日〔星期〕会议接站按要求、分时段派专人及车辆到机场接站。入住酒店，会议秘书助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。 第二天：月日〔星期〕代表开会全体代表全天开会第三天：月日〔星期〕代表考察第四天：月日〔星期〕代表考察第五天：月日〔星期〕代表考察 第六天。月日〔星期〕早餐后代表返程，结束愉快的会议之旅。 ◇日程安排 〔二〕 第一天：月日〔星期〕按要求、分时段派专人及车辆到机场接站。入住酒店。会议秘书协助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。第二天：月日〔星期〕代表开会全体代表全天开会第三天：月日〔星期〕代表考察第四天：月日〔星期〕代表考察第五天：月日〔星期〕代表考察 第六天。月日〔星期〕早餐后代表返程，结束愉快的会议之旅。 ◇日程安排 〔三〕 第一天。月日〔星期〕会议接站按要求、分时段派专人及车辆到丽江车站接站。住酒店。会议秘书协助会务组办理报到、房、餐、协调会场布置等会议事宜。 第二天：月日〔星期〕代表开会全体代表全天开会第三天：月日〔星期〕参观景点： 第四天。月日〔星期〕早餐后代表返程，结束愉快的会议之旅。 ◇费用明细 a、房餐费： 标准房元/间.天〔含双中西早〕政府税金元/间.天 豪华房元/间.天〔含双中西早〕政府税金元/间.天 加床元/晚/人+政府税金11元/人/晚会议正餐元/人.餐〔菜单另附〕宴会元/人起〔菜单另附〕酒水另计 茶歇次茶歇x元/人次〔3种水果3种点心〕 b、接送费 机场—酒店。面包车元/趟、中巴车元/趟、33座大巴车元/趟异地接送和vip客人的接送价格另计，可提供高档商务用车。 c、会议室及会务效劳 会议室：大会议室元/天/间、中会议室元/天/间、小会议室元/天/间 1、议室租金含讲台、白板、纸笔、免费茶水、指示 2、横幅：元〔酒店大门口欢送横幅和会议室横幅〕 3、免费提供步话机，保持最正确沟通状态，实现“无缝隙效劳〞。 4、胸卡：元/个或客户自行设计制作 5、集体合影照。10寸x6寸，元/张，要求按全体参会代表人数制作。 摄影效劳费：元〔含会议期间摄像工作人员的所有吃住行费用及2张vcd母碟〕 6、会议期间，我司将派出2名工作人员、会议秘书效劳进行全程跟踪效劳，工作人员作为贵司会小组成员参与接待工作的全过程，并服从会务小组的工作安排； 7、提供会议接机用车头牌等。 8、按要求提供拓展活动效劳。〔费用另收〕 9、酒店在各明显位置设置指示牌，在大门口和餐厅门口设置欢送牌。 d、其它 专题晚会：元/场 房间如配备水果：元/人起〔入住当晚摆放房间〕 礼品：元/人起 e、其它开支：按实际消费结算 ◇友情提示： 第二篇：会议的接待方案书date： to： attn： fax： add：p.c.：会议的接待方案书 非常感谢贵公司对的支持与厚爱，现就月日-月日会议接待具体事宜达成如下协议： 一、客房 1.抵离时间： 2.入住人数： 3.房间类型： 4.房间数量： 5.房间价格： 6.会议期间除特殊指定房间外将关闭所有房间内的迷你吧和长途 〔保 留市话〕 二、会议 1.时间： 2.地点： 3.场租： 免费提供： 4.人数： 5.场型： 6.其他： 三、餐饮 早餐 时间： 人数： 地点： 午餐 时间： 人数： 地点： 标准：元/席〔菜单后附，不含酒水〕 晚餐 日期： 人数： 地点： 标准： 四、其它〔交通和旅游、娱乐〕 接待： 旅游 娱乐 五：付款方式 1.敬请贵公司于月日入住前将本次会议的集体消费押金交于财务部。 2.会议期间所发生的团体费用，例如房费、餐费、会务费，可先行签字入总帐， 并请提供签字有效人字样。 3.本次会议期间所有客人免抵押金入住，并由贵公司提供担保 4.贵公司在所发生的一切费用，包括房费、餐费、会务费及其他杂项费 〔包括贵公司客人没有付清的杂费〕，敬请贵公司在月日离店前一次性结清。 5.宴会预订须知：根据协议上所注明的活动时间，贵方需至少在活动期前36 小时向销售部确定参加活动人数。结帐时，宾馆将以确定人数和实际参加人数两者较多者结帐；假设确定人数少于实际参加人数，宾馆将按食品费的50%收取相应费用。 6.会议或宴会需要布置会场应按宾馆规定进行，如对宾馆的设施造成损坏，贵公 司应按宾馆的规定进行赔偿 六、违约责任 1.如因各种原因会议临时取消给宾馆带来的经济损失，宾馆将收取违约金，具 体规定如下： a：提前7天以内，收取预订消费总额的20%； b：提前3天以内，收取预订消费总额的50%； c：提前24小时内，收取预订消费总额的100%； 2.