2023年浅析高校档案信息安全管理措施.docx

浅析高校档案信息平安管理措施 汪文鑫 摘 要：为适应国家经济高质量开展的现状，提高我国就业人员素质，高校实行积极的招生政策，扩大招生规模。随着学高校生数量的不断增多，高校档案信息平安面临极大考验，急需采取行之有效的平安管理措施高校档案信息。 关键词：高校档案;档案平安;管理措施 2022年2月28日，教育部副部长翁铁慧表示今年将扩大高校招生规模，硕士生和专升本扩招人数约为51.1万人。 随着招生规模的扩大，在校生数量逐年增加，增加了档案管理的工作难度和强度，对档案管理工作是一个极大的挑战。“互联网+〞时代的到来，大数据技术在高校档案管理中的应用，为档案信息管理带来便利的同时，也增加了档案信息平安的风险性，只有全面分析当前档案信息平安管理方面存在的问题，才能更有针对性地提出相应的解決措施。 一、高校档案信息的重要性 于高校自身而言，高校档案包括教学科研、党政建设、学校根本建设及财会等九大类别，真实记录了自办校以来学校的开展历程，能直观反映出高校在建设和开展过程中取得的成绩以及存在的问题，对高校今后的开展规划及办学定位具有极为重要的作用。 于教育科研而言，高校档案信息记录了学校学科教学开展的历程，记录了教师开展教学科研活动的情况，客观真实地展示教科研过程中的优缺点，通过研究分析，可以把握不同学科的特点及开展规律，制定出更适合本校学科开展的政策及规划，同时对学校学位点评估和科研成果展示等方面提供强有力的材料支撑。 二、高校档案信息平安管理的必要性 高校档案在学校开展和科研教育等方面发挥着不可替代的作用，能客观真实地复原各个历程阶段所发生的事件。究其根源，这种客观真实性源自于档案的原始性。档案原件的参考和复原价值是任何材料都无法替代的。只有档案原件才能真实客观全面地展示某个时间点发生的某个事件，因此具有真正的参考价值和不可动摇的权威性。目前，对高校而言，档案信息平安管理主要存在以下两方面的问题。一是纸质档案面临着损坏和丧失等风险，二是大数据技术存取的档案面临着信息泄露及黑客攻击等风险，因此急需系列行之有效的措施去躲避这些风险，提高档案信息的平安性。 三、高校档案信息平安管理存在问题 （一） 档案管理人员缺少档案平安管理意识 在高校档案信息管理过程中，存在档案平安管理重视度不高的问题。从高校层面看，局部高校缺少具体细致的档案平安管理制度及相应的处分条例，存在档案管理制度混乱和档案管理工作不严谨等问题。从高校档案管理人员看，目前高校在职的档案管理人员缺少系统的培训教育，相关档案平安管理的理念、意识和技能等存在不同程度的欠缺，局部档案管理人员认为，档案归类到档案室即可，不需后续的管理，档案始终处于平安的状态。在开展相关档案管理工作时，难免出现因专业素质不强造成的纰漏，对档案平安管理造成负面影响。 （二） 档案管理设备平安性不高 随着科学技术开展，档案管理设备的平安性不断提高。高校纸质档案的保存设备处于落后的状态，保存档案的专业性过低，存在因环境等因素变化造成损坏的隐患，防火防盗性不强，很难保证纸质档案的平安性。 大数据技术的普及为高校档案管理提供了技术支持，同时增加了档案管理的风险。目前很多高校借助大数据技术管理档案还处于起步阶段，相关设备不够完善。 （三） 高校师生的档案平安管理重视度低 高校教师档案平安管理重视度低。高校教师承担教学和科研两方面的责任。从教学方面看，高校教师需要做好任教科目的教学档案的管理工作;从科研方面看，高校教师需要做好参与主持工程等的资料管理，但多数教师缺少档案管理方面的意识，易造成资料外泄。 高校学生档案平安管理重视度低。局部档案须有学生自我保管，由于在校时间长，经常发生学生局部档案资料丧失的情况，尤其是临近毕业时，学生补办各种档案资料，为高校相关部门造成较大工作压力。 