2023年档案载体老化原因与防治研究范文.docx

天道酬勤 档案载体老化原因与防治研究 周文红 中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145〔2023〕12-122-02 摘 要 随着时间和环境的变化，档案载体会面临着老化问题，要予以重视，把档案载体老化包括实体老化和信息老化作为研究对象，对档案载体老化的原因进行分析，进而实现对档案载体老化的预防和治理。 关键词 档案载体 档案老化 治理 档案载体老化一般包含两方面，一为物理老化指的是实体老化；即档案载体在光、热、有害气体等物质的共同作用下发生了不可逆转的化学变化，如胶片的 影像变得模糊不清甚至消失、纸张发黄和变脆等。二为逻辑老化是指随着时间的流逝，档案信息资源的使用价值渐渐地降低直到可能根本不再拥有使用价值。本文探讨的事档案物理老化问题。 一、载体档案老化的原因分析 档案载体老化的原因是多方面造成的，下面从档案载体的保管条件、利用环境、檔案鉴定工作和档案工作人员保护意识等四个方面来分析档案载体老化的原因。 〔一〕档案库的保管条件限制 首先库房建设不符合档案馆建筑设计标准要求，将库房建设在办公室的顶层和底层，这会造成库房的温度上升、季节性漏雨、潮湿；假设把它建设在办公室的南面和西面，也无法阻挡屋顶外表受到的太阳直射，屋内没有适宜的地方通风把热量排出去，使档案发霉、生虫；有些档案人员办公室和生活间通常没有分隔开，随处放置收集到的档案，形成灰尘和空气中微量的固体杂质，对档案的载体造成不同程度的伤害、字迹会受到污染，形成适合微生物生存的环境，尤其是照片类的档案，当灰尘固体颗粒依附在胶片上不但让胶片受到伤害，严重的会造成退色，产生污斑。这些因素都会直接或间接造成档案的老化。 其次档案装具配备简单，如木质档案柜易吸潮、虫蛀，对档案的存放也会造成影响；有的没有选择不含酸的档案盒，更有甚者装订档案卷皮都没有到达标准，大局部没有封装，裸露在空气中，档案装具受到不同程度的损坏。有的档案载体室想减少工作，仍然没有完成卷改件，在使用档案时把案卷整卷拿出来，会使卷内所有文件受到破坏和造成了信息的泄漏。 此外照明灯具防光考虑少，局部档案载体库房采用的是含紫外线较多光源，也没有在窗户上采取防紫外线和安装任何遮阳措施，不少老库房的电线系明线老化，不利于防火、防光。 〔二〕档案载体利用环境不理想 档案库房温度按要求应控制在14摄氏度到24摄氏度之间，相对湿度为45%～60%之间，并且有防有害气体、防虫、防盗、防光、防火、防热、防霉、防尘及防潮等有效保护的功能。但是，有的档案载体库房的周边环境存在不确定的因素，其中温度、湿度、光照的强弱变化无法把控，对纸张的耐折度和字迹色差会造成很大的变化。此外，阅览、利用环境是通过人的舒适度进行选定的，温度在28度左右，湿度在70%左右，这会让纸张在外观、结构和性质等方面渐渐产生着不可逆转的变化，即变色、强度下降和化学性质变化，从而让纸张快速的老化。 同样不合理的温湿度会减少磁性载体和光盘载体的电子档案寿命，会造成载体脆弱。在使用时，外表灰尘和电子档案文件载体摩擦，使磁盘，磁带，光盘外表划伤；刮擦磁性载体材料的磁性层，使磁粉脱落，损坏记录信息；损坏磁盘，磁带和磁头良好的接触，导致磁记录信号的衰减；划伤光盘记录介质，影响读取时反射光的强度，造成记录信息的损坏。 〔三〕档案工作人员保护意识不强 一些档案保管利用人员缺乏专业的档案保护知识，不了解档案载体在利用环境中受到的不利影响，会导致档案的老化。在提供档案利用效劳的过程中，没把对档案的保护没有放在心上，档案使用完后没有及时的整理好，长时间地摆放在桌面上，暴露在强光的照射下，最终使得图纸和资料发黄、变脆、字迹模糊，造成了档案载体的老化。 二、档案载体老化的预防 档案老化预防是减轻外部环境因素对档案材料和记录材料的损害，基于物理化学性质和其变化的规律，寻找保护档案的科学方法，来实现档案载体老化的预防。 〔一〕制定档案载体的保护制度 制定严格的库房管理制度，由指定人员来管理档案，无关人员一律不得出入。严格执行保密纪律，一定不能把企业机密给泄露出去，并把其看成是神圣的职责和应尽的义务。建立和完善档案接收制度。档案的收集应由双方检查确认正确后，填写转让单，双方再签字。建立健全档案借阅制度，借用了档案，应在规定时间内填写相关的借阅登记表。借阅完成后，应及时归回。秘密档案的借阅，调动，销毁等要有指定的领导的批准，一丝不苟地执行相关的登记手续。建立健全档案统计制度，档案收入，移出，整理，鉴定，保管，利用，销毁等严肃，要进行详细的分析研究，并应准确及时地反映档案管理工作中的不同之处。 〔二〕强化档案工作人员的防档案载体老化意识 档案人员要提高自己的工作能力，有效地保护好档案。档案室还要每隔一段时间对工作人员的档案专业能力进行考核评估，提高对工作的理念，认识到档案保护工作的重要性，要经常检查档案载体的平安，掌握档案存放情况，为科学管理档案积累信息。 〔三〕建立档案室灾难预警机制 保护好档案载体就应及时采取防灾措施，尽可能减少或防止损失。如昆虫损伤，霉菌和水分侵入，管道泄漏，风暴，洪水等，以及一些人为灾害，如电力中断，化学品泄漏，纵火等都很可能造成档案载体一定的损害或永久性损害。特别注意防火检测或预警机制，配备了火灾传感器和报警系统，并直接连接到当地消防部门。 〔四〕改良档案保护的条件，定期检查档案载体老化情况 档案库房应使用防紫外线玻璃和遮光设施，以防止阳光直射来保护纸质档案和胶片档案。档案库房和查阅档案的房间应使用乳白灯罩，如果使用荧光灯应有过滤紫外线和消防平安措施。档案室应设置灭菌室或消毒箱，新收藏的档案应通过消毒，粉尘才可以入库后，要建立虫霉检查系统，发现昆虫及时用吸尘器处理，使用密封门或过渡门，除灰尘和防灰尘组合。有能力的档案室还可以设置空气过滤器，以防止污染气体进入档案室。城建档案库房周围的开放空间应该种植，绿化，减少污染，对影响库房环境的污染物，应该及时清理。