2023年办公用ۥ品及设备管理办法.docx

办公用品及设备治理方法 第一章 总那么 第1条 为标准办公用品及设备的采购、领取、使用、保管与维修，使之治理有序，责任明确，以便更好地效劳于公司各项工作和降低办公用品及设备的使用经费，特制定本方法。 第2条 本方法适用于公司办公用品及设备的治理。所指办公用品及设备包括：文具、纸张、文件夹等文案用品，办公桌椅、档案柜等办公器具，、机、、打印机、复印机等办公器具设备，电视、空调、风扇、取暖器等家电设备。 第3条 主要职责。 1.集团行政治理中心主任：审核采购预算方案；监视指导集团总部物资用品的发放、保管和使用；审批、操纵物资的采购、报废，确保符合采购流程与标准。 2.集团采购主管：组织施行日常办公用品的采购及预算方案；采购总部打印机、复印机耗材等各类办公用品。 3.集团前台/后勤治理员：负责办公用品、劳保用品、厨房用品、清洁用品的采购工作，并做好采购记录；负责对各类用品的领用、发放；建立各类用品治理台账并及时更新，保证账物相符。 中心：负责审批采购方案和采购费用报销并监视采购。 第二章 办公用品及设备的方案治理 第4条 行政治理中心按照集团下达的办公用品及设备年度采购预算及各单位实际情况，分解并下达各部门年度办公用品及设备费用方案。 第5条 各部门按照行政治理中心提供的明细清单填写办公用品及设备采购明细表，并于每月3号前（放假顺延三天）报行政治理中心。各部门要对申领人所需增配办公用品数量进展检查，不合规定或超出标准的予以驳回。 第6条 行政治理中心于每月5号前（放假顺延三天）对各部门的办公用品及设备采购明细表汇总、审核，构成集团办公用品月度采购方案并据此施行采购。 第三章 办公用品及设备的采购 第7条 采购人员按照采购方案采购物品，要认真负责，坚持物美价廉，货比三家。在入库之前，确保物品的完好无损。如有损坏，属对方缘故负责退还，属本身缘故自行赔偿。 第8条 供应商的选择。按照公平、公正的原那么，采取公开比质、比价等方式择优确定供应商。 1.为保证集团以较低的价格获得高质量的办公用品及设备，集团将先行择优选取2～3家实力较强的供应商通过同类（种）产品比质、比价后，各自提供其最具竞争力的产品品种及效劳。 2.引入竞争机制，要求供应商每季（月）提供最新的产品报价及样品，集团集中评定后及时调整各供应商的采购品种与数量。条件成熟时，再确定长期供应商。 3.行政治理中心负责与供应商签订采购及效劳协议。 4.关于零星、低价用品，按便利原那么择近、择优购置。 第9条 采购。 1.采购申请流程。 ①单价lt;500元的： 集团总部：员工发起→集团业务中心负责人审批→行政治理中心主任审批→采购主管采购、分发→财务治理中心备案→行政治理中心归档。 区域公司：办公室/综合部发起→区域公司负责人审批→区域公司办公室采购、分发→区域公司财务部核查、备案→财务治理中心备案→行政治理中心归档。 ②单价≥500元的： 集团总部员工发起或区域公司办公室/综合部发起→集团业务部门负责人审批或区域公司负责人审批→集团行政治理中心主任审批→集团行政副总审批→集团总裁审批→采购主管采购、分发→财务治理中心备案→行政治理中心归档。 用品及设备实行采购小组采购制度。采购小组由行政治理中心、财务治理中心、申购部门各派一人组成，原那么上不少于两人。采购申请获得批准后，由采购小组按照货比三家、质优价廉的原那么负责采购。 3.采购的物品到货后，由采购主管持采购方案和购货发票连同采购的物品送交行政治理中心主任验收，验收无误后，填写一式三联的入库单，其中存根联由行政治理中心留存，记账联交付采购主管用于报销，回执联由前台/后勤治理员用于登记库房台账。 4.采购的物品验收入库后，前台/后勤治理员应按其类别、品名分门别类码放整齐，并负责物品的完好无损，如有非正常情况的损坏，自行赔偿。 5.各部门需自行购置一些急需的单价超过500元或者采购总额超过500元的办公用品，在征得集团领导同意后执行，购置后报销前到行政治理中心签字登记。 