2023年行政部规范化管理.docx

行政部 标准化治理东西箱 目次 第一章行政部构造构造与责权 一、行政部构造构造图 二、行政部职责 三、行政部权利 四、行政总监岗亭职责 五、行政司理岗亭职责 第二章前台招待治理 一、招待主管岗亭职责 二、招待专员岗亭职责 三、主人来访注销表 1．公司前台来访主人注销表 2．前台招待来访记录表 3．物业公司前台来客注销表 四、前台招待日记表 五、信件收发注销表 1．信函与快件签收注销表 2．信函与快件寄送注销表 六、前台招待治理流程 1．预约主人来访招待义务流程 2．来电转接流程 七、收发文件治理流程 1．信函收发义务流程 2．接纳信函、快件义务流程 3．寄送信函、快件义务流程 4．发文义务流程 5．收文义务流程 6．收文背签流程 八、前台招待流程 九、来电处理流程 第三章办私情况治理 一、办私情况主管岗亭职责 二、办私情况专员岗亭职责 职责 三、行政办公秘书岗亭 四、办公用品订购审批单 五、办公用品台账 六、报废料品清单 七、办公用品领用表 八、办公装备注销表 九、办公牍书会签单 1．文件会签单 2．行文单 3．目次表 十、印章使用注销表 １．印章使用审批表 ２．印章使用注销表 十一、文书档案借阅审批表 十二、办公用品治理流程 1．办公用品置办流程 ２．办公用品领用流程 十三、办公装备置办流程 １．办公装备置办审批流程 ２．办公装备询价流程 ３．办公装备比价流程 ４．办公装备推销流程 十四、文书档案治理流程 １．发文治理流程 2．收文治理流程 3．档案归档流程 4．档案借阅出借流程 5．档案烧毁流程 十五、往来信件治理流程 十六、公司印章治理流程 1．制刻央求流程 2．使用流程 十七、公司证照治理流程 第四章行政人事治理 一、行政主管岗亭职责 二、行政人事治理专员职责 三、用度报销标准 四、员工考勤注销表 五、年度考勤汇总表 六、员工告假央求单 七、员工加班央求表 八、员工出差央求表 九、差盘川盘川报销清单 十、公司聚首记录表 1．公司聚首记录表一 2．公司聚首记录表二 十一、提案治理记录表 十二、员工提案评定表 十三、员工赏罚记录表 十四、员工违纪处理表 十五、聚首治理流程 十六、出差治理流程 十七、提案治理流程 十八、聚首义务评估表 第五章平安保密治理 一、平安主管岗亭职责 二、平安专员岗亭职责 三、电梯装备巡查记录表 四、电梯维修颐养记录 1．电梯月维修颐养记录 2．电梯季维修颐养记录 3．电梯年维修颐养记录 五、值班注销日记表 六、保安执勤日记表 七、外出员工注销表 八、宾客收支注销表 九、平安情况反省表 十、防火装备反省表 十一、平安事变讲演书 十二、突发事变讲演表 十三、事变统计汇总表 十四、职员收支治理流程 十五、消防平安治理流程 十六、平安反省治理流程 十七、突发情况处理流程 第六章车辆治理 一、车辆主管岗亭职责 二、司机岗亭职责 三、车辆注销表 四、车辆反省表 1．车辆反省日记 2．车辆检核检束检核检束表 五、车辆请修表 六、颐养记录表 七、车辆加油表 1．车辆加油央求表 2．车辆加油记录表 八、用车央求表 1．用车央求表 2．车辆使用央求表 九、派车记录单 十、车辆事变单 1．车辆事变现场记录单 2．车辆事变讲演单 十一、用车记录表 1．司机用车记录表 2．车辆使用日记表 3．车辆使用情况月报表 十二、车辆用度表 1．车辆用度报销单 2．车辆用度月度统计表 十三、事变处理流程 十四、车辆治理流程 1．车辆使用流程 2．车辆加油治理流程 3．