2023年XX建设集团公司印章管理办法.doc

XX建设集团公司印章管理方法 　四川XX建设集团 　文件编号 　HTJS—HZ—003 　公司印章管理标准 　修订状态 　0/A 　1.总那么 　1.1 目的：为加强公司印章管理，标准公司印章的刻制、发放、保管、使用，以及停用和作废，特制定本制度。 　1.2公司印章的定义：本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。 　2.公司印章的种类 　2.1公司公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门登记备案，对外具有法人效用的公司正式印章。 　2.2法人章：刻有公司董事长名字具有法人效应的法人专用章。 　2.3总经理章：刻有公司总经理名字的印章。 　2.4 财务章：刻有公司专用的公司用章 　2.8其它专用章：因工作需要代表公司对外行使某项专业权力的圆形印章，包括标准化专用章。增刻此类印章的申请必须在申请时列明印章使用管理规定并报公司主管领导批准。 　3.公司印章的申请与刻制、废止 　3.1申请：必要的业务用章：支出合同、财务、人事用章可以书面形式向行政部提交“刻制印章申请表〞。〔附件二〕申请表必须由部门领导与主管三层领导确认并经公司总经理批准。其他印章申请应严格控制。 　3.2刻制：公司印章的刻制由行政部统一负责。刻制标准应符合国家相关规定。 　3.3散失、损毁、被盗 公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向行政部说明原因及交书面告书，报告书须经部门领导和总经理确认。办公室根据情况依本制度办理改制。 　3.4废止：由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交办公室处理。除特别需要，由办公室将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。 　4.新制印章的登记 　印鉴档案：申请刻制好的印章应在行政部进行登记。行政部应将每个印章登入“印章登记卡〞〔附件三〕内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。 　5.管理 　5.1公司印章由公司行政部统一管理。其主要职责包括：根据公司需要，确定公司印章的种类、范围、数量；组织印章的刻制、发放、停用和收回、销毁；管理公司印鉴档案；管理公司公章、负责公司公章用印；制定公司印章管理的规章制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。 　5.2公司有关职能单位对所分工管理的法人章、公司钢印、公司业务专用章负管理的责任，承当用印的后果。 　法人章主要用于公司法人代表授权证书；人事劳动合同；招标书和投标书。法人章的用印由行政部经理负责管理，用印时经总经理批准后须与公司公章同时使用。 　财务专用章，由财务部按公司财务管理制度规定使用。 　合同专用章由公司行政部档案室保管使用，合同专用章的管理由以上各部门按照公司合同管理规定执行。 　5.3各分子公司印章，即各分子公司的圆形印章，由各分子公司领导指派专人负责管理。 　5.4部门章由所属各部负责人管理。原那么上本款所列印章只能对内使用，不具备对外效力。 　5.5其它专用章的管理由有关部门按申请时批准的使用管理规定及在公司印鉴档案中登记的使用范围〔参见附件一〕执行并负直接责任。 　5.6公司公章用印应严格执行用印审批和登记手续，填写“用印审批单〔附件四〕〞。用印申请单位应根据用印的性质、重要性以及用印后果由相应领导审批。涉及一定数量货币支付，以及对公司的名誉和经济利益产生影响的用印必须由公司董事长审批，特殊情况可由总经理或分管领导审批，凡总经理或分管领导签字的必须有董事长的授权书，否那么行政部有权拒绝用印，产生的后果由用印申请单位自负；常规大批量用印〔如人事部门的劳动合同用印〕可视情况由部门领导审批，经办人直接填写“公司公章用印登记表〞即可用印。用印申请单位对所选印种负责，行政部有权对用印申请单位所选印种提出质询。公司公章的保管人施印时必须认真核对“用印审批单〞与“公司公章用印登记表〞上的内容是否一致，严格把关。 　5.7“公司公章用印登记表〞〔附表四〕必须由用印申请单位经办人依照所附填表说明，认真、清楚、详细的填写。 　5.8公司业务合同的用印，不允许使用公司公章，须由相关职能部门按规定程序使用合同专用章。 　5.9需要使用公司公章的专业性较强的业务方面的用印，须由相关部门协同行政部进行管理。 　5.10公司印章设专人保管，原那么上印章的保管人也是印章的管理人和使用人。印章管理人应坚持原那么，工作细致，作风正派，严格执行印章管理制度，不得用掌管印章的权力为自己谋私利；对不合手续或不合法的用印，以及不正当的用印有权拒绝。公司印章的使用必须登记记录。 　行政部经理对公司各部的用章有监督权，应定期对印章管理使用情况进行监督、检查。 　5.11公司印章的使用限在公司办公室内，不能将印章携带出办公室以外使用，特殊情况需报董事长同意。 　5.12公司禁止开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经公司主管领导书面批准，行政部做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。 　6.使用范围 　行政部在印章发放时，应书面确认该印章的使用范围，建立公司分类印章使用范围表〔格式附后，见附件六〕。 　7.罚那么 　7.1严禁未经批准私自刻制公章，否那么无论用于何种目的，都要严肃追究责任。 　7.2违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。 　8.本制度自发布之日起施行，由公司办公室解释并修改,经总经理批准后执行. 　9.