2023年XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序.doc

XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序 XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序编号：SA-012-01-20230203第一条目的为了标准公司对内对外信息沟通,确保体系的有效运行,特制定本程序.第二条适用范围本程序适用于公司对内对外有关社会责任的信息沟通的活动.第三条职责1．综合办公室:与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关方进行社会责任沟通.2．采购部:与供给商和分包商进行社会责任沟通.3．市场部:与顾客进行社会责任沟通.4．社会责任代表:就社会责任沟通提供必要的指导和支持,假设需要,向总经理报告社会责任有关事宜.5．其他各部门/员工代表:支持和配合社会责任对内对外信息沟通.第四条工作程序1.总那么A.信息沟通方式可视需要而定,可以为书面、口头、 、 、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会,等等.B.必要时,对内对外社会责任信息沟通应该保存记录.如:联络单,会议记录等.C.一旦收到有关质疑、质询和投诉信息,应尽快核实质疑或投诉者的身份(包括:姓名、职位、效劳机构和联络方法等),查清质疑回投诉的原因.D.应该及时作出反响,对质疑或投诉的问题进行解释公司政策和程序,重大问题应上报总经理,以期妥善处理质疑或投诉.E.一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项,应及时采取补救和纠正行动.情况严重时,应该及时报告总经理.F.信息沟通过程中,应该注意保护个人隐私和公司商业秘密.G.假设有员工向外提供公司资料,应该及时解释公司内部投诉和申诉程序,不得采取惩罚或歧视性措施.2.对内信息沟通2.1.公司社会责任政策、管理体系运行情况,由社会责任代表和综合办公室及时传到达公司各部门和员工.2.2.社会责任管理体系运行中产生的信息资料,应该根据政策和程序要求及时传到达相关部门和人员,并记录其内容和处理结果.2.3.员工的咨询、质疑与投诉,由员工代表或综合办公室收集,并负责答复.3.对外信息沟通A.与供给商和分包商的信息沟通由采购部负责;与顾客的信息沟通由业务部负责;与当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通由综合办公室负责.社会责任代表应该对上述沟通提供支持和沟通,必要时,向总经理报告.B.公司任何人收到来自外部有关社会责任的文件、 、 或其它信息资料,应及时转交给上述部门进行处理.C.当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求,由社会责任代表与综合办公室进行接待,并报告总经理.D.外部利益相关方提出的意见、建议、投诉或质疑,应由社会责任代表责成相关部门进行调查核实,并进行处理和回复.处理和回复的结果应该报告总经理.E.社会责任代表应定期访问本地利益相关方团体,征求他们的意见和建议,并公布SA8000社会责任管理报告以通报公司实施SA8000标准的进展和效果,提供相关数据和资料,包括社会责任管理评审和监督活动的结果.F.如果有合约要求,社会责任代表应对利益相关方提供合理的资料和获取资料的渠道,以核实公司是否符合SA8000的要求.假设合约有进一步的要求,公司应通过采购合同的条款,要求供给商和分包商提供上述安排和渠道.第五条相关文件事故、不符合项、补救及纠正行动程序第六条附件6.1联络单6.2会议记录6.3社会责任管理报告