2023年后勤服ۥ务管理办法.docx

后勤效劳治理方法 第一章 总那么 第1条 为加强后勤效劳治理，标准效劳行为，明确效劳范围，提高效劳效率，特制订本方法。 第2条 本方法适用于公司工作快递寄送、出差机票预订、员工名片印制、礼品购置与分发等治理。 第3条 主要职责。 1.集团领导：负责后勤效劳工程与范围确实定，以及大额费用开支的审批。 2.集团行政治理中心：作为后勤效劳归口治理部门，负责提供详细效劳。 治理中心：负责相关费用的审核、审批与报销。 第二章 信件收发治理 第4条 本章所指信件指外单位通过邮寄方式或经快递公司送达本公司或本公司外发的一般信件、挂号信件、包裹、快递、报刊杂志、广告宣传材料等。 第5条 信件的签收。 1.前台负责每日收取报刊杂志及信笺，挂号信件、包裹、快递等重要信件应做好登记。 2.邮递员送来的信件，前台要检查有无开封、损坏的函件，如有开封、损坏函件，必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。 ，由部门负责到邮局领取。 第6条 信件的分发。前台收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（见附件1信件签收登记表）后分发，每天整理一次报刊杂志、信件、包裹等材料，分类进展存放。集团高管报刊杂志信笺由前台当天分发，其他部门应及时到前台领取。如有挂号信或快递等重要信件应及时通知收件人。 第7条 收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。 第8条 信件的发送。 1.因工作需要，需向外部寄送文件、材料、物资及其他货品者，必须先填写信件发送审核表（详见附件2），须经部门负责人、行政治理中心主任签字确认，并将需邮寄的货品包装好后交给前台，由前台统一安排邮寄。 2.未经登记或需邮寄的信件无部门负责人签字者，前台可回绝受理，如需邮寄邮费自付。 3.如收件人等信息不明晰或不完好，前台有权要求当事人将材料完善，关于无故拒不按要求填写，且经前台要求无效者，前台有权拒发该信件，并将情况报该部门负责人处理。 4.前台要认真在信件发送登记表（详见附件3）上进展登记，邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。 5.寄送文件、材料、物资等邮件货品，原那么上通过公司指定的承运单位（邮局、EMS、顺丰速递、中通邮件、申通邮件）进展邮寄，如有特别情况需通过公司指定外的承运单位寄送，必须经行政治理中心主任审批方可生效。 6.前台要保存好每次邮寄的存根，以备查验核对。 7.前台每月做一次信件发送汇总表报行政治理中心主任核实后交财务治理中心处理邮寄费用的征询题。 第9条 违规寄件处分。假设出现部门负责人或者前台把关不严，导致出现快递私用情况的发生，一次性给予责任人当次快递费5倍罚款，同时给予寄件人当次快递费10倍罚款，罚款从当月工资里扣除。 第10条 工作快递的寄送。 1.寄送范围。公司员工因工作需要，均可申请寄送工作快递。 2.工作快递寄送的审批。填写信件发送审核表→部门负责人签字→行政治理中心主任签字→到前台领取快递单→工程填写明晰后交给前台寄送（特别情况下可委托前台代为填写）。 3.工作快递寄送的原那么。 ①请各部门负责人在工作快递审批时严格把关，严格区分工作快递和私人快递，杜绝以工作的名义寄送私人快递。 ②区域公司在集团寄送快递，由相关归口单位负责人审批（如区域公司运营部由集团运营治理中心归口审批），费用按年度报集团财务结算。 ③工作快递请写明收件单位名称和联络方式备查。 ④私人快递由前台联络快递公司上门取件，不得要求前台外出到邮局寄送私人快递。 ⑤前台接到快件后应及时通知快递公司人员安排取件并留存底单以便查询。 第三章 机票预订治理 第11条 职责说明。 1.出差申请人：按员工出差治理方法填写因公出差审批表，需乘飞机的，出差申请人可先在网上查询机票信息，或向公司前台查询机票信息。 2.行政治理中心：经出差申请人分管领导审批后，行政治理中心可接受机票预订申请。 3.分管领导：审核出差人乘坐飞机必要性。 第12条 审批程序。 1.审批权限依次为：出差申请人→部门负责人→部门分管领导→总裁审批→行政治理中心备案。 2.集团公司董事长、总裁、副总裁可直截了当通知前台订购机票，但须由秘书或者本人填写订票申请单。 第13条 预订标准。 1.国内乘坐火车在10小时内能到达出差目的地的，原那么上不受理机票预订。 2.一般员工因公出差，特别情况经审批前方可预订机票。 3.有开通夕发朝至列车的出差地点不得订购机票。 第14条 费用。 1.所有机票，由前台凭出差申请表统一报销月结款项。 2.机票预订后，无特别缘故一律不得改签或退票。