2023年浅谈秘书在企业中的纽带作用.doc

浅谈秘书在企业中的“纽带〞角色〔4111〕 ：〔334〕21世纪是知识经济的新时代，企业的文化建设与经济效益与各阶层的员工都是密不可分的。企业秘书是在企业机关的日常事务中起着主持管理的作用，目的是为领导和领导机关的工作提供便利，让领导决策工作能够快速高效的进行，处理好领导和下属的关系，做好他们之间的桥梁和纽带，起到一个承上启下的作用。随着社会的开展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书日渐成为企业内参与管理的特殊助手，我们应把新世纪的秘书社会职业群体跟企业经济效益的开展相挂钩，这是是企业生存和开展的需要，也是新时代秘书人才培养与经济社会开展的必备要求。而要做好秘书工作，也并非易事，它其中涉及到的，除了丰富广泛的知识储藏，细致缜密的洞察力，清晰明确的区分力，更重要的还有人际关系，为人处事的方式技巧。 关键词：〔14〕企业秘书 纽带 关系 开展 协调 影响 正文：〔3700〕 一.企业秘书概论〔1347〕 1.秘书的定义 秘书是主事者、领导者身边的综合辅助人员和公务效劳人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是主事者、领导者的参谋和助手，协助处理日常事务和各种办公室繁杂事务的专业人士。企业秘书是为企业办文，办会，办事，办信的新型办公型根底行政人才。秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。其中包含了4层含义：其一是表达了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次；其二是表达了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差；其三表达了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例；最后表达了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差异。由此可知秘书工作的最根本的性质就是辅助性，这是领导工作对秘书工作的必然要求，也是秘书部门在管理体系中的地位所决定的。虽然说领导对于企业文化有着至关重要的作用，但是由于秘书是每天和领导时间最多的一个人，同时也是领导和下级员工沟通的渠道，所以说对于领导的管理也有一定作用的。就像是每一个成功的企业家，背后都会有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，也许他们的名字不常被人们所关注和提起，但是他们所做的努力和奉献却是不可否认的。比方说，世界首富比尔•盖茨的秘书——露宝，比尔•盖茨曾说过“微软的成功有她的一份功绩〞。企业秘书们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。所以秘书工作的做好是每个秘书专业义不容辞的责任,也是新世纪人才开展的迫切需要。 2.企业秘书的工作职责 企业秘书的职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承当的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题，展开的说分为以下几点： 〔1〕日常事务的管理：比方值班、日程管理、办公室管理、通信管理等。 〔2〕调查研究的工作：帮助领导搜集整理信息，为领导提供方案帮助其做选择决策。 〔3〕文书档案的管理：首先是对各种文体的写作，接着是对各种文件的起草、保送；及时做好对上级文件的签收、传递、催办；对局部文件的回收、清退、销毁；对重要文件档案的收集管理及保密。 〔4〕各种场合的接待：根本的是来访接待，普遍的是会议接待，特殊的是上访接待。会议接待又分为会议安排、会场布置、会议效劳、会议记录、会议文件的处理等。上访接待是要得体的处理各阶层员工或者是顾客的来信来访投诉等。 〔5〕协调工作：协助部领导协调各个岗位的工作关系，深入基层单位调研做好部领导的参谋和助手。包括对上、下、同层级之间人际关系的协调，企业各种新旧政策的协调，以及各部门、地区、工作的协调等等。 〔6〕督导工作：是对领导交办批办工作的催促、检查，看其落实情况。 〔7〕行政工作：每日的联网管理， 定时开机接收文件；草拟季度、年度工作方案、总结、报告、清算、批复等文档；具体办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的事宜。 〔8〕其他事务：领导临时交办的，各种应急事务。 秘书人员的职能那么是在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题，它具有宏观性和概括性的特征。以上所具体描述的关于秘书的各项工作职责，都在指明企业秘书作为企业 “纽带〞角色的重要职能。 二. 秘书的重要性〔1668〕 秘书的重要性从日常具体的工作职责中可见一斑，从而也可以通过秘书工作的特征反映出来：企业秘书的中介性决定了秘书工作的“纽带〞和“桥梁〞的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮〞，把秘书工作说成“没大没小，没完没了〞。 但是同样要求秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。