2023年XXX有限公司印章管理办法.doc

xxx印章管理方法 　 印章管理方法 　第一条、为了保证 xxx 〔以下简称“公司〞〕印章刻制、 保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司标准运营、防范 风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理方法。 　第二条、公司法定代表人对公司所有印章的使用管理拥有决定 权，各印章的使用审批权限有公司法定代表人根据实际工作需要进行 授权。 　第三条、本管理方法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、 合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。 　第四条、本管理方法适用于公司公文、 信函、授权委托书、 证件、 证书、财务报表、 统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章 的文本等。 　第五条、印章授权管理和使用部门： 　〔一〕公司印章，由公司法定代表人授权向相关部门核发或核销； 　〔二〕公司印章由法定代表人授权以下部门分别管理和使用： 　1、公司行政章、法定代表人印章、财务专用章、发票专用章由 财务部负责管理和使用； 　2、合同专用章由公司法务部负责管理和使用。 　3、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本方法 执行。 　4、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司 综合管理部〔以下简称“综合部〞 〕上报书面申请，经法定代表人批 准同意后配置或更换印章。 　5、印章刻制由公司综合部负责，经公安机关核准，按照法定程 　序到指定的单位刻制； 印章的规格、 样式由公司综合部按有关规定办 理，任何部门和个人不得私自刻制公司印章。 　第六条、印章的管理 　〔一〕公司的所有印章， 均由法定代表人确定印章保管及使用责 任人〔以下简称为印章专管员〕 ，公司综合部负责登记、留样。印章 启用时由公司综合部下发 关于公司启用有关 专用章的通知〔详 　见本管理方法附件一〕 ，注明启用日期、发放单位和使用范围和启用 印模。 　〔二〕综合部向印章专管员移交印章时，应填写公司印章留样 备案表〔详见本管理方法附件二〕 。 　〔三〕由于印章磨损而更换印章， 仍需在公司综合部登记、 留样。 　〔四〕公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司综合部， 由公司综合部负责销毁。 　〔五〕严禁印章专管员将印章转借他人。 　〔六〕印章丧失时，印章专管员应当及时向公司综合部书面报告， 公司综合部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、 公告印章作废、对责任人进行处分等。 　〔七〕公司决定需要停用印章的， 由法定代表人签字同意后由公 司综合部下发关于公司停用有关 专用章的通知〔详见本管理 　方法附件三〕将停用原因、 时间通知公司各有关部门，并收回停用的 印章切角封存或销毁。 　〔八〕各部门不得擅自刻制印章， 违反本项规定致公司造成的全 部经济损失由当事人向公司承当全额赔偿责任。 　第七条、印章专管员的职责 　公司所有印章专管员应遵守本条以下规定： 　〔一〕印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全， 并将印章锁 进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后， 应首先检查所保管印章保险柜有无异样， 确保印章安全， 假设发现意外 情况应立即报告。 　〔二〕印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权 人应指定他人代管印章， 印章专管员要向代管人员交接工作， 交代用 印时的本卷须知。 　专管人员正常上班后， 代管人员应向专管人员交接工作， 登记用 印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 　交接工作时，应严格办理交接手续，填写本方法附件四的印章 交接单，登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权 人签字认可后备存。 　〔三〕印章专管员要坚持原那么，遵守保密规定，严格照章用印。 　未按批准权限用印或用印审批手续不全的， 印章专管员不予用印； 经 办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的， 印章专管员可拒绝 用印并报告领导处理。 　〔四〕印章专管员用印盖章位置要准确、 恰当，印迹要端正清晰， 印章的名称与用印件的落款要一致， 不漏盖、不多盖。介绍信、便函、 授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 　〔五〕印章专管员不得擅自用印，一经发现，严肃处理；假设因擅 自用印导致公司遭受经济损失时， 由其承当全部赔偿责任并按公司相 关的规定进行处分。 　〔六〕印章专管员离职时， 其管理的印章记录和档案须作为员工 离职移交工作的一局部。 　印章专管员离职时， 须办理分管印章的移交 手续并填写印章专管人离职交接单 〔详见本方法附件五〕前方可 办理离职手续。 　7、禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须 经法定代表人批准并填写公章外出使用审批单 〔详见本方法附件 六〕方可带出； 非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本方法 附件四的印章交接单办理交接手续后由两人〔含保管人〕以上共 同携带、监督使用方可带出。 　第八条、各类公章的使用规定 　〔一〕公司印章的使用 　1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的 审批文件并按取得相应权限领导的审批同意意见后， 连同需用印的文 件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。 　