第四章 办公用品及设备的领取 第10条 集团的办公用品统一由行政治理中心保管和发放，各部门需使用办公用品的可按领用规定到行政治理中心前台/后勤治理员处领取。 第11条 使用部门领用常规性办公用品应以旧换新，填写办公用品领料单（详见附件1），办理相关领用手续后，方可领取。 第12条 办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪用私用，随意丢弃废置；严禁员工将办公用品带出公司私用。 第13条 使用办公用品应以室为家，在日常工作中，倡导节约作风，物尽其用，不要大材小用，努力降低办公本钱。 第14条 精心使用办公设备，认真遵守操作规程，使用后及时关闭电源，防止人为对各种设备的损害。 第15条 凡属各部门或部门内员工共同使用的办公用品和设备应指定专人负责保管，员工使用时应作借用、归还登记。 第16条 员工离任，必须在离任前向行政治理中心或区域公司办公室/综合部移交在用的办公用品，办理归还手续（指固定资产、计算机等非易耗品）。 第17条 集团信纸、信封、档案袋、名片等由行政治理中心负责印制，各部门按需领用，行政治理中心负责登记工作。各部门专用材料如需印制，由部门提出需求及款式交行政治理中心落实印制，行政治理中心印制完毕后通知相关领用并登记。 第五章 办公用品及设备的保养维修 第18条 各部门按照设备的操作规程要求，对办公设备进展定期维护，做好清洁保养工作。 第19条 、机、、打印机、复印机等办公设备出现缺点或维护（加碳粉、换墨盒）时，由使用部门向行政治理中心提出维修维护申请，填写办公设备维修申请单（详见附件2），由行政治理中心结合企业技术中心统一安排维修。 第20条 企业技术中心每季度定期组织对办公设备进展检查，统计办公设备使用与维修情况。 第21条 经鉴定属以下情况造成损坏或遗失的，由责任者按物品的购置价格和使用时间、新旧程度折价赔偿。（详见附件3物品损坏赔偿折价表）。 ； 2.私自拆装办公用品与设备； 3.安装非工作所必须的软件所引起的缺点； 4.保管不善造成物品遗失的； 5.其他的人为要素造成的损坏。 第六章 办公用品及设备的盘点与报废处理 第22条 盘点的组织治理。由行政治理中心和财务治理中心，组织各中心、区域公司对办公用品和设备进展盘点。 第23条 盘点频度与要求。每半年盘库结算一次，要做到账账相符、账物相符。对坏账局部查明缘故并追查相关人员责任。 第24条 报废处理。凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成个人在用办公设备损坏的，由使用者/保管人填写设备报废申请单（详见附件4），说明缘故和理由；报废手续完成后，及时办理补充新品的领用手续。 报废流程：使用者/保管人申请→责任中心主任审批→行政治理中心主任审批→财务总监审核→行政副总或总裁签批→财务治理中心进展账务处理。 第七章 办公用品及设备的监视操纵 第25条 行政治理中心对各部门所拥有的办公用品易耗品（主要指打印耗材与印刷制品）进展统计与调查。每月10日前对上一月各中心办公用品的领用量、余量做统计分析报表，上报行政副总和总裁。 第26条 行政治理中心对各部门办公设备维修与保养做统计报表，每月上报行政副总和总裁，进一步操纵设备维修费用。 第27条 各中心按照办公需求，制定本中心的月度办公用品预算，报行政治理中心，行政治理中心据此对办公用品的使用进展监视，操纵办公用品经费。 第28条 财务治理中心负责对办公用品与设备的购置、维修、报废等程序进展监视。企业治理中心对列属固定资产的办公用品与设备的状态及变更程序进展监视。监视审计中心负责对各部门的治理行为进展监视。 第八章 附那么 第29条 本方法由集团行政治理中心负责起草、修订、监视执行及解释。 第30条 本方法经集团高层运营班子会议审议通过，自下发之日起执行。 第31条 附件：（1）办公用品领用单；（2）办公设备维修申请单；（3）物品损坏赔偿折价表；（4）设备报废申请单。