2023年企业档案管理工作探讨6篇.doc

企业档案管理工作探讨6篇 第一篇：外资企业档案管理方向及对策 外资企业在机构设置、管理方式和经营模式上都与国内的企业有着众多的不同，其在档案管理上也有着自身的组织特点。外资企业在档案管理上有其自身优越性，同时由于是外商在中国投资，所以与中国的管理模式存在着一定的差异。外商独资企业，简称外资企业，是指外国的公司、企业、其他经济组织或者个人，依照中国法律在中国境内设立的全部资本由外国投资者投资的企业。外资企业不同于外国企业和其他经济组织在中国的分支机构，它是一个独立经营、独立核算、独立承当法律责任的经济实体。 一、外资企业档案管理工作特征分析 目前所有兴旺国家企业社会经济的显著特征是企业档案管理的开展，我国外资企业档案管理也朝着这个方向开展。在开展过程中，无论是档案管理机构还是外资企业本身，都需要形成完整的体系结构，需要进行有力的监管，档案管理工作才能够有序稳步开展。因此，分析当前在档案管理工作的现状，对于现阶段的优势继续进行扩大，同时对存在的问题进行有效管理，使整个档案管理工作更加完善，从而为外资企业的开展提供效劳。 〔一〕外资企业档案管理具有灵活性 外资企业在企业管理体制上形式多样，不应套用国有企业档案管理模式。外资企业对利润的追求使其组织结构的设置和人员配置都表达了高效、精简的特点，十分重视投入和产出的比率。表达在档案管理组织上是只设置少数档案工作人员，在个别情况下采用外聘兼职档案管理人员进行档案管理。日本的外资企业一般实行档案、图书、资料一体化管理。“日本三井集团的档案部门三井文库，除保存该集团的重要档案外，同时也接收一局部存放的史料和图书，如接收三井矿山的史料、参考图书达35000册。三井文库接收的史料，均力求保持原来的面貌。为档案、图书、情报资料不同形态的文献建立目录型数据库，利用计算机检索，在日本大中型企业已经普及。〞三井文库的档案，经济广报中心的图书、杂志、档案，大阪商会公会议所图书、杂志、档案，无不如此。美国的外资企业亦将档案、图书、资料形成一个信息网络，互相沟通信息，快速、准确地为企业开展提供效劳。 〔二〕外资企业档案管理的开放性 由于外资企业规模大，且内部各成员企业自身情况不同，因而档案管理处于不同的环境，多数企业的综合档案管理室采用班组形式，在行政管理上是有权限的，因而企业的档案管理处于互不相干、自我封闭的状况，档案内部管理往往出现各自为政、无所适从的局面。外资企业的边缘还具有开放性的特征，尤其是外围成员企业，可以相对自由地出入集团企业。“紧密层、半紧密层企业也与集团外部企业重新整合，从而导致企业档案管理组织的边界不稳定，机构和人员常常会出现大的变动和调整。〞[3]同时，档案部门的上级主管并不是专业的档案管理者，往往会兼任，这就很难估计到档案的管理工作，这种情况也会给档案的综合管理带来一定的阻力。 〔三〕外资企业中档案管理人员流动性较大 档案管理人员兼职过多，且大多数不具备档案方面的专业知识，外资企业为提高档案管理工作效率往往不设立专门的档案管理人员，而采取兼职的方法。首先企业在招聘的时候就没有完全采用档案学专业人员，多数是在人才市场招聘行政管理等可以兼职做档案的即可，这在意识上就没有做到重视档案。其次，现在档案专业学生相对较少，企业在选择上就没有太大的空间。而且企业在开展档案管理工作的时候，在没有专业人才的情况下也没有将现有的人员进行专业知识培训，这些原因都导致档案管理人才的匮乏，企业不知道从何处着手去开展档案管理工作。档案管理部门在企业中往往成为机构改革、机构精简的对象，成为职称评定、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区〞，外资企业档案管理人员兼职过多，人员流动性较大，档案管理人员更换相对频繁，由于没有专职档案管理人员，极易造成档案分散保管。 