2023年公司备用金管理制度.docx

公司备用金管理制度 公司财务部文件 公司备用金管理制度（修订版） 为了加强公司对有关部门及各工程部备用金的管理，标准借款行为，提高资金利用效率，夯实本钱费用核算，减少资金损失，特制定本制度。 一、本制度适用于公司各部门及所有工程部。 二、备用金范围 1、采购员零星采购备用金； 2、个人因公出差零星开支备用； 3、经常性的零星开支备用金； 4、工程兼任财务人员备用金； 5、其他备用金。 三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。 四、备用金借款和报销手续程序 1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单〞，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单〞，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单〞各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。 2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单〞，填写好“报销单〞的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单〞返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。 公司财务部文件 3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金〞台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。 五、备用金额度 1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或工程部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过2023000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。 2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。 3、各工程工程备用金，视各工程情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况，需由工程经理提前向总经理说明情况，予以审批。 4、其他借款，根据实际情况核定金额。 公司财务部文件 六、备用金使用审批权限 备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。 七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。 八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。 九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。 十、本制度由公司财务部负责解释和修订。十 一、本制度自下发之日起实施。 第4页 共4页