[精选]会计档案培训课件.pptx

会计档案 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考。施工项目上常用的会计档案 收据 借（领）据 支付申请单 协作队伍支付会签单 原始凭证处理单 记账凭证封面 装订凭证 电子资料 其他资料 一、收据 四川路桥建设股四川路桥建设股份有限公司公路份有限公司公路隧道分公司隧道分公司XX项目财务用章项目财务用章 现金收讫现金收讫 银行收讫银行收讫 2012 年 08月 098#收据的注意事项 中文大写金额数字应用正楷填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样，金额应和小写金额相等，不得涂改；正文要注明具体事项 落款一般要求写上收钱物的个人姓名或单位名称，署上收到的具体日期，并加盖财务章或公章；收据必须连号，且每份收据需复写,存根联装订成册。要求支付款项时，协作队伍及材料供应商开具收据。二、借（领）据 现金付讫现金付讫 银行付讫银行付讫 2012 年 08月 098#借（领）据的注意事项 数字的填写方式与收据基本一样；借款、领款事由必须写清楚，在上账的时候现金流量才能准确填写；借（领）据一般针对内部职工使用，签字必须完善；附件必须齐全，如银行付款，应把银行回单粘贴在借（领）据后面，支票则需附存根和进账单回单；作为领据的时候，必须附相应资料，如领人工费，需附派工单及结算单，领工地赔偿费用，需附赔偿协议、相应说明及领款人身份证复印件，并盖宣章或手印。三、支付申请单 银行付讫银行付讫 2012 年 08月102#1、支付申请一般用于大额支付款项（10万以上），申请单上需注明我方账户、对方账户、款项性质、金额、付款方式，并将银行回单及支票存根贴在申请单后面。2、为了体现“三重一大”、权利分散管理，大额支付必须经项目中层会签。3、应要求对方开具收据。四、协作队伍支付会签单 在协作队伍借劳务款的时候，因项目自身特点，合同和材料部门的数据可能不能及时在财务上反映，造成了财务上不能真实的反映债权债务，因此用下面这张表来弥补这一不足。但此表要求合同和材料等部门建立台帐并及时准确地登记台帐。常用模板.xls 五、原始凭证处理单 项目上原始凭证处理单一般包括普通报销单、行政车辆费用报销单、机材上提供的设备外修单、机械使用费结算单、材料入库验收单、材料调拨单、材料消耗表、合同科提供的协作队伍结算单及预结算单等,材料和合同部门提供的单据，财务部门对其数据及其合理、合法性进行审核；原始凭证按记账凭证的面积尺寸，先自下向上，再自右向左推进，分类错层粘贴，布局合理；盖附件章、号码戳；普通费用报销单 附附 件件 2012 年 08月 098#2012 年 08月 098#2012 年 08月 098#2012 年 08月 098#2012 年 08月 098#2012 年 08月 098#2012 年 08月 098#2012 年 08月 098#附附 件件 附附 件件 附附 件件 附附 件件 附附 件件 附附 件件 附附 件件 ZZ YY XX 现金付讫现金付讫 银行付讫银行付讫 领款金额：领款金额：冲账金额：冲账金额：报报 账账 人：人：2012 年 08月 098#注意事项 1、签字要完善，严格执行双签字制度；2、单笔报销金额不宜过大；3、报销烟酒、办公用品等需附购买计划、领用表，报销需要公司审批的办公用品需附报告及公司回复文件；4、严格执行国家及公司相关规定，严禁购买高档烟酒等专控物品；5、领现金需盖付现章，冲帐需开收据或冲帐单；行政车辆费用报销单 现金付讫现金付讫 银行付讫银行付讫 领款金额：领款金额：冲账金额：冲账金额：报报 账账 人：人：2012 年 08月 098#注意事项 1、每月规定报账时间和时限；2、核定油耗，并对油耗进行对比；3、日常维修保养需报综合办审批，大修需报公司审批，报销时附报告及回复文件；4、附修理费清单；六、记账凭证 注意事项 1、审核凭证时应打印出来，审核一张就盖上审核人的章；2、如果在帐套中，个人用户名设置了密码的，审核后，也可将审核人直接打印在对应的地方，不盖个人章；七、装订凭证 注意事项 1、附件较多，可单独装订成册，注明记账凭证编号。