〔四〕外资企业的档案利用率较低 对于外资企业来说，保存的档案复杂繁多，主要集中在传统的文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、基建档案和局部人事档案方面。对于这些档案，利用率较高的有科技档案，由于外资企业更加注重技术的研发，所以在科技档案上会对其进行立卷整理，但对于年限过早的科技档案的利用也较少，更多的是近几年来企业的主要科技成果。人事档案多存放于当地的人才效劳中心，企业内职工的人事档案并没有由企业亲自保管，交由人才效劳中心会节省企业很多的人力物力，所以在对人事档案的利用上，更多的是依赖人才效劳中心，企业内部利用率不高。在企业内部保存更多的是企业的基建档案，可是由于企业建设完成之后，便将基建档案放置于企业档案室中，在之后的工作中，更是很少对其进行利用。 二、外资企业档案管理工作开展对策 外资企业对档案进行科学化、标准化、创新化的管理，不仅对增强企业效益、提高企业工作效率起着至关重要的作用，而且也是企业科学技术开展的根本保障。完善企业档案管理的法律标准，加强企业档案管理的制度保证，促进企业档案管理的建设创新，是外资企业档案管理工作的主要开展思路。 〔一〕建立相关法律标准 “市场经济是法制经济，外资企业档案工作同样也要纳入法制的轨道。新的管理体制要求档案行政管理部门实行宏观的依法监督，把企业档案工作纳入企业法人的自律行为范围之内。〞档案行政管理部门进行宏观管理，主要通过制定法规和执法监督来表达。要通过落实国家有关企业档案工作的法律、法规、规章，并检查其在企业的实施情况，来标准企业档案工作的内部管理体制及管理行为，为企业提供适应现代企业制度，维护企业自身合法权益的法律保障。外资企业的档案管理工作，应是切实落实依法治档，首先要遵循中华人民共和国档案法、档案管理整理规划；其次要统一档案管理的标准。根据外商投资企业档案管理暂行规定第八条规定：外商投资企业所形成的档案参照国家标准、标准和国际先进方法，进行科学分类和整理。所以在我国境内的外资企业应该按照国家档案局公布的档案管理标准，如：科学技术档案案卷构成的一般要求和归档文件整理规那么等来进行档案的分类整理，以防止因标准不同而带来的混乱。 〔二〕多方位合作式管理 建立外资企业档案协会。作为企业间自愿联合、自愿协作、进行档案业务交往的松散的民间组织，企业档案协会可以承当起由政府部门承当的业务指导、经验交流、业务研讨等职能。外资企业档案协会是加强企业间档案管理经验和思想交流，档案管理人员和档案部门沟通协作的有效途径，在互通信息和提高整体专业技术及管理水平方面发挥了重要作用。新时期如何使外资档案工作形成全国性网络，在一些围观的问题上达成协调一致是一个亟待解决的问题。针对这一情况可以尝试建立地区性或行业间联系的桥梁，它不仅协助国家有关外资企业档案管理法规、政策、标准的制定和推行实施，而且还在档案行政管理部门指导下开展外资企业档案工作的调查研究、技术咨询、专业培训等活动，进而成为相互联系的纽带和共同探讨有关工作的地方。因而，它在档案部门或行业部门与企业之间的沟通、联系和交流作用十分重要。 〔三〕建立自我完善管理体系 完善企业内部的档案管理机制。按照外商投资企业档案管理暂行规定第五条的规定，外资企业自身要尽快建立和健全档案管理制度，进一步提高企业的自律性强化企业约束机制，把档案管理作为考核企业管理整体效能的措施之一。以现代化程度带动档案管理工作的开展，经济、技术的开展使外资企业的现代化开展程度不断提升，高新技术在外资企业中的运用使档案工作的管理方式、及其思想理论中有重大改革，以适应外资企业各项工作的要求。在外资企业办公自动化的实施过程中，档案信息管理系统〔mis〕的建立将档案信息纳入其中，要求档案部门应用相应的设备和技术指标并采取一系列标准化管理措施，对档案资料进行综合处理，以到达现代化管理程度。档案部门工作应改变新观念，运用计算机高科技管理模式来推动外资企业档案管理和信息化工作的开展。