车辆平安治理流程 十五、闹事处理流程图 十六、车辆用度额度操纵次序图 第七章总务后勤治理 一、总务后勤主管岗亭职责 二、总务后勤专员岗亭职责 三、宿舍治理专员岗亭职责 四、食堂治理专员岗亭职责 五、保洁职员岗亭职责 六、绿化职员岗亭职责 七、食堂卫生反省表 八、留宿职员治理表 1．留宿央求表 2．留宿职员资料卡 3．宿舍调配央求表 4．留宿注销表 5．宿舍反省注销表 6．宿舍物品借用卡 九、干净卫生治理表 1．卫生地域划方案表 2．干净义务安排表 3．卫生情况反省表 4．干净卫生评分表 十、员工宿舍治理流程 1．宿舍治理方案制订流程 2．员工入留宿舍治理流程 十一、员工食堂治理流程 十二、干净卫生治理流程 十三、企业绿化治理流程 第八章公关情况治理 一、公关情况主管岗亭职责 二、公关情况专员岗亭职责 三、商务招待安排表 四、私事招待审批表 五、公关运动筹划表 六、危急预警处理表 七、危急记录剖析表 八、要紧招待流程 九、危急处理流程 十、媒体宣扬流程 十一、招待规格表 十二、破例事项义务安排表 第一章行政部构造构造与责权 一、行政部构造构造图 行政总监 行政司理 平安 保密 主管 人事 行政 主管 办公 情况 主管 后勤 总务 主管 前台 招待 主管 公关 情况 主管 车辆 主管 安 全 行 政 办 公 秘 后 勤 宿 管 食 堂 保 洁 绿 化 接 待 公 关 司 专 员 专 员 专 员 专 员 专 员 管 理 人 员 人 员 专 员 专 员 书 机 专 员 二、行政部职责 职责1 职责2 职责3 依照指点用意跟公司展开策略，担当起草要紧文稿，牵头或帮助公司的方案研讨 担当全公司资料、信息治理以及宣扬报道等一样平常行政情况治理义务 公司聚首构造、记录及记录归档义务 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 员工考勤、缺勤统计、报表、剖析等人事治理义务 担当前台招待、主人来访注销迎送等招待义务 担当公司一样平常平安保卫及消防治理义务 担当公司车辆变卦治理义务 担当公司总务后勤治理义务 担当公司对外宣扬、公关义务 牵头构造危急治理委员会，制订危急处理预案 实现公司高层暂时交办的义务 三、行政部权利 职责1 职责2 职责3 依照公司总体策略方案，对公司运营方案有建议权 依照轨制，对行政稽察中觉察的咨询题施行处理的权利 依照轨制，按规那么次序，施行对其余局部嘉奖的建议权 职责4 职责5 职责6 依照轨制，对公司员工违背行政轨制的嘉奖建议权 依照轨制，对公司行政资本〔包含车辆、办公装备等〕公平变卦的权利 部格外部员工聘请、解职的建议权 四、行政总监岗亭职责 职责1 审考赞同办公、行政、总务、平安保卫、公关等行政治理相干关规章轨制 职责2 职责3 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 审考赞同办公、行政、总务、平安保卫、公关等各主管年度方案方案 依照企业阶段性目标跟年度方案，制订所属局部的年度目标、方案跟方法 构造行政部自查跟天分功能反省义务，实时觉察咨询题、处理咨询题 担当企业各零碎思维、文明树破，筹划增强员工凝集力的宣扬跟教导 担当比拟要紧的对外招待、联谊、公关情况的构造、安排跟施行 构造公司有关执法情况的处理义务，指点、监视反省公司保密义务的履行情况 担当考察行政部各主管并向总司理提请行政部司理考察的建议 担当行政部突发情况的处理及总司理暂时交办的义务 五、行政司理岗亭职责 职责1 职责2 职责3 里手政总监指点下，担当治理跟监视企业的行政、后勤总务、情况跟保卫等义务 行政治理目标、政策跟轨制。