2023年档案室规章管理制度[5篇]新编.docx

档案室规章管理制度[5篇范文] 第一篇：档案室规章管理制度档案室规章管理制度 第一章总那么 一、目的 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司开展效劳，特制定本制度。 2、公司档案，是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 4、重要原始档案遵循“双人双控，共同管理〞原那么，由总经办统一管理。 第二章档案归档 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作方案、总结、报告、请示、批复、会议记 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 56、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 7、工程基建。设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程管理（变更、进度控制、质量空hi）、工程验收、工程报批资料等。 8、合同。原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。 9、设备档案。公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、qc部设备等。 2023、员工培训。培训方案、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 11、供应商档案 四、归档时间 1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续。 2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档。 3、员工培训类资料按月归档，于每月25日之后至次月5日之前到档案室办理归档手续。 4、计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。 5、供应商档案按每年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。 6、记录文件，辅助记录半年归档一次，其他记录文件每年归档一次。 7、批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续。 8、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。 五、归档份数 1、原件全部归档，并注明份数、出处。 2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。 六、档案要求 1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。 2、对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 3、文件必须通过系统整理后再归档。 4、文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认前方可归档。 5、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 6、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 7、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 8、档案质量总的要求是。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，整。 七、归档手续 各类文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写文件归档登记簿，贵当然和档案员共同签字确认。 第三章档案的收集与整理 八、档案的收集 1、由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。 2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进 9、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完行系统的、全面的整理。 3、收集时要保证档案的质量，如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。 九、档案的整理 1、档案采用按类别分类的方式，做到层次清楚，便于保管和利用。 2、档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。 第四章档案建档 十、分类梳理 归档的资料，由档案员分类、编号、于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账 十一、档案专用章 所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。 十二、档案编号章 档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 十三、检索目录 所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。 十四、电子备份 重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。 第五章档案使用和归还十 五、档案使用 1、文件复印。由使用人填写档案复印件登记簿，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。 2、借出已加盖档案专用章的复印件。由使用人填写档案借出登记簿，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。 3、借阅原始文件。由使用人填写档案借阅登记簿，经部门负责人批准，于档案室制定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。 4、外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记簿，须经总经理批准前方可使用。 5、按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-202300元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。 十六、档案归还 1、档案使用者应保护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在档案借出登记簿登记，并由使用人和档案员分别签字确认。 2、发生损坏、丧失的，对使用人处以200-20230元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。 3、档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。 十七、档案保管与检查 1、公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门或个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。 2、每月底，由综合部负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案元共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写档案清查记录。 3、档案管理应账实相符，档案损毁或丧失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。十 八、档案的销毁 1、对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写档案销毁申请表，并制作档案销毁清册，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。 2、档案员进行档案销毁，qa和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。 3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况〞一栏注明“已销毁〞字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。 十九、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与平安。 二 十、档案的利用 1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丧失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5、必须保护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 杭化新材料综合管理部 2023年2023月 第二篇：小学档案室管理规章制度振兴小学档案室管理规章制度 一、档案的建立 （一）建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。 （二）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。 二、档案立卷归档 （一）但凡本单位具有查考价值的文件材料均属归档范围。 （二）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、编制目录，进袋入档。 （三）凡档案资料收集范围目录中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可根据需要自行决定是否保存。 三、档案补充 （一）教职工考核、晋升专业技术职务，获得奖惩等材料要及时收入个人档案。 （二）文件、函件由档案人员统一分类编号登记，交校有关领导阅后即立卷归档。 （三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。 四、档案查阅 （一）校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意前方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。 （二）凡未经整理、登记完毕的档案，一律不得外借或查阅。 五、档案平安保密 （一）严守有关保密守那么，加强档