2023年供应链财务管理制度.docx

天道酬勤 供给链财务管理制度 供给链财务管理制度V1.0〔初稿〕1. 目的 为标准财务管理，提高供给链与财务的信息共享性，标准财务收支内部控制，明确各环节审批职责和权限，促进供给链相关工作的及时性和各环节审批的时效性，特制定本制度。 1. 2. 适用范围 本制度适用集团内所有子公司及控股比例超过51%的关联公司 3. 职责分工与责任 3.1采购中心 3.1.1负责引入供给商，收集供给商资料，供给商入准资格审核， 起草采购合同及与供给商沟通交接，通知缴纳保证金，对供给商进行合理管控以提高考核达标率 3.1.2负责对供给商询价，向供给商下达采购订单，并跟踪订单执行情况，合理有效地控制本钱同时保证资源分配的高效率 3.1.3与品控、仓库、审计监察等部门沟通，协调来货的检测，商品入库及出库相关流程的管理及执行，及时调整采购订单的折价、退换货信息，确保实际供货量及价格与系统录入数据一致 3.2供给链中心 3.2.1与采购、审计监察等部门对新引进供给商的资质、合规性、供货质量进行确认，保证供给商到达准入标准 3.2.2通过分拣、配送、封箱等物流监控，现场快速抽检，实验室检测技术支持等手段，确保食品平安品质达标 3.3审计监察 3.3.1负责对供给商的经营状况、经营合规性进行监察，评估供给商风险水平，提高员工风控和廉洁意识 3.4财务中心 3.4.1负责合同保证金的收取、核查、保管、退还，确保保证金账实相符 3.4.2负责审核与执行供给商货款支付，确保原始单据的完整性和真实性，保证货款及时准确支付 3.4.3负责收取供给商罚款，结合原货款支付单据综合审核，防止多支付或少支付货款 3.4.4负责供给链内部租金、水电、物料、耗材、办公室用品等费用的审核与支付 4. 费用支付的责任 4.1费用申请人承当以下责任 4.1.1供给商保证金：采购员按照主合同保证金收取标准在SRM系统上录入保证金金额，确保按 公司规定的品类标准收取供给商合同保证金 4.1.2供给商货款：采购员在SRM系统上根据采购数量与金额创立开票通知，通知供给商开票， 申请人对所提供的采购数量、金额的真实性负责，各项货物在采购期间已到达采购中心采购管理制度要 求 4.1.3供给商罚款：采购员根据品控部的索赔诉求与供给商沟通后在SRM系统上发起抵扣货款索 赔单，发起人对所发起的赔偿单的金额真实性负责 4.1.4供给链内部费用：申请人在OA系统上提出差旅、租金、物料、耗材、办公用品等费用申请， 申请人对该费用的合理性、真实性负责 4.2审批上级应承当以下责任 4.2.1对商品采购进价进行管控，对市调价格及供给商报价进行结算价格确认 4.2.2确认爆款商品及爆款商品价格管控 4.2.3对部门日常费用需求的必要性、合理性、真实性进行全面审核，合理有效地控制本钱，确保 所发生的各项费用符合公司制度 4.2.4对员工反响的问题予以关注 4.3财务审核的责任 4.3.1查核拜特上收到的保证金金额与收款公司名是否与采购创立的收款申请及供给商上传的保证 金支付凭证相符 4.3.2保证金退回申请是否附有收据原件或收据遗失证明，财务系统是否存在该保证金款项 4.3.3发票的真实性：开票单位提供的发票是否真实有效，开票时间是否与业务发生期间相符 4.3.4发票抬头是否与费用归属的公司名称一致，发票金额、税号、纳税识别号是否有误，税率是 否符合税法规定 4.3.5请款时间是否与业务发生期间相符，采购的品类、数量、金额是否与收货单、对账单相一致 4.3.6 SRM系统里的发票与付款申请单是否与实际收到的真实发票和付款申请单相符 4.3.7租金、水电、管理费等日常固有费用是否有缴款通知书和合规的发票 4.3.8日常物资申购单的种类、数量及金额是否与收货单、发票一致 4.3.9供给链员工差旅借支等费用按费用报销管理制度执行 5. 费用审核矩阵 报销矩阵 审核人 金额 直属上司 部门经理 中心负责人 财务会计 财务经理 财务总监 总经理 X＜5千 √ √ 　 √ 　 　 　 5千≤X＜5万 √ √ √ √ √ 　 　 X≥5万 √ √ √ √ √ √ √ 借款矩阵 审核人 金额 直属上司 部门经理 中心负责人 财务会计 财务经理 财务总监 总经理 X＜5千 √ √ 　 √ 　 　 　 5千≤X＜5万 √ √ 　 √ √ 　 　 X≥5万 √ √ √ √ √ √ √ 请款矩阵 审核人 金额 直属上司 部门经理 中心负责人 财务会计 财务经理 财务总监 总经理 X＜2万 √ √ 　 √ 　 　 　 2万≤X＜30万 √ √ √ √ 　 　 　 30万≤X＜50万 √ √ √ √ √ 　 √ X≥50万 √ √ √ √ √ √ √ 以上审批程序参照钱大妈-审批程序6. 费用审批的时间限制 6.1审批需及时，OA流转到审批人节点时间不能超过36小时，超过36小时未审批的，系统将自动跳到下个环节，并默认本环节审批人已同意，审批责任由该没有及时审批的审批责任人承当，财务每月提取一次时效审批记录并发放通告 7. 单据归集 7.1供给商把单据按规定整理好邮寄给供给链会计，供给链会计核对原始单据和OA上传的单据是否一致，当流程到各个环节审批最后流转到出纳付款环节时，供给链会计需打印出纸质审批单作付款凭证，同时系统推送至拜特由出纳完成支付款项，付款环节结束 8. 流程走向 8.1供给链采购付款流程图，详见附件一 8.2保证金账目管理流程图，详见附件二 8.3供给链费用管理流程图，详见附件三 附件一：附件二 附件三