指定人事治理跟办公、行政治理的有关规章轨制 担当构造行政季、月度行政后勤、保卫义务方案 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 本着公平空费的原那么，体例后勤用款方案，搞好行政后勤估算义务 构造收集各局部的义务静态，帮助公司指点调跟各局部之间相干的营业义务 做好公司要紧宾客的招待义务或代表公司与当局对口局部跟有关集团、机构联系 担当招集公司办公聚首，反省催促公司指点安排的各项义务的落实情况 贯彻落实本部岗亭义务制跟义务标准，增强与有关局部合作共同 担当招集本局部的有关义务聚首 担当构造编写公司年度大年夜事记 担当行政部突发情况及公司指点暂时交效力情的处理 第二章前台招待治理 一、招待主管岗亭职责 职责1 职责2 职责3 制订前台招待义务年度方案，报行政部司理审批 帮助制订前台招待处的岗亭义务、操纵规程及各项规章轨制，并监视履行 对前台招待专员进展无效的培训跟指点，进步其营业水平跟效力素养 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 帮助前台招待专员做好要紧主人的招待义务及要紧留言的落实情况 掌管前台班次双方面义务，制造谐跟的义务气氛，增加义务情况中的磨擦 参加行政例会，实时理解员工的思维静态及艰苦，实时采纳处理方法 受理单刀直入下级上报的公平化建议，并依照公司相干规那么次序处理 与公司各天分功能局部的调跟及联系，帮助构造公司的文明运动等 督导迎送义务，反省前台招待专员的仪表仪容、苏息法那么、礼节及义务效力 担当向行政司理提请对前台招待专员绩效考察的建议并帮助施行考察 担当反省、监视前台办公地域内的平安、干净跟消防义务 准确转达下级唆使，实时对下级义务中的争议做出判决 帮助公关情况主管、行政司理处理种种社会大年夜众关联 担当前台招待突发情况及公司指点暂时交效力情的处理 职责12 职责13 职责14 二、招待专员岗亭职责 职责1 职责2 职责3 遵早年台招待主管的指点，按规那么的次序与标准向主人供给一流的招待效力 担当访客、宾客的注销、招待、介绍，对有关职员应禁止在外或帮助保安处理 纯熟操纵公司概略，能够答复主人提出的普通性咨询题，供给惯例的非保密信息 职责4 职责5 职责6 职责7 职责8 职责9 职责10 职责11 担当、邮件、信函的收转发义务，做好义务信息的记录、收拾、建档 担当公司文件、告诉的散发，做好散发记录并保存 共同招待主管实现局部文件的打印、复印、笔墨义务 担当治理前台办公用品及办公装备的干净颐养 保护前台地域内的整齐，进展该地域内的报刊杂志、盆景动物的一样平常保护跟颐养 履行公司考勤轨制，担当员工的考勤记录汇总、外出注销，监视员工刷卡 担当员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅职员行程及联系注销 对义务中呈现的种种咨询题实时讲演，提出义务改良见地 实现指点交办的其余或暂时义务 职责12 三、主人来访注销表 1．公司前台来访主人注销表 年 月 日 序 来访 人数 能否 预约 被访人 时刻 备 注 姓名 地点单元 事由 号 姓名 局部 抵达 离开 1 2 3 4 5 ⋯ 2．前台招待来访记录表 来访人 来访人 来访 招待人 姓 名 单 位 时刻 招待 内容 简况 处理见地： 处理后果： 3．物业公司前台来客注销表 年 月 日 序 号 姓 名 来访 人数 联系 方法 能否 预约 被访单元及 被访人姓名 来访 事由 时刻 备 注 地点单元 进入 离开 1 2 3 4 5 ⋯ 四、前台招待日记表 日期 年 月 日 记录人 姓名 姓名 签到时刻 签到时刻