2023年行政公文格式规范要点.docx

行政公文格式标准要点 行政公文格式标准要点有什么1.公文份号标注要标准。份号即公文印制的顺序号，涉密公文标注份号有利于加强公文的管理，便于掌握公文的去向。按照条例规定，公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如果是两位数的文件共20号，那么从0001号开始编码，一直编排到0020号;如果是四位数的文件共2023号，那么从000001号开始编码，一直编排到002023号。 2.密级和保密期限标注要标准。高标密级或低标密级都会给文件的使用和管理带来不便，因此要本着实事求是、利于保密的原那么，合理把握和确定密级和保密期限。密级和保密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯数字标注。例如：秘密1年、机密3年、绝密长期。 3.紧急程度标注要标准。这是公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。不能将正常运行的公文随意标注为急件。现在有些部门上报的公文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标注过高，给上级领导机关增加了压力，带来了不必要的麻烦。 4.发文机关标志要标准。这是由发文机关全称或者标准化简称加文件二字组成，此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件;文件头也可以使用发文机关全称或者标准化简称，文号编在版头下方红线以下，一般用函类公文较多。要取消一些部门发文机关名称加括号并标注文种的文件标题格式，例如：厅（通知）、局（批复）等，统一采用发文机关全称加文件二字或者发文机关标准化简称形式，再根据文件内容确定使用的文种。 5.发文字号标注要标准。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办机关发文字号。现在一些部门发文时常出现以下问题：有的是发文机关代字概括不准确，要么机关代字太长，要么提炼概括不够准确;有的是发文字号标注不标准，要么年份标注不正确，如，将2023年标注为（13），要么应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等，要么发文顺序号编虚位，如将（2023）9号误写成（2023）02023号，要么年份前面加字、后面加第等，如将（2023）9号误写成字（2023）第9号;有的是发文字号的标注位置错误，上行文的发文字号要么排在居中位置，要么在左侧顶格书写，等等，这些都是不标准的。 6.签发人标注要标准。上行文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发人不同。如果是以市委文件形式上报省委的公文，签发人就是市委书记;如果是以市政府或省直部门文件上报省政府的公文，签发人就是市长或部门的一把手。现在经常出现签发人不标准的现象：有的是上报公文不标注签发人;有的是联合上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其他协办部门负责人;有的是签发人标注不标准，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者仿宋体等。 7.公文标题标注要标准。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容，使用正确文种，做到准确、精练，通过标题使受文者及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号，除书名号、引号、括号之外，其他标点符号不能在标题中随意乱用。 在我们接触的公文中，标题不标准的情况主要有以下几类。有的公文制发时不标明发文机关名称，如关于的通知，省略了发文机关;有的重复使用介词结构关于，如市关于印发关于规定的通知等;有的重复使用公文文种，如转发部转发部印发关于规定的通知的通知的通知;有的文种使用不当，如厅关于的请示报告等，或在法定公文文种以外随意创造文种，如厅关于的建议、厅关于的说明、厅关于的对策等;有的在标题中随便使用标点符号，如厅关于、及的通知等;有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容，如市人民政府关于非法售油被焦点访谈曝光情况的报告缺少整改二字，厅关于奶款拖欠问题的报告缺少及对策建议。 8.主送机关标注要标准。主送机关就是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、标准化简称或者同类型机关统称。 在我们接触的公文中，主送机关标注存在的问题主要表达在违反条例行文规那么的有关规定上：一是多头请示，如有的市政府向省委、省政府同时报送请示，有的机关向上级机关报送请示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送情况，造成上级机关交叉批示，给公文办理带来极大不便。二是不按隶属关系行文，把不相隶属的两个上级机关并列随意主送，如省直某部门给省政府报送报告主送省政府并国家部。对待这样的上报公文，报告事项为主的上级机关用主送，报告事项为辅的上级机关那么用抄送，不能把两个不相隶属的上级机关并列主送。三是违反党政分开的原那么，以市委、市政府名义给省政府写请示，有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文，还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写省政府并省长。 9.正文表述要标准。正文是公文的主体和核心局部，用来表述公文的内容。公文首页应当显示公文的正文。特别是有的联合行文公文标题很长，占据了公文首页的大局部篇幅，这样就要调整标题内容，必要时可以缩减标题字数，把公文首页留出一些空间来写正文内容，防止出现公文首页只有标题没有正文的情况。公文正文表述中需要把握以下几个重点。 一是上报的请示、报告类公文，请示要严格遵守一文一事的原那么，一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可，不能在一个请示中向上级机关提出多个不相关联的事项;报告中不能夹带请示事项，以报告情况、答复问题为主，严格与请示的内容分开。 