宾馆将依据合同提供房间数量和车数量及车型，如在48小时内有所变动，宾 馆将针对违约局部赔偿给贵公司50%的违约金。 我们希望上述安排能够满足贵公司的需要，如无疑议，请尽早确定，未尽事宜，请尽快与我们联系。 公关销售经理代表： 分管经理公司： 日期：年月日 第三篇：会议接待方案 〔一〕接待要那么 1.明确“以代表为本〞的接待宗旨，建立“全程效劳、分工明确、责任到人〞的周密的效劳体系，并根据与会的vip官员及具有特殊民俗、习俗和宗教信仰的代表具体实际制定接待细案。 2.本次论坛按需配置会务接待人员〔含翻译人员〕，并安排在中旬进行短期培训，课目：a.接待礼仪；b.论坛背景及西博会背景；c.XX市况及旅游指南。 3.本次论坛报到注册于10月18日8：00—22：00在浙江世贸中心饭店、文华宾馆、洪桥宾馆同时开展，报到注册配置专用等办公设施；同时办理代表返程票务。18日20时起安排上门办理代表注册。 〔二〕条件准备 1.代表证、工作证、下榻处市长附名欢送卡印制； 2.贵宾胸花、贵宾下榻处鲜花准备； 3.注册表、住宿分布表、返程登记表印制； 4.引导牌、欢送横幅设计、制作； 5.论坛纪念品、论坛日程卡设计、制作； 6.医疗礼盒：风油精、万金油、创可贴； 7.会议资料袋设计、制作； 8.杭州指南、西博会介绍； 9.12辆〔45-49座〕大巴及相应小轿车确认，西博会专用通行证办理； 10.游览、参观接待单位沟通、确认，游览、参观线路实地考察； 11.住宿〔含备用宾馆〕确认、餐饮确认； 12.贵宾室、秘书室及注册桌落实、布置，论坛专用及打印机、复印机等办公用品准备。 13.机场、火车站实地了解，接待位确认，贵宾免检手续办理； 〔三〕食宿安排1.餐饮安排 早餐：代表所住饭店房费均包含早餐 19—21日自助午餐：国际展览中心5层“国际会议厅〞，凭当日午餐券入场。19日欢送酒会：国际展览中心5层“国际会议厅〞，凭当日晚餐券入场。20日晚餐：除自行安排外，凭当日晚餐券入场。 21日欢送晚宴。国际展览中心5层“国际会议厅〞，凭当日晚餐券入场。 2.住宿安排 论坛分3个酒店安排住宿： a.浙江世界贸易中心饭店〔杭州曙光路15号，310007，五星级〕150个标准双人间； b.文华宾馆〔文二路〕，110个标准双人间；c.洪桥宾馆〔灵隐路〕，94个标准双人间； d.备案。考虑到有代表18日前到达杭州，22日后留杭要求，组委会委托“浙江海外〞公司安排备用宾馆。 〔四〕报到注册1.注册 18日8：00——22：00在浙江世贸中心饭店的大堂设置接待注册桌，安排专用等办公设施，办理代表注册； 18日20时起安排上客房办理代表注册。 2.接待a.萧山机场 18日由一名会务组副组长带队〔配备翻译〕驻守萧山机场迎候专家、代表；重要贵宾落实相应省市领导迎候；接送车辆保证专家、代表在机场停留时间不超过三十分钟，机场设立临时休息室。设置引导牌，欢送横幅。 b.火车站 18日由一名会务接待组副组长负责杭州火车站迎候专家、代表；重要贵宾，落实相应省市领导迎候；接待处常时保证一辆接待车辆，并以代表在火车站停留时间不超过15分钟配置车辆。设置引导牌，欢送横幅，并安排好翻译。 c.住宿宾馆 18日，三家接待宾馆安排专人联络、协调专家、代表客房登记。设置欢送横幅。 3.接待原那么 a.18日18时以前，专家、代表一律先到浙江世贸中心饭店大堂注册； b.18日18时以后，与专家、代表商洽或①先注册，或②先就餐，后注册，或③先住宿，20时后上门注册； c.19日后，原那么上先到会务组注册。 〔四〕论坛效劳1.交通 a.住宿在文华宾馆、洪桥宾馆的代表每天上午7。30由专用大巴送达浙江世贸中心；b.晚上用餐后，根据参观游览工程安排用车〔参见参观旅游局部〕。 2.茶休 在会议厅处设立休息点，准备咖啡、饮料、点心、水果供代表茶休使用。 3.文秘 在世贸厅一侧设秘书间，配备有 、打印机、复印机、及懂英文的高素质文秘。 4.医保 在世贸厅毗邻处贵宾接待室，安排有有经验的医护人员，〔医、护各二名〕及必要急救设施，〔有贵宾接待任务时，医护人员暂时移住秘书间〕；落实浙江医院、杭州中医院为定点医院，确保抢救绿色通道的畅道。 5.安保 设立专职安保负责人，及时准确地与平安、公安部门协调好平安保工作，组织落实浙江世贸中心的安保工作及参观旅游的安保工作。 〔五〕参观旅游1.有组织外出参观游览a.20日晚西博会开幕式 晚7：00在浙江世贸中心集合，由导游及安保带队集体进场；结束时，步行返回；住文华宾馆、洪桥宾馆的代表，在黄龙体育中心停车处集体乘车返