2023年秘书人员三种素养的培养.docx

秘书人员三种素养的培养 秘书是一种特定的社会角色，全美秘书协会章程对秘书人员的要求是：要象心理学家一样善于洞察别人的心灵；要象文学家一样善于驾驶文字；要象外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机器的能力hellip;hellip;社会对秘书人员有一种期望：能干、善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员，对自己应有较高期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。大致说来，秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之，一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。 （一）才干素养做工作要尽可能做得出色，这就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些。 1、精明的办事能力秘书的根本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力，必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为根底。办事能力主要表达在：1）理解和领会能力：就是要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反响力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。2）条理和驾驭能力：善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。3）口头表达能力：这是对秘书职业的特殊要求。会说话，这是一门学问，而且是事关办事成败的根底。什么是会说话呢。起码要做到：①口齿清楚，②达意准确，③有点说话的艺术。前两条是最根本的，第三条是进一步的要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。类语言学认为人的口语由两局部构成：声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质，功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。提高口头语言表达能力还应研究体态语。4）应变能力：世界上的事物总是瞬息万变、不断开展的，人们办事的方案和预案，常常会与现实不大相符，甚至大相径庭，有时会突然变化，把原来的方案和预案完全打乱。在这种情况下，秘书人员要胸有成竹，临机不乱，迅速做出抉择，一案不行另换一案，原那么不变，灵活处置。5）交际能力：处理人际关系是一门学问。世事洞明皆学问，人情练达即文章。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么，办事的成功率就比较高。秘书的交际能力，多半是表达在工作协调中。尤其要注意处理好与领导的关系。秘书与领导的关系是工作关系，秘书要处理好与领导的关系，关键是出色地做好为领导效劳的工作。还有其他条件。总之，办事能力是个综合水平的表达。 2、较强的文字表达能力自古以来，中国人就视文章为经国之大业，不朽之盛事（曹丕与吴质书）。真正写好文章，不是小事，而是关系治国安邦的大事，千古不朽的好事。文字表达能力是秘书人员的根本功。秘书几乎整天与文字打交道。人们常把秘书称为秀才，道理正在于此。写作是个痛苦的过程，常给人难产的感觉。秘书人员文字表达能力的形成和提高，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。有一言应记取：文章得失不由天，厚积善识多实践。公文写作应到达的境界是：信、达、雅，准确、简明、流畅、有韵味，但不可掉书袋。 3、操作能力随着社会现代化程度的提高，秘书人员必须适应形势开展的要求，学会掌握现代化办公手段。办公自动化（oa）是时代潮流。 （二）智能素养才干决定于智能的上下、强弱，智能是才干的根底。增强智能，可以从5个方面着手： 1、知识积累。主要包括：马列主义根本理论、国际政治、国内政策、历史、文化、决策科学等等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。积累，意味着积少成多，意味着勤奋好学，绝不是听其自然，坐待知识进门。勤奋好学是成功的前提。我们党和国家的很多优秀xx，都是勤奋好学的楷模。毛泽东、周恩来、邓小平，都曾做过秘书工作。他们的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奋好学是另一方面。知识的积累应坚持两点：一是博而返约，二是真积力久。 2、思维训练人的智能上下，是由思维能力的开发程度决定的。假设从认识论的角度说，人的智慧，那么是社会实践的结果。因此，加强智能训练，途径之一，就是积极参加社会实践活动，加强思维训练。加强思维训练，从秘书工作角度看，应当加强语言能力、逻辑能力、思辨能力、认识能力、领会能力等诸种能力的训练。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达，词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断同xx打交道，又不断同各种普通人员打交道，缺乏思维训练，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。逻辑能力、思辨能力、认识能力（包括认识论、方法论等）都是思维的根本功，都是思维能力的要素。训练思维能力，就是使人能熟练地运用逻辑思维区分、认识事物的本质和现象，能够拨开乌云见青山。领会能力（包括听力、反响反射能力）也是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反响快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。有的人说话简得无法再简，几乎只是嘣出几个单音节来；有的人那么是口假设悬河，滔滔不绝，但又说不到点子上。都要靠秘书的特殊领会能力去准确捕捉对方的思想。 3、临机处置智能训练是指在一切情况下所表现的反响迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经济和思维力作后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书人员接到突发事件信息后，应当迅速做出反响、按顺序先弄清事件的性质、程度和主要数据，发生地点，报告者情况，然后确定需要解决什么问题，应报告谁，通知谁，怎么做，做到灵机泉涌，左右逢源，分秒不误，毫厘不差。 4、记忆训练很强的记忆力是秘书人员必备的根本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就是要求秘书人员强记博取，应付自如。贪懒是学不到本领、开发不出智力的。 5、自省能力一个人要善于随时回忆自己的言行，善于总结自己的成功经验和失败教训，特别要善于发现自己的过失和缺乏。孔家贤人曾子说：吾日三省吾身。曹操也曾说，伏自三省。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员从事的是效劳工作，特别要求把事情办得妥善、得体，这就要不断反思自己的言行，使智慧和才干在不断总结中增长起来。 （三）心理素养就一般情况说，秘书人员应当提高乐观和幽默、自信心、竞争精神这几种心理素养。 1、多些乐观和幽默秘书人员事务繁重，精神紧张，如履薄水，如走钢丝。精神不爽朗、不振奋，工作就很难做得有生气，有时还会影响身体健康。鉴于这种职业特点，秘书人员应当具备的乐观和幽默。乐观和幽默，不但有益于身心健康，还有益于事业成功。美国兰斯登在有效的经验一书中说：跟阴郁的人在一起毫无乐趣可言，跟不能说笑的人为伴更是悲哀之至。乐观和幽默感可以使公司受益。这不但是对人与人的关系，而且对心理的健康也是非常重要的。我们工作时一定要严肃、认真，但这并不阻碍乐观和活泼。乐观和幽默，不应是轻薄，更不应是夸夸其谈，哗众取宠。幽默常表现为一种语言艺术，但不能伤害别人，尤其是不能伤害交谈的对方。一般地说，拿自己开玩笑可能效果更好些。 第6页 共6页