在记账凭证上注明“附件另存”及附件编号，应与凭证放在一起；2、会计凭证封面及凭证盒正面、盒脊相应项目要填写正确；凭证盒的全宗号是指分公司以上以年为单位的编号（项目上指竣工后最后一本的号数），目录号是指本月凭证册数编号，案卷号是指填写盒号，即会计档案盒的流水编号。3、在装订时，每本凭证的科目汇总一定要打印出来；4、在装订前，每份凭证应粘贴整齐，修剪整齐，按K3上顺序排列；5、不宜装订过厚，2CM为宜。八、电子资料 电子资料指我们进行财务管理过程中使用的软件程序、文件和会计数据；1、保管好K3帐套和资金管理系统的用户名密码；2、正确使用电脑和程序，避免程序感染病毒，导致财务数据的丢失；3、网银U盾及密码；九、其他资料 1、现金日记账、银行存款日记账 及时登帐，发生一笔登一笔，并注意登记的格式 2、总账账簿、明细账账簿；年度终了后15日内打印出来，并装订成册；3、财务报告 财务报告包括：会计报表、附注、财务状况说明书。在每次报表结束后，打印并装订成册，签字并盖章，永久保存；4、合同 包括材料合同、劳务合同、设备租赁合同、聘用合同等，财务处必须有相应的原件，并定期整理装订成册；有委托情况的绝对不能再委托，委托人与被委托人必须当面签字，并附盖公章的双方身份证复印件。项目常用合同骑缝章 劳务协作合同 设备租赁合同 材料采购合同 外聘人员合同 100万以 内：议标 100万以上：招标 合同会签 投标函及附件（全套资格证明文件，账户信息，邀请函要求的其他文件）邀请函 合同数量及单价 会议纪要及签到表 账户确认函及材料领用委托书 招标公告 招标用工程量清单 投标函及附件（全套资格证明文件，账户信息，投标报价表，招标公告要求的其他文件）会议纪要及签到表 开标记录 上报公司及公司批复 中标通知书 合同会签 50万以内 50万以上 材料采购计划或购买材料的会议既要 约谈记录（资格证明文件、单价的确定）账户确认函或委托书 部门会签 材料采购计划或购买材料的会议既要 招标公告（材料类型、数量）投标函及附件（全套资格证明文件，投标报价表，招标公告要求的其他文件）供货方调查评价表 开标记录 中标通知书 上报公司及公司批复 账户确认函及材料领用委托书 合同会签 账户确认函或委托书 询价表 设备租赁申请 公司批复文件 设备的权属证明文件，确定设备不存在权属纠纷 合同会签 上报公司及公司批复 从业资格证及身份证复印件 外聘人员自行缴纳社保承诺书 明确每月工资的组成及社保明细 账户确认函或委托书 5、银行对账单、现金盘点表 每月的银行对账单应及时拿回，并填列银行余额调节表，建议每半月盘点一次现金，并填列现金盘点表，装订成册，妥善保存；6、人员交接表及各种和财务相关的文件、制度等，都要归类整理，该上墙公示的都要上墙公示；现金日记账 登日记帐的注意事项 1、发生一笔登记一笔；2、每天结出余额；3、倒数第二行余额必须填列，承前页、过次页必须填列；4、划红线：结帐时需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额。全年累计发生额下面应当通栏划双红线，并在剩余空白栏中划红斜线。十、结束语 会计档案的整理和保管能够反映出一个会计人员的财务水平，间接地也能反映一个会计主体的活力和前景，因此，作为隧道公司的一个财务人员，除了要保证会计档案整洁、美观外，更重要的是要做到会计档案的完整性、真实性。我相信在股份公司各级领导的关心和支持下，我们隧道公司的财务管理水平会更上一个台阶！由于时间仓促，水平有限，不足之处望大家指正！谢谢！