四、高校档案信息平安管理策略 （一） 加强对档案管理人员的培训 高校应定期对高校档案管理人员组织开展线上线下的档案平安管理教育培训，通过邀请学者讲座、承办档案管理类会议和线上专业培训等方式，宣讲科学合理的档案管理原那么，让档案管理人员明确自身工作的根本准那么，提高平安意识，保证档案信息管理的平安性;分享档案管理的方法，提高档案管理人员的专业知识素养和专业技术能力，保证档案信息管理有序平安开展;借助高校因档案信息管理不当而出现问题的反面案例，为档案管理人员敲响警钟，切实明确档案平安管理的重要性。同类别或同地区兄弟院校可以不定期开展档案管理交流会，交流在档案管理方面的出现的问题及积累的经验，互学互鉴，共同提高高校档案管理水平。在进行档案管理人员招聘时，可选聘档案专业的应聘者，提高高校档案管理方面的专业性，使档案信息的平安管理更成体系，保证档案信息管理的标准性及平安性。 提高档案管理人员平安意识。通过制度标准和专业培训，确保每位档案管理人员明确自己的职责，明确档案平安管理工作的重要性，提高档案管理的平安意识，增强日常工作的保密意识。在日常档案管理过程中，分工明确，责任到人。如出现涉及档案平安问题，必须按照相关制度标准，明确主体责任，采取相应的惩罚措施。 注重提高档案管理人员的职业认同感和职业素养，明确档案管理人员的职业价值，以更积极高效专业的态度开展档案信息平安管理工作。 （二） 升级档案管理设备 档案管理设备是保证档案信息平安的重要举措。针对纸质类的档案材料，除了要做到分类整理归档外，还要注重保护档案的原始性及无损性。通过先进的档案管理技术及设备，尽量防止因气温和湿度等环境自然因素对档案造成的损坏，同时注重储存管理的条件，严格限制档案借阅，提高档案管理设备的平安性，防止因管理不当造成的损坏或因其他因素造成的丧失。 大数据与档案信息管理结合紧密，给高校档案管理带来便利高效的同时，也带来了相应的平安隐患。在借助大数据技术实现档案信息化管理的过程中，信息技术和设备成为保证档案信息平安的关键一环。目前高校对档案信息化管理的平安性关注度不高，设备升级引进等受到资金难以申请等多方面的限制。需相关档案管理人员明确设备技术与档案平安之间的相关性，通过合理合规流程申请平安性强的设备支持。档案管理信息技术引进也是重要一环。档案管理信息技术与档案平安密切相关。近年来，报道中出现不少学生入侵学校系统修改档案等情况，为高校档案管理工作造成极大的压力。因此高校要引进相关技术，保证档案管理系统的稳定性和平安性，防止因非法入侵造成的负面影响。 （三） 增强高校师生档案管理的平安意识 通过学校官网及校园横幅等方式，提高高校师生档案管理的平安意识。对于高校教师来说，可借助隶属学院及教研室进行集中教育，引导高校教师分类整理好相关档案资料。教学方面的资料除了上交学院外，对重要档案资料要做好备份，对任教科目的教学资料按类别归纳整理，为后续教学研究和评估做好准备。科研方面的资料要注重保护，尤其是涉及工程的资料，要增强档案保存的平安意识，防止资料泄露造成的损失。对于高校学生来说，要明确档案资料的重要性，尤其是毕业生，应加强档案平安意识的教育，明确学校档案管理的制度和流程，明确档案在升学就业过程中的重要作用，防止因档案丧失而影响升学就业等。 高校档案所具有的重要价值决定了档案信息平安管理需引起极高的关注。高校要提高档案管理人员的专业素养和平安意识，升级档案管理的设备和技术，通过宣传教育，在全校范围内明确档案信息平安管理的重要性，推动学校整体档案平安管理的进一步开展。 [参考文献] [1]王青.新媒体背景下高校档案管理工作探析[J].中国报业，2022（24）：62-63. [2]赵跃.档案平安体系研究的理论溯源[J].档案管理，2022（2）：14-16. [3]李瑞.高校档案工作平安体系构建浅议[J].陕西档案，2022（4）：18. （作者单位：山东传媒职业学院，山东  济南   250000）