2023年物业入住管理标准作业规程万科物业管理规程.docx

【物业入住管理标准作业规程】万科物业管理规程 1.0                 目的 标准业主入住管理工作，确保业主顺利入住。 2.0                 适用范围 适用于业主入住管理工作。 3.0                 职责 3.1                  管理处经理负责组织安排入住工作。 3.2                  总经理办公室负责协助管理处经理安排业主入住工作。 3.3                  管理处物业管理员负责具体办理入住手续。 3.4                  财务部负责核收各项入住费用。 3.5                  设备部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。 4.0                 名词解释 入住：是指业主收到书面入住通知，并办理完相应手续。业主收到入住通知一个月内未办理人住手续的，视为未入住。 5.0                 程序要点 5.1                  办理入住手续的前提条件。 5.1.1        小区(大厦)已经通过接管验收验收，到达入住条件。 5.1.2        已经通过接管验收，标志是： a)     房屋无重大质量问题； b)     工程遗留问题根本得到解决； c)     工程资料已经齐备； d)     业主档案资料已经移交完毕，产权确认工作已经结束。 5.1.3        到达入住的条件，这里指： a)     物业区域实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等根本使用功能，可以满足日常生活所需； b)     配套设施根本齐备，建成并能够使用； c)     管理处有固定的办公场所并开始办公。 5.1.4        物业管理公司已经同委托方签订完毕物业管理委托合同。 5.2                  入住的准备工作。 5.2.1        入住资料的准备： a)     根据物业区域的实际情况编写和印制业主公约、住户手册、效劳指南、消防平安责任书、入住通知书； b)     入住通知书的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的入住流程等； c)     印刷以下各类入住表格： ——〈业主证〉领用登记表； ——装修申请表； ——住宅使用说明书； ——住宅质量保证书； ——钥匙领用登记表； ——开发公司提供的入住验房表； ——业主家庭情况登记表； ——入住登记表。 5.2.2          设计办理入住手续流程图。 5.2.3          入住时的环境布置： a)     区内环境： ——入口处挂横幅，内容有“欢送您乔迁××〞等，插彩旗，营造热烈的气氛； ——插指路牌，由入口处到管理处，指路牌标明“管理处 →〞字样； ——入口处标明管理处办公地址和办公时间。 b)     管理处办公环境： ——挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景，给人以隆重、喜庆的感受； ——张贴醒目的“办理入住手续流程图〞，办理手续窗口设置要求做到“一条龙效劳〞，各窗口标识清楚，一目了然； ——物业管理人员着装整洁，精神饱满； ——办公室内资料摆放整齐有序。 5.3                  办理入住手续流程图：  1.1                  发出入住通知。 1.1.1        物业公司依据预定的入住时间，及时向业主发出入住通知。 1.1.2          业主收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内，业主尚未办理入住手续的，物业管理员应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续；超过规定期限未办理入住手续的，物业管理员应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件： a)     关于办理入住手续的通知； b)     购房合同原件和复印件各一份； c)     业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份，一寸彩照每人各一张； d)     单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份； e)     委托他人办理的，须带业主委托书。 1.2                  入住手续的办理。 1.2.1        验证：管理员在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查： a)     购房合同原件； b)     业主的身份证原件； c)     单位购房的还须检查其单位营业执照副本； d)     委托他人办理的，还须检查业主的委托书。 1.2.2          检查无误后，管理员将购房合同原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业主档案。 1.2.3        将业主提供的照片贴在业主家庭情况登记表内。 1.2.4          交纳入住费用：物业管理员指引业主到财务窗口交纳入住费用，财务部根据收款工程开具收款收据。一般情况下，入住费用包括以下工程： a)     煤气开户费：属代收代缴费用； b)     有线电视初装费：属代收代缴费用； c)     装修保证金； d)     装修垃圾清运费； e)     物业效劳费：以物业公司与业主交接房之日起计算效劳费。 1.2.5        验房收楼： a)     物业管理员在业主交完入住费用后带业主验收房屋，并请业主将房屋存在的问题填入业主入住验房表中； b)     房屋经验收合格的，管理员应请业主在业主入住验房表中签字确认； c)     验收中发现问题，业主要求在其搬入前或在其二次装修前维修的，管理处应通知开发公司在一周内给予解决，并将整改结果通知管理处： ——开发公司在一周内未整改完毕的，管理处应将整改情况反响给业主，并告之具体再验收时间； ——整改完毕后，由管理员通知业主二次验收；二次验收不合格的，由管理处经理进行跟进，并依据物业管理公司同开发公司签订的前期物业管理委托合同中的保修条款要求开发公司尽快解决。 1.2.6        发放钥匙： a)     业主收楼无问题的，物业管理员应将业主房屋钥匙全部交给业主； b)     业主收楼有问题的，物业管理员在将钥匙交给业主的同时，应留下一把大门钥匙在管理处，以供维修时用； c)     业主在领取钥匙时，物业管理员应要求业主在钥匙领用表内签名确认。 1.2.7        签署业主公约和消防平安责任书： a)     物业管理员将业主公约、消防平安责任书(一式两份)交给业主并请业主详细阅读； b)     请业主签署业主公约、消防平安责任书； c)     物业管理员将签署后的业主公约、消防平安责任书其中一份存入业主档案，另一份随其他资料交业主保存。 1.2.8   资料发放：物业管理员将以下资料发给业主保存并要求业主在资料领取清单上签名： a)     住户手册； b)     效劳指南； c)     签署后的业主公约； d)     签署后的消防平安责任书； e)     住宅使用说明书； f)     住宅质量保证书。 1.2.9   开通水电。 1.2.10    物业管理员邀请业主一起将水电表读数抄录在业主入住验房表中。 1.2.11    通知设备部开通该业主房屋的水电。 1.3  业主档案管理的具体方法参见业主档案管理标准作业规程。 1.4  本规程作为管理处相关人员绩效考评的依据之一。 2.0  记录 2.1  业主家庭情况登记表。 2.2  业主入住验房表。 2.3  钥匙领用登记表。 2.4  业主证领用登记表。 2.5  入住登记表。 2.6  资料领取清单。 3.0  相关支持文件 3.1  装修管理标准作业规程。 3.2  钥匙管理标准作业规程。 3.3  业主档案管理标准作业规程。 4.0  附录 关于办理入住手续的通知。 关于办理入住手续的通知 尊敬的业主： 欢送您入住本住宅小区。为了方便您办理入住手续，现将办理入住手续时的有关事项通知如下：   一、办理入住手续时应携带的资料：     1．入住通知书；     2．业主及家庭成员身份证及复印件；     3．所有家庭成员小一寸彩照壹张(用于办理业主证)；     4．业主委托书(委托他人办理时需带)；     5．营业执照副本及复印件(公司购房时尚需带)。   二、请您于接到入住通知的一个月内，到管理处办理入住手续；逾期不办的，视为入住。   三、办理入住手续流程图(略)。   四、入住时应交纳的费用(略)。   五、如有疑问，请致电：××××－×××××××。       我们真诚地期待着您的光临!                                           ××××物业管理                                              ××大厦物业管理处