2023年谈档案载体对档案管理工作的影响.doc

谈档案载体对档案管理工作的影响谈档案载体对档案管理工作的影响 宋延辉 摘 要：新形势下，档案管理工作发生了根本性的而变化，从社会重视程度，社会需求度，以及档案载体等方面，对档案管理工作产生了很大影响。档案管理工作只有不断创新发展，才能消除影响，适应发展要求。本文重点从载体对档案管理的影响谈一下浅显认识。关键词：档案管理;档案载体 一、档案载体的变革对档案管理工作的影响 首先，新时期电子档案大量产生，在没有进行规范管理的当下，对档案资料系统管理、査询、保管等造成极大不方便，同时新載体的出现，在系统管理下使得方案管理工作变得更加高效。不但能方便人们对档案资料的存储与查询，还能实现档案资源的共享，提高档案资源的综合利用率。但新载体的安全性与保密性等问题需要不断研究完善，只有信息安全才可以真正提升保管利用水平，有利于档案的健康持续发展。其次，对保管机构及其保管条件的影响。传统的纸质档案在管理中要达到防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防辐射、防有害气体等“九防”要求，温湿度也要有相应的要求。新型档案载体的出现对档案存储造成极大影响，突出的是不用在浪费较大的存储空间，同时也不用担心存储环境。胶片、磁带（盘）、光盘等也会造成空间的浪费，以及查询的不便等情况的出现，因此在应用中还是以纸质档案与电子档案为主。三是对档案利用的影响。通过对纸质档案的数字化加工处理，对纸质档案资源进行扫描，并上传到计算机上，并将其转化成在计算机内就能对其利用的资源。四是对档案管理人员的影响。新型档案载体的出现，意味着档案管理人员要改变传统的纸质档案管理模式，及时掌握新载体管理技术，提高相关的专业知识，熟练掌握相关的技术，这样能提高管理水平与服务水平遇到极大挑战。目前，纸质档案在管理中依然具有重要地位，以及胶片、磁带（盘）、光盘等新的载体的并存局面，也将是下一步的主要载体，但是纸质与新载体并存的局面将持续存在。二、提升档案管理工作的有效途径 首先，强化服务新理念。新时期档案载体的变革，就要求档案管理人员的服务理念要不断创新，这样才能适应社会的发展与人们的需求。在现代科学技术与信息技术的快速发展下，对用户提供更加、更便捷的服务方式，也对用户的好奇等多种需求进行有效的满足。因此档案管理人员不能与社会发展的潮流隔绝，一定要与时俱进，不断创新服务理念。档案管理人员管理理念与管理方式的创新，能够提高档案资源的利用率，为人们提供更优质的服务。档案管理人员必须具备基本的档案管理意识。通过对现代科学技术与信息技术的合理应用，实现对档案全过程的优化管理，并在管理过程中保证档案资料的安全。新时期人们对档案资源的要求不再是储存这么简单，因此档案管理人员要对档案资源进行合理利用，实现档案资源的数字化，并将传统的存储向开发利用的方向发展，这样才能在新时期提高档案资源的利用率。通过对档案管理工作的创新，有助于提高管理质量与效率，推进档案事业的可持续发展。其次，建立档案管理系统。目前档案载体出现多元化的特点，档案信息量与种类也十分庞大，在传统的管理方式中已经无法有效管理与利用这些新兴档案，因此档案管理部门要积极建立档案管理系统，并实行档案管理工作的专业化。信息时代的信息数据资源十分庞大，这就导致人们在对相关资源进行整理与保管中就变得困难。所以，要加快建立档案管理系统，对一些不涉密的档案进行有效的管理，并对公众开放，方便公众对档案资源的利用，也能有效降低档案管理人员的工作量，实现档案管理工作的现代化与精细化管理。只有建立起档案管理系统，才能对各种档案资料实行统一管理，从而提高档案管理工作的效率与质量。第三，完善管理方式。新时期档案载体的变革，使得传统的档案管理方式已经无法适应社会的发展，也无法满足人们对档案资源的利用。因此在档案管理人员在进行管理时，要加强对计算机技术、云计算、大数据技术等多种技术的有效应用，从而提高档案管理工作的效率与质量，提高档案资源的精准度。这就要求档案管理人员在日常管理工作中要合理应用现代技术，这样才能提高档案管理的现代化与精细化。档案管理工作并不是简单的口号，因此要落到实处，当档案载体发生变革后，档案管理工作与传统的档案管理工作发生很大变化，但也是建立在传统管理工作基础上进行创新的。在对胶片、磁带（盘）、光盘等载体进行管理时，要认识到这些载体存储环境等要求，因此在创新管理方式中，要将这些载体中的档案数据信息转化为电子文件的形式，便于档案资源的统一管理与利用。第四，丰富管理内容。在新时期，档案管理人员也要与时俱进，不断创新管理内容，对档案管理内容进行丰富，为人们提供不同的服务，并提高档案的利用价值。档案管理部门要加强对管理人员的培训，不断提高管理人员的专业素养。同时，通过管理内容的创新，能够为人们提供上不同的服务，提高档案管理工作的重要功能。三、合理应用大数据技术，发挥档案价值 档案属于大数据范畴，含有丰富的信息，首先要开发利用好这些庞大的数据，有效提升档案管理工作的水平与质量。在大数据管理中，要运用可靠存储模式，符合安全管理为根本原则，且能够良好的解决档案存储空间不足的情况。要搞好异地存储备份，这要才可以很好地能够保证档案的安全与完整，方便人们的査找与使用。第二，充分进行数据分析研究。信息化管理重要的一项工作室对大数据的分析利用，及时分析数据内容，掌握社会需求，加以合理开发利用，才能更好发挥档案信息资源的价值作用，更好地服务社会各项工作，进而实现档案资源的社会共享和需求。第三，提供便捷高效服务。通过电子数字化加工管理，档案信息以数据的形式存在，可以方便数据的检索利用，与传统纸质检索相比，检索的速度、准确性有了翻天覆地的提升变化，可以更好地服务社会，满足社会需求，最大限度发挥档案的价值作用。