网络化和数字化的普及和开展，促进了企业档案管理工作的开展和创新，档案管理模式也从传统的方式向电子化模式转变。在企业的各项管理活动中，电子文件凭借其快捷、精确的特点正在逐步取代纸质文件，电子图纸也以巨大的优势被广泛应用，并逐渐形成了以企业信息集成系统中各个流程和管理模块的设置和开展。 第二篇：企业档案管理工作的有效途径 一、企业档案管理的重要性 〔1〕企业档案是企业科技开展的催化剂；〔2〕企业档案是知识形态的生产力；〔3〕企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式；〔4〕企业档案是企业文化的重要局部，是企业成功的金桥。 二、目前企业档案管理存在的主要问题 企业档案管理对企业开展和运营的重要性毋庸置疑，但如何做好企业档案管理，仍需继续深究和探讨。想要改变当前企业档案管理现状，就必须了解当前企业档案管理的弊端和缺乏所在，所以笔者在下文列出了常见的企业档案管理问题，具体如下：第一，不够重视企业档案管理工作，不愿意为档案管理工作投入较多的人力、物力以及财力，档案管理设备过于陈旧，性能不好。企业档案管理工作不能够给企业单位创造直接的经济收益，加之高层领导缺乏长远的具有战略性的目光，所以不为档案管理工作提供必要的设备、人员与金钱，直接阻碍了企业档案管理工作效率和质量的提高。当前企业管理方式较为传统，不能对当今的先进的科学技术与设备最大程度的利用。此外，当前的档案存储环境与条件是不尽人意的甚至可以说破陋不堪，存储条件的恶劣使得档案被损坏。这种棘手的状况应该引起我们的高度重视。第二，档案管理人员专业素质缺乏。我国当前的大局部档案管理人员都没有接受过专业的档案管理工作方面的培训和教育，业务能力急剧低下，不能按照规定和标准开展档案管理工作，而是在工作的时候自作主张。此外，由于档案管理不能为单位带来直接的经济效益，所以高层领导不重视档案管理工作，这就导致存在这样一种现象，即把档案管理工作当做是兼职。管理人员的本职工作并不是档案管理工作，而是在业余之际兼职档案管理工作。所以，投入到档案管理工作中的时间和精力是极其有限的，进而导致在开展档案管理工作的时候力不从心，经常发生档案管理不到位、档案被毁坏、档案分类不正确等明显而严重的错误。此外，许多的档案管理人员不能与时俱进，使用的档案管理方法急剧落后，不能满足不断进步的时代的要求。第三，管理制度落后。从上述的企业档案管理问题表达可知，企业不重视档案管理工作，相应的管理意识较为淡薄，管理制度不够健全和完善，即便有的企业设置了健全的管理制度，在具体执行时也只是浮于外表，根本没有贯彻档案管理制度。管理制度是企业档案管理工作的硬性规定，也保障档案管理工作质量的关键性因素，没有完善健全的制度约束和催促，档案管理人员工作将缺乏监督，档案管理工作质量自然无法保证。此外，由于企业本身不够重视档案管理工作，所以档案管理人员多是缺乏责任心、工作积极性不高，即便有完善健全的档案管理制度，管理人员在具体执行管理工作时也会偷工减料、流于形式。管理制度的不健全和具体执行上的流于形式是档案管理工作无法实现其真正价值的关键原因，其工作价值越是无法显现，企业高层就越不重视档案管理工作，这是一个恶性循环。第四，检索效率低下。根据上述可知，企业不重视档案管理工作，对其投入的资金和人力较少，档案管理所使用的设备和技术仍相对落后。档案检索式档案管理工作的重要环节，通过高效的档案检索，管理人员能够迅速的调出所需档案资料，方便企业的档案资料查询。但是，由于技术和设备的落后，当前局部企业的档案检索工作仍使用传统的手工检索，这种检索方式效率低、速度慢，而且增加了管理人员的工作量。为了提高传统手工检索的效率，企业做出了大量努力，设计了多种检索方法来提高检索效率，但由于这些方法都是建立在手工检索根底之上，所以这些方法多而不精。 三、有效提高企业档案管理工作的相关对策 为了解决问题。笔者就解决当前园林档案管理问题提出了以下几点具体建议措施： 1.重视档案管