2023年办公室文字材料格式规范新编.docx

办公室文字材料格式标准 文字材料格式标准 为统一集团各类文字材料格式，提高页面排版质量，现对文字材料的格式标准如下： 一、文字材料的格式 文字材料的格式一般包括。标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。 （一）标题。标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体。标题较长需回行时不能把完整的词拆开。标题与正文之间间隔使用“段后间距〞适当调整，不可以空行调整或不调整。 （二）正文。正文是文字材料的主体，表达文字材料的具体内容。正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，符合文法。 1.层次序数要求。文中的结构层次序数为。第一层用“ 一、〞，第二层用“ （一）〞，第三层用“1.〞（不能写成“ 1、〞），第四层用“（1）〞。在正文层次不多的情况下，第一层用“ 一、〞，第二层可用“1.〞。层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。 2.字体要求。正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下 1用仿宋体。除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。 （三）行文机构。写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。 （四）行文日期。文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。行文日期必须写明“年、月、日〞全称，用汉字标注，即“大写〞，“零〞应写作“〇〞，用三号仿宋体。 （五）附件。附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行后空1行的左侧空2字，用三号仿宋体字标注“附件〞2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称较长需另起一行时，应当与附件名称的文字对齐，序号后面用小圆点，例如“附件： 1.×××〞，附件名称后不加标点符号。附件内容置于正文落款之后并另起一页，首页左上角顶格用三号黑体字标注“附件〞2字，有顺序号的应标注，附件的序号和名称前后标识必须一致。 二、文字材料的装订 （一）打印及印刷。文字材料应双面打印或印刷，多页打印装订时应标注页码。对外报送或比较正式的文字材料应使用 2激光打印机打印，不可使用针式打印机打印。 （二）用纸及格式。采用国际标准a4型纸，页面设置的页边距上下各为2.54cm，左右各为2.8cm，并根据篇幅合理调整行距、字距，行距为单倍行距，字距为标准字距，一般每面排22行，每行排28个字（含标点符号）。 （三）装订。左侧装订，订位为两钉钉锯外订眼距上下页边各l／4处，平订钉锯与左页边间距为5mm-8mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。 三、其他要求 （一）文字材料为单页且内容较少时，为确保页面美观，应将文字调整到页面中偏上位置，并扩大行间距。 （二）篇幅较大（超过2023面）时，在不影响整体效果的前提下，可通过缩小字号或行间距的方式进行适当调整。 （三）文字材料的末页单页面字数较少时，可通过适当缩小行间距的方式去除此页面；如无法缩小，也可通过适当扩大行间距的方式使此页面字数增加，增强整体的美观效果。 （四）文字材料中的表格一般作为附件，且必须是用“word〞制表，不可使用“excel〞制表或制表后再复制。制表应力求美观、合理，字体及字号使用恰当，可参照集团各类发文中表格样式。 （五）对外报送的文字材料，如对方有特殊要求，应遵循对方提供标准。 第4页 共4页