二是下发的公文，要严格按照隶属关系行文，同级机关不能用通知、批复的文种向对方行文，除了上级机关授权外，不能向同级机关下发人事任免、编制批复、工程审批、资金拨付等通知或批复类公文。各级党政部门除其办公室外的内设处室不允许对外下达指令性公文，各级党政机关和部门都应自觉遵守。 三是部门会签未经协调一致不得各自单独行文，一个部门下发的公文其内容涉及其他部门的职责，不经会签不能单独向本系统及下属单位下发;上报公文，其内容涉及其他部门的职责，那么必须与相关部门会签同意前方可向上级机关报送请示或报告，没有达成一致的内容不能写入请示或报告中。 2023.附件说明表述要标准。附件说明是公文附件的顺序号和名称。在正文之下空一行左空两字位置编排附件二字，后面标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，那么依次单独成行向下排列。无论是上报公文还是下发公文，经常出现的问题有：一是公文中带有附件，却漏标附件说明;二是附件说明标注不标准，如有的附件顺序号用汉字标注（应用阿拉伯数字），有的虽然用阿拉伯数字标注但后面用顿号分隔，有的附件名称后加句号（附件名称后面不加标点符号），有的附件名称较长转行后顶格排列（应与上行附件名称的首字对齐）。 11.发文机关署名标注要标准。发文机关署名要用机关全称或标准化简称。现在有些上报公文或下发公文没有按照条例要求标注发文机关署名，有的发文机关署名与发文机关标志、标题中的发文机关名称不一致、不标准，有的只盖部门公章不署名，有的成文日期用汉字标注（应为阿拉伯数字）。如某厅上报公文的标题用全称，而发文机关署名却用简称;某局下发的文件标题是关于工作的通知，署名却是某局办公室;还有的部门给下级单位下发通知，以部门名义发文，署名却是部门的某个业务处。上述这些机关署名不标准的问题，均应予以纠正。 12.成文日期标注要标准。公文的成文日期要署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合发文要署最后签发机关负责人签发的日期。这里要把握好两点：一是没有主送机关和发文机关署名的公文，成文日期加括号标注在标题下方;二是有主送机关和发文机关署名的公文，标注在发文机关署名下一行。成文日期无论用哪一种方式标注，都要用阿拉伯数字标注。标注的年、月、日均用全称，年、月、日不编虚位，不简称。如2023年8月6日，不能写成12年2023月06日。 13.印章加盖要标准。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。各级机关在印章使用方面不标准的现象较为普遍：有的用印位置比较随意，不居中、不端正、不清楚、不标准;有的联合行文用印时，印章相交或相切;有的联合行文只盖主办部门的印章而不盖协办部门的印章;有的印章与发文机关标志不符。 按照党政机关公文格式国家标准的规定，对于加盖印章的公文，单一机关行文时，成文日期右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。联合行文时，应将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。 对于不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空两字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 14.附注标注要标准。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系 等，一般加括号标注于成文日期左下方。上报公文必须标注联系人和联系 ，以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。 15.附件标注要标准。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件顺序号。 16.抄送机关标注要标准。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、标准化简称或者同类型机关统称。抄送机关可以是上级、平级、下级和不相隶属机关。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。具体排列上，依照先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序。抄送单位一般不写领导机关或部门负责同志个人。 17.印发机关和印发日期要标准。这里是指公文的送印机关和送印日期。制发公文的部门印发机关一般写其部门办公室，而不写其部门，如厅办公室印，印发日期用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加印发二字。 18.页码标注要标准。这里是指公文页数顺序号。工作中常见的公文页码的标注有两种。一种是公文正文包括几个附件，且都是正文的组成局部，这样就必须把所有附件内容列入整个公文的整体局部，统一编排页码，印刷版记标在公文的最后。如领导干部出访的请示，包括请示内容、出访代表团人员名单、出访国家邀请函、出访国家大使馆复电等内容，都必须作为整个请示的整体内容统一编排页码，不能单独列出附件。另一种是公文有几个附件，各有其独立性，或是单独排版，或是单独装订，这时，附件不与公文正文统一编排页码，而需另编页码。 行政公文的格式标准一、函 公函由首部、正文和尾部三局部组成。其各局部的格式、内容和写法要求如下： （一）首部。主要包括标题、主送机关两个工程内容。 1、标题。 2、主送机关。 （二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等局部组成。 （三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 （四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如特此函询、请即复函、特此函告、特此函复等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用此致、敬礼。 二、通知 通知是下行文，要