2023年展会现场管理计划.doc

展会现场管理方案 展会开幕方案 一、时间：2023年8月24日10：00am-3：00pm 二、地点：北京桥艺术中心 三、贵宾厅： 1.贵宾厅设置签到台，摆设鲜花和绿色植物，提供签到本、签到笔、茶水和热毛巾2.展会礼仪人员于8：00am在贵宾厅就位，负责在入口处就位等候特邀来宾并且引导 来宾，为贵宾佩戴鲜花 四、开幕式表演工程：模特眼镜时尚秀 五、参加开幕式人员 1.特邀来宾〔4人〕2.参会人员 六、贵宾抵达安排 1.参会人员于9：00am开始由入口进入现场参加开幕式 2.贵宾在贵宾楼口下车，进入贵宾厅休息，9：25am由相关人员引至开幕式特邀来宾 台参加开幕式3.贵宾行径路线：入口处——贵宾通道——贵宾厅——开幕式现场——参观展览 七、开幕式仪程 8：30现场音响设备调试；礼仪效劳人员入场并准备；检查show用具9：00参展商及组织的普通观众到位；音响再度调试；礼仪人员就位 9：20特邀嘉宾抵达，礼仪人员列队迎接、戴花，并引导嘉宾至贵宾休息室休息9：28由礼仪小姐引导嘉宾上贵宾席 9：30主持人〔展会承办人员〕介绍贵宾台嘉宾，宣布开幕9：40主承办方代表致辞 10：00模特眼镜时尚秀开始，结束后展会开放参观 展会管理方案 一、展会现场布置 在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。 二、vip接待 对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达会展地点到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制定接待方案，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。 三、媒体的接待和管理 展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。 四、展会设备设施管理 1.设备管理：保养、修理、更新等2.环境管理：养护、保洁、绿化等 五、展会现场的平安管理 1.制定平安应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和 服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。 2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤 其是平安出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对平安出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。 3.平安责任实行问责制。根据展览活动消防平安管理的相关规定，以及大型社会活动 治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项平安管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定平安管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常平安管理工作，组织重组的平安保卫力量。 六、展会现场的其他效劳 饮水、就餐、指引等。 撤展方案 一、展位的撤除 二、参展商租用展具的退还 三、参展商展品的处理和回运 四、展品出馆控制 五、展场的清洁 六、撤展平安保卫 观众登记方案 参会登记表 地址：北京桥艺术中心 预先登记，防止繁琐的手续，成为参会观众，以期联系。 X主办方网站可下载“观众登记表〞，此表格复印有效。篇二：展会现场管理 博览会现场管理方案 〔二〕 博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。 为了使本次刺绣、银饰博览会有组织、有次序的、有方案、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。 现场管理的原那么。。找出可能出现的问题并作精密分析。 。努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。 1、尽量利用效劳链外包效劳，进行监控。 2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。 3、对于重点工作，实行双重核查制度。 4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。 5、重视对临时人员的短期培训。 a、系统的现场管理如下： 一、观众登记和入场管理 设观众登记处——为了提高工作效率，把预先登记的观众和现场注册的观众分开或进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者那么要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。 为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处 设置了展览活动及论坛议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。 二、博览会现场广告管理 在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。 但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。 三、对参展商的行为管理 主要工作依据是参展合同。在布展〔尤其是某参展商需要进行特装时〕、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。 四、平安管理博览会现场的平安管理主要涉及三个方面，即盗窃、火 灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。 五、交通、物流管理 展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的 规划，如展品运输车辆、巴士〔往返于地铁或机场与场馆之间〕、 taxi、停车场等。 物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事 务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：■一份相关联系人名单； ■场馆地图； ■展品抵达场馆的时间； ■现场交通规划草图； ■紧急情况应对方案； ■现场联络点，包括平安和志愿者。 六、餐饮管理 博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮效劳的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮效劳公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮效劳人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。 七、证件管理 通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员〔包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员〕、筹〔撤〕展人员、媒体记者及与会嘉宾〔包括领导 和演讲嘉宾〕。 为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意前方可印制和出售门票。 八、参展商和观众投诉处理博览会举办过程中，不可防止地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套效劳等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些那么直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。 九、新闻管理 现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。 另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。 十、知识产权保护工作 1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。 2、根本原那么： 。坚决反对利用展览侵犯知识产权。 。用证据讲话。。被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否那么暂时 撤下有疑问的展品。 。双方应在展后诉诸法律解决。 十 一、现场保洁管理 现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负 责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁〞原那么来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。 十 二、展览会运输代理商管理 1、运前：认真挑选运输商 2、运中：紧密联系运输商 3、进馆：迅速有序搬进场 4、展后：妥善处理参展品 十 三、配套效劳管理 在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关 配套效劳，如出门证管理、餐饮效劳、保安效劳和消防管理等。十 四、专业观众入场管理 1、填写登记表 2、办理证件 3、检查门票 4、领取参观指南 5、免费赠送或出售会刊 篇三：展会现场管理方案 展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。 一、观众登记和入场管理 观众登记处—— 为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者那么要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。 为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。 二、展览会现场广告管理 在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等， 但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。 三、参展商行为管理 参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展〔尤其是某参展商需要进行特装时〕、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以 采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。 四、平安管理1.制定平安应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。 2.防止