2023年公司规范化办公程序的若干管理规定.docx

公司标准化办公程序的假设干管理规定 标准化办公程序的假设干管理规定 一、文书处理程序： 目的： 为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，标准文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面貌，记录企业的业绩文秘资源网，为企业开拓经营提供效劳。 参考文件：总公司档案管理方法、经济档案管理方法（××字[xx]第111号） 附件：档案库房管理制度 档案补充修改制度 档案借阅及档案材料复印制度 档案鉴定与销毁制度 档案的统计制度 综合档案归档范围及保管期限 工程经济档案内容及责任分工 （一）收文： 1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时催促催收。 2、综合办收到文件后，应按照iso14001及ohsas18001的有关程序及时办理收文手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。 3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反响到综合办，通过综合办反响到有关领导。综合办做好督办事项的登记。 4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在文件承办单上签字，并及时送还综合办。 5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。 6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丧失文件和外传泄密，假设丧失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。 （二）发文： 1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字〞、“××党字〞、“××工字〞、“××团字〞。 2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。 3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。 4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。 5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的姓名。 6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。 （三）归档： 1、公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员（各部室资料员、内业），档案室归口综合办。 2、归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。 （1）收集。对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需归档文件。 （四）利用。归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工具，以备借阅（有关规定详见附件档案借阅及档案材料复印制度）。 （五）统计。详见附件档案的统计制度。 （六）保管。做好“七防〞工作和档案材料的保密工作。 （七）销毁。详见附件档案鉴定与销毁制度。 二、印信管理程序： 1、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综合办。 2、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。 3、印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。 4、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。 5、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原那么上不得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明“仅限于……使用〞字样。 6、介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。 7、介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。 8、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领导批准。 9、各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。 2023、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写用印审批表，报公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。 11、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。 12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究责任。 三、公函邮寄程序： 1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合办统一办理。 2、一般公函（对时间及平安系数要求不高的），本着降低本钱减少办公费用的原那么，由各部室按平信自行邮寄。 3、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。 4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。 四、办公设备及用品使用程序： 范围。公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、 机、扫描仪等为固定资产管理的设备。办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。 目的： 为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。 参考文件：总公司行政办公设备管理规定（××字[xx]第125号） 1、办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。 2、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。 3、办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。 4、办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。 5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。 6、办公用品由综合办统一购置管理。 7、办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。 8、特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。 9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。 五、图书购置、借阅程序： 1、图书资料由各部室经理编制购书方案，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。 2、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字前方可到财务部办理有关报销手续。 3、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。 4、综合办应按照iso14001及ohsas18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版本〞章。 5、借阅人员应保护图书，因个人原因损坏、丧失图书资料的要照价赔偿。 六、信息传递程序： 1、公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。 2、对于总公司下行的信息（包括fax、e-mail、 通知、信函等）由综合办统一查收，并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。 3、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，应立即作好记录，将记录内容及时传到达有关部门和人员，并及时处理有关事项。 4、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。 5、公司建立健全呈阅件制度，各部室可采用呈阅件的形式向公司领导汇报工作，提出建议。综合办应加强呈阅件的管理，做到件件有落实，事事有回音。 第8页 共8页