而秘书还要认识到一般在工作活动中都是属于幕后工作者，间接的促成劳动成果。 1. 企业秘书各种关系的协调 随着企业的开展，秘书的工作范围也变得更加宽广，人际关系也成为了工作的一个重要环节。因为秘书工作的特殊性，处于过渡阶段，不仅要处理上下级的关系，做到承上启下，还要处理同事以及客户的关系，做到联系内外，可以说是关系的枢纽。秘书的协调是在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。其根本的维护原那么是，对上级听命但不盲从，同下属和谐相处，共同提高，与同事和气共事，公平竞争。协调关系中要注重整体，平等协商，客观公正，灵活适度。 无论在处理什么事物之前，很重要的一点就是做准备工作，人际交往也不例外，尤其是企业秘书，更是要跟许多人打交道。良好的信息收集整合工作，从小处说，可以及时了解到企业中上下级及各部门工作人员的个人喜好、优缺点、思想动态、生活状况、工作状况、适合职位等，一方面可以为企业人事调动以及下达各项任务采取有效的措施，另一方面可以了解员工需求、调动积极性、联系上下级、协调左右；往大处说，可以使企业能够及时、准确、全面、深入的了解到竞争对手信息、国内外的市场信息、文化潮流、民俗民风、消费观念、国家政策法规等。能够有效帮助企业内部实现目标一致、行动统一，对外抢占先机，引领市场开展，和国际经济市场开展接轨。 当然，在任何的人、事、物处理过程中都需要的，很重要的一点就是沟通，沟通是改变人们行为和调动人们积极性的重要手段。企业内部良好的沟通既可以使管理层工作更加轻松，也可以使普通员工大幅度提高工作绩效，同时还可以增强企业的凝聚力和竞争力。在加强企业内部的沟通管理中，秘书所扮演的角色尤为重要，向上要领会领导意图，向下要全面具体。并且在沟通的过程中还要注意双向有效的沟通，这样才能使目标最快最有效的达成，从而实现利益最大化。 企业秘书对于各种关系的协调还有很多细那么和要点，可根据具体问题具体分析，但是不管怎么样，首先都应该做好自己分内的事情。 2.企业秘书对企业开展的作用 企业的开展离不开企业文化的建设和企业经济的效益。在当今社会，企业之间的竞争越来越剧烈，更直接的表现为企业中各部门工作协调的竞争。企业秘书的协调角色，将起到很重要的作用，一个企业要想在市场经济中站稳脚跟并不断开展壮大，企业中部门之间的协调工作更为主要。秘书人员要将企业中的一切要素、工作或活动都要和谐地配合，以便于企业整体目标得到顺利实现。 企业文化的建设是一个持续的动态过程，虽然不同的企业有不同的企业文化，但说到底，企业文化的建设关键，还是在于员工的文化建设。企业秘书作为领导与员工联系的纽带，其作风在一定程度上代表着领导，因此企业秘书要在树立自己标杆示范的作用，对内引领其他员工，对外宣传公司形象。企业秘书维系好人际关系在一定程度上给整个企业都营造了一个良好的工作交流气氛，这样在有效推动企业文化建设的过程中，就能够有效的发扬作风。 企业的经济效益是企业生存的基石，企业秘书虽然不是奋战在第一线的战士，可是在日常的工作中却是必不可少的：对信息资源的有效整合更能够帮助领导高效的做出决策，能够帮助企业知人善用；对事物的处理速度能够有效的缩短周期，节约时间，为企业节省本钱，创造利益；全面的管理，统筹的规划，有利于企业生产销售水平的提高。企业秘书虽然不是企业效益最直接的操办人，但不能无视他们对每一笔效益所做出的努力与奉献。 企业秘书对企业开展的作用是很多很杂的，他填补了许多管理上的空缺，也成为了管理中的“润滑剂〞，承上启下，纽扣住企业上下的关系，对企业未来的开展有很重大的影响。 的开展〔540〕 社会的开展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人，成为职场上供需两旺的人才需求热点。秘书已经不是从前众人眼里“端茶递水〞的角色，而是逐渐成为企业内参与管理的特殊助手。 但是目前大局部企业采用还是单一的管理解体晋升制度， 严重的影响了秘书人员的工作积极性和企业的整体绩效，所以应该建立一条对于企业秘书人员的可持续开展的职业生涯道路。比方说，可以构建秘书人员职业开展的双规模型，双规模型就是设计一条管理通道与专业技术通道并行的双重职业生涯道路，这样秘书人员可以根据自身的性格特点以及能力，自由的选择适合自身的事业开展取向，在有目标的情况下，发挥自身的才能，作出更优异的成绩，并因此获得更多的尊重和奖酬鼓励。 综上所述，企业秘书的职业开展需要各方面的重视、积极地参与和有效的配合，企业在探索建立现代企业制度的过程中，不断优化秘书人员成长通道的设计和职业生涯规划的管理，实现企业与员工的双赢。同时，在出现的新情况、新问题的复杂性和多样性，要求广阔企业秘书人员必须加强学习，着力解决问题，切实转变职能，创新工作机制，不断提高秘书人员的工作水平和业务素质，才能更好地起到桥梁和纽带作用，才能发挥领导的参谋和助手作用，推动企业不断开展进步。 参考文献：〔150-208〕 【1】浅谈企业文秘在企业中的作用 找-管理学论文 吴念06指导老师：薛辉 【2】百度百科 秘书 【3】浅谈秘书在管理工作中的作用 百度文库 魏晓燕JANE 2023-12-01 【4】秘书工作的重要性 百度文库 鬼娃娃娟子 2023-05-13 【5】浅谈秘书在企业管理中的角色定位 董敏 王金 唐山学院 【6】企业秘书在企业文化 【7】浅谈秘书人际关系的处理 绥化学院 文学与传媒学院 李旭 2023 【8】论企业秘书在企业文化建设中的作用 内蒙古财经学院 郭学利 010050 【9】企业秘书职业开展通道探析 道客巴巴 刘伟