附件 　9.1其它专用章的使用范围表 　9.2刻制印章申请表 　9.3印章登记卡 　9.4用印审批单 　9.5公司公章用印登记表 　9.6印章使用范围表 　附件一：其它专用章的使用范围表 　专用章名称 　使用范围 　基建办公室章 　用于加盖整改通知单、开工令、施工现场签证单等文件 　标准化专用章 　用于加盖向信息产业部申报标准项目、与各标准化组织联系函、与技术监督局联络回函等文件 　培训中心章 　用于加盖新员工培训合格证 　工程部章 　用于以其集团名义向各项部办事处发放工程质量巡检通知、工程分包招标工作通知以及局部验收报告等 　部门专用章 　用于加盖部门资料 　附件二：刻制印章申请表 　日 期 　部门 　经办人 　申请印章种类 　名称 　材质 　形式 　申请理由： 　使用范围： 　管理权限： 　管理人： 　申请部门经理 　年 月 日 　行政部经理 　年 月 日 　总经理 　 年 月 日 　董事长 　年 月 日 　备注： 　附件三：印章登记卡 　登记日期: 　登记号码: 　名称: 　印模： 　管理人: 　责任人: 　种类: 　形状: 　用途: 　制成日期： 　印章材质: 　制印人: 　废止日期： 　废止理由： 　备注： 　附件四：用印审批单 　部门 　申请人 　份数 　内容 　 使用部门经理 　年 月 日 　行 政 部 　年 月 日 　总 经 理 　年 月 日 　董 事 长 　年 月 日 　备注 　附件五： 　公司公章用印登记表 　序号 　日期 　申请人 　部门 　内 容 　份数 　确认领导 　审批领导 　经办人 　签名 　备注 　1 　2 　3 　4 　5 　6 　7 　8 　9 　10 　11 　12 　填表说明：1、本表由用印申请单位经办人持“用印审批单〞到行政部填写前方可用印；2、填写必须认真、清楚、详细；3、本表“内容〞栏的填写须依申请用印材料内容明细填写，不能笼统归纳。 　附件六： 　印章使用范围表 　种类 　名称 　形状 　材质 　印章内容 　管理负责人 　办理责任人 　备注 　注：本表方案在行政部完成“印章登记卡〞及印章档案后，将现于公司内部使用的各种印章汇总制表，使各种印章的使用及管理人清楚列明，便于查询。 　1．职责/权限： 　行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会议室的日常清洁。 　行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。 　部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。 　2．会议的组织： 　公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。 　部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。 　会议准备：会议都必须有目的、有方案和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。 　拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。 　确定参会者。 　决定会议方式。 　选择开会时间、地点。 　拟定议事日程。 　会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。 　会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、本卷须知等等。 　会前 会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。 　会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题、茶水。 　会中事务：签到、会场效劳、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。 　会议记录。 　会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。 　3．会议室使用： 　会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。 　4．会议纪律： 　实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。 　按时到会，不准迟到和早退。 　会议期间不得接听 和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。 　会议室内严禁大声喧哗与来回走动。 　5．会议要领： 　要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 　6．本卷须知： 　发言内容不得偏离议题。 　发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。 　个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。 　不可取用不正确的资料。 　不要尽谈些期待性的预测。 　发言不可不懂装懂，胡言乱语。 　尽量不要谈到抽象论或观念论。 　发言的内容应该朝着结论推进。 　主持人应当引导在预定时间内做出结论。 　讨论会议发言者不可过于集中于某些人。 　小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。 　全体会议人员都应专心聆听发言。 　不可打断他人的发言。 　不可对发言者吹毛求疵。 　在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。 　应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。 　应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。 　7．其他： 　主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、防止混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。 　参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、防止无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。 　会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。 　8．公司会议分类：部门经理周例会、部门周例会、行政月例会、工程论讨会议、月分公司会议、半年总结会议、年总结会议。 　8．1 部门经理周例会 　 会议议题：各部门上周工作总结和本周工作安排 　 时间：每周一早上8：40—10：40 　 地点：二楼会议室 　 参会人员： 　 主持人： 　 记录人： 　8．2部门周例会 　 会议议题：部门经理对上周工作总结及本周工作分配