2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务 报表 、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应 按照本条第 3 项规定填写 公司用印审批记录单 〔详见本管理 　方法附件七〕 并留存复印件以完善相关档案， 依据本条规定填写的单 据无需审批人签字。 　3、除本条第 2 项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍 信〔开具时必须按要求认真填写存根〕 、便函、授权委托书、发文批 准书、业务报表 、邀请函等文件，均须填写 公司用印审批记 　录单并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。 　4、公司印章、 法定代表人印章、 财务专用章及公司其他印章 〔合 同专用章除外〕所用印的文件、资料、附件资料及 公司用印审 　批记录单 作为用印凭据档案由印章专管员留存。 　涉及法律等重要事 项需使用印章的，须依有关规定经公司法务部门审核签字前方可使 用。 　5、禁止在手写文件上加盖公司印章。 　6、禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、 证件、授权委托书、发文批准书、业务报表 、邀请函上加盖公司印 章。 　〔二〕合同专用章的使用规定 　1、对外签署的合同或协议，应按公司章程及公司合同管理 　规定办理审批程序。 　2、公司合同专用章由公司法务部指派专人担任印章专管员负责 保管。 　3、需使用合同专用章时，经办人应填写公司合同专用章用印 审批单〔详见本管理方法附件八〕 ，经公司对应管理领导审批同意方 可用印。交公司管理领导审批的合同，应注有公司法务部、参谋律师 及该合同对应的业务部门负责人的审核意见。 　4、用印的合同上应领先由合同授权签约代表人签字并注明年月 日后，方可用印。 　5、禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同 专用章。 　6、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。 　〔三〕财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章 的无须办理本条第〔一〕项的审批程序。公司对外报送的各类业务报 表〔财务报表、统计报表等〕及其他需用公司财务印章的文本等，须 按规定办理用印手续。 　〔四〕公司其他各部门印章、业务专用章的使用， 由相关部门或 部门做出相关规定，并报公司综合部备案。 　〔五〕公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度 6 月 30前、12月 31日前应将该期间填写的用印登记簿 〔详见本管 理方法附件九〕 及用印资料档案全部移交公司档案保管人 〔暂定为公 司综合部〕存单。 　第九条、法律责任 　〔一〕任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章， 不符合 本制度规定时，不得擅自使用。 　二〕违反本制度的规定使用印章，造成丧失、盗用、仿制等， 　依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处分直至 追究刑事法律责任。 　第十条、附那么 　〔一〕本方法附公司印章管理的相关文件范本 　〔二〕本方法自发布之时效实施。 　〔三〕本方法由公司综合部负责解释。 　抄送： 　抄送： 　抄送： 　抄送： 　附件一: 　附件一: 　公司文件 　X司办发〔20〕 号 　关于公司启用有关 专用章的通知 　公司各部门： 　根据郑州市顺德丰投资担保公司印章管理办 　法第 条的规定，由于 ，现公司 　已启用“专用章〞，该印章由公司 部门管理， 　专管人员为 。为实现公司各部门业务对接、标准我公 　司的对内对外管理，自 年—月—日起，启用本通知 　附件的公章，原“ 专用章〞印章同时废止 　特此函告。 　附件：新旧印章样式 　旧印章样式 　主题词：印章 启用通知 　抄送： 　抄送： 　年 月 日印发公司办公室 　年 月 日印发 　附件二： 　公司印章留样备案表 　NO: 　印章名称：章 　审批人： 　刻制人： 　启用时间： 　配置及保管部门： 　印章用途： 　印章专管员： 　印章留样 　本留样印章自 年 月日启用。 　印章领用凭据及承诺： 　本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于 年 月— 　日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章， 依照 公司印章管理制度使用印章、该印章的使用记录、保管相应 的审批文件资料；假设因本人成心或过失使用本印章导致公司遭受经济 损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公 司的相应处分。 　印章专管员： 　年 月 日 　附件三： 　公司文件 　X司办发〔20〕 号 　关于公司停用有关 专用章的通知 　公司各部门及分子公司： 　根据公司公司印章管理方法第 条的规定， 　由于，现公司决定作废停用原由公司 　部门专管人员 管理的“ 专用章〞。 　年—月—日前加盖该印章的全部公司文件仍然 　有效。 　特此函告。 　附件：停用印章样式 　年 月 日 　主题词：印章停用 　主题词：印章 　停用 　公司办公室年 月 日印发 　公司办公室 　年 月 日印发 　附件四： 　印章交接单 　NO: 　部门名称： 　交接印章名称： 　交接日期：月日 　用印本卷须知说明： 　1、 交接人双方的行为均应遵守 公司公司印章管理方法 之规定。 　2、其他说明事项： 　3、印章留样: 　留样 　4、本印章自 年_月___日时起，经印章授权人签字确 　认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人 责。