2023年工程档案管理制度.doc

工程档案管理制度 为了切实抓好工程档案资料的管理工作，确保工程档案资料的完整、准确、系统和有效的利用，特制定本制度。 一、工程档案工作要与工程建设同步。 二、工程资料的编目必须完整，字迹清楚，内容真实，不修正涂改，不弄虚作假，并确保及时性、连贯性。 三、工程工程建设过程中，建设、监理、施工单位应在各自职责范围内做好工程文件资料的形成积累、整理、归档、监理审查和保管工作。 四、各参建单位必须有一位负责人分管档案资料工作，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理工程档案资料。 五、工程资料签字要齐全，禁止他人代签或一人多签，禁止用不确定的语言或模棱两可的语句进行定性评定。 六、做好工程声像资料。参建单位应指定专人负责各自产生的照片、胶片、录像等声像材料的收集，工程建设重要阶段、重大事件事故，必须要有完整的声像材料归档。 七、建设单位随时检查有关档案材料的收集、整理情况，对于各阶段、各类档案达不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，建设单位不返回工程质量保证金。 八、按照工程档案管理规定及相关标准、规定进行整理、立卷、归档。 XX省城市供水XX县区两家子水库 除险加固工程补充工程建设办公室 二0一一年八月十八日 第二篇：工程档案管理制度工程档案管理制度 为标准公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。 一、工程档案的归档范围及质量要求 〔一〕工程档案的归档范围 对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。〔详附件一〕 〔二〕归档文件的要求 1、归档的工程文件应为原件。 2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。 3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。 4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。 二、工程档案的管理机构 各工程部设资料员，主要负责本部门工程工程从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。 三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计 〔一〕工程档案的收集 文件形成后，文件形成责任人〔经手人〕必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。 〔二〕工程档案的整理 按照单位工程分局部项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。 〔三〕工程档案的立卷 1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五局部。 2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。 3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。 4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。 5、竣工图按专业组卷。 6、竣工验收文件按单位工程组卷。 〔四〕工程档案的编目 1、每卷单独编号，页号从"1"开始，案卷不宜超过30mm;页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，反面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。 2、卷内目录："序号"以一份文件为单位，"责任者"填文件的直接形成单位和个人， 有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原有的文号或图号；"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。 未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。 〔五〕工程档案的装订 案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。 〔六〕工程档案的归档 1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。 〔七〕工程竣工档案移交 工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。 〔八〕工程档案的索引〔待讨论工程代号、档号〕 工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。 案卷号如：第1卷1.1.1- 1专业号如：基建类1为1.1.1 工程代号如xx花园首期为1.1 楼盘代号如xx花园代号为1 〔九〕工程档案的保管 工程档案管理人员必须确保工程档案的平安和不被流失。保持档案室的枯燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。 〔十〕工程档案的统计 工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。 四、工程档案保管期限 保管期限分为永久、长期、短期〔具体详附件一〕 1、永久。是指工程档案需永久保存。 2、长期。是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。 3、短期。是指工程档案保存20年以下。 同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。 五、工程档案密级 密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。 工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。 六、工程档案的借阅及销毁 按照集团公司档案管理制度执行。 本制度由部门经理负责考核部门资料员，工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。 七、本制度自发布之日起执 第三篇：工程档案管理制度明州大道〔洞桥至云龙段〕工程第iv合同段 工程档案管理制度 浙江恒立交通工程 明州大道〔洞桥至云龙段〕工程第iv合同段工程部 工程档案管理制度 一、工程档案管理制度 1、目的 建立、健全档案管理制度，统一管理工程进度、质量、平安、合同及工程管理文件档案等各种档案资料。对工程资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保工程部在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。 2、范围 用于工程部所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。 3、职责 工程部的档案管理员负责对工程资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把工程资料和竣工资料移交公司统一管理。工程经理负责对移交公司的档案进行审核。 4、内容 〔1〕工程资料的控制 做好资料的收集和保管，做好收文发文登记。在工程工程过程中，公司统一收集所涉及该工程的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同〔包括设计合同、监理合同、施工合同等〕以及各类证书，及时把复印件送至工程部档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交工程部，准备办理竣工验收。在工程工程竣工后，工程部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经工程经理审批后，移交公司统一管理。 在工程工程过程中，工程档案管理员对所接收的工程资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识并分别存放。公司所开发的工程均有工程名称，且档案盒使用统一的标识 文件类别。1土地合同类；包括上级批文、合作协议、土地合同等。2政府批文类；如方案批文。3“五证〞；包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证。4合同类；包括施工合同、设计合同、监理合同等。5工程开展类文件；包括工程进行过程中的各种中间报建报批文件等。6施工资料和监理资料；包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件。7竣工验收类；包括专项验收。8图纸类；包括工程的各专业图纸及cad电子文件、设计变更、签证、洽商等。 工程档案管理员对所接收的工程资料，在专业不同的根底上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。在工程建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到工程部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。〔2〕工程资料的控制 政府部门所要求专项工程工程均应做竣工资料。工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件： 1、建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕； 2、全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报工程竣工档案情况申报表，报送工程经理部。工程经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和工程竣工档案情况申报表后，由工程经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报建设工程竣工档案专项验收申报表。工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管城建档案管理部门验收小组主持。验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的认真进行整改，并确保符合规定要求。工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。工程档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具接收工程工程档案登记单。承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。工程档案管理员对于所接收的竣工资料，应按工程进行分类、编号和装盒标识。竣工资料一式两份，一份由工程档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录清单。公司各部门、各工程借阅竣工档案，应办理借阅手续。公司之外的单位借阅档案，需经公司负责人的批准。对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。〔3〕档案立卷的要求 档案材料归档时，以a4〔即210mmx297mm〕规格为标准，缺乏a4规格的应用a4白纸粘贴，过大的要折叠为a4规格。档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的平安。文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。纸质竣工图〔或其它归档的纸质图〕，归档组卷时以手风琴式折叠为4X图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。 建设工程档案管理制度 为标准公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。 一、工程档案的归档范围及质量要求 〔一〕工程档案的归档范围 对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。〔详附件一〕 〔二〕归档文件的要求 1、归档的工程文件应为原件。 2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