因公不能按时出行，需注明缘故，重新填写出差申请表预订；因私造成的改签或退票费用，由出差申请人全部承担。 第四章 名片印制与使用治理 第15条 名片印制。 1.行政治理中心统一负责对外印制名片的印刷业务。 2.原那么上公司员工需转正前方可印制名片，新员工或名片使用完者，应先填写名片印刷申请单（详见附件4），部门负责人签字同意并通过分管副总审批前方可交由行政治理中心负责印制。 3.名片印制申请人每月10日前统一到行政治理中心登记，并在名片印刷申请单上明确标示个人信息，包括姓名、职务、联络等。如遇特别情况急需用名片那么提早3日通知行政治理中心。 4.名片印制到位后，领取人到行政治理中心对名片信息进展核对，确认无误后在名片领用登记表（详见附件5）中签字。 5.行政治理中心对印制名片应留底存档。 第16条 名片配给数量操纵。行政治理中心有责任定期检查、搜集各部门名片需求，将相关信息统计。印制数量单位：1盒/人/次（100张）。 1.治理人员：经理及以上级别的治理人员，印制数量：3盒/人/次，备用数量：2盒/人/次。 2.正式员工：2盒/人/次，备用数量：1盒/人/次。 3.如遇大型展会、研讨会、客户寻访等名片大量消耗的情况，要提早预备，数量按照实际需要情况详细对待（提早3天提出印制名片申请）。 第17条 名片备用保管及保存。 1.每位员工不同时期不同版本的名片，行政治理中心要保存一张以备查。 2.每位员工备用的名片由行政治理中心统一保管，员工需要时到行政治理中心领用，行政治理中心按照库存情况定期检查备用名片并及时印制新名片。 3.名片更新：名片中信息发生变化时，需立即更新印制新的名片。 第18条 名片使用。 1.名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，合理掌握使用范围。 名片递送礼仪和交换规那么。 3.员工在业务交往过程中收到的公务、客户名片属公司客户材料，须在公司内共同使用，不得占为己有。 3.任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司的名片设计款式、排版等，违者按照1元/张乘以印制名片的数量进展惩罚。 第19条 名片作废及处理。 1.员工因升职、调职、离任等缘故，原版本名片不得接着使用，剩余名片所属部门负责人收回并销毁。 2.名片信息已更新，旧名片由所在部门负责人收回作销毁处理。 第20条 费用核算。每月底，行政治理中心按部门实际印刷名片数量，按部门进展费用分摊，并将结果通知相关部门。 第五章 礼品购置与分发 第21条 本章所称礼品指：经公司批准，由集团行政治理中心直截了当批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往，以公司名义向有关单位、个人馈赠发送的纪念物品以及作为公司员工福利的礼品。 第22条 礼品的购置。 1.礼品集中采购：每年12月份集团行政治理中心组织集团及各区域公司申报礼品采购方案，按照集团、各区域公司对礼品的需求方案，综合集团高管及各区域公司高管对礼品的要求，由集团行政治理中心和人力资源中心拟定“全年礼品集中制造或采购方案〞，包括：设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单价、数量等，经集团总裁审批由集团行政治理中心、人力资源中心与财务治理中心三方人员组成招标工作组，在集团招标工作小组（由公司高管担任组长）的领导下进展招标制造和采购工作。 2.采购的礼品应与集团的市场地位及企业文化相符合，到达提升集团对外形象的目的。在礼品的选材和品种上不追求贵重奢侈，要表达集团的特色。送给来访与外国客人的礼物，交流时，还要能表达中国的特色。 3.礼品采购原那么。 ①货真价实原那么：价格公正合理,不能以次充好、以假乱真。 ②集体采购原那么：参与采购人员不得低于3人。 ③集中制造原那么：年度方案、专业设计、集中制造和采购。 4.福利礼品采购：集团人力资源中心按照实际需要填写礼品采购申请单（详见附件6）交由行政治理中心统一进展采购，注明礼品名称、数量、可能单价（有无预算）、方案到货日期。可能总金额超过10000元人民币的要报财务总监、集团总裁审批。 5.接待礼品采购： ①集团各部门因业务需要领用礼品的，原那么上领用公司库存礼品，假设库存礼品不能满足需要，审批后采购金额在3000元以内的，那么按照礼品采购申请单审批的内容，由行政治理中心负责组织采购，或者在审批授权后由使用单位、使用者自行采购；采购金额在3000—50000元的，由集团行政治理中心、人力资源中心与财务治理中心一同采购。 ②针对公司重要客户，由集团行政治理中心批准或高管安排紧急的重要礼品采购，按照礼品采购申请单通过审批后由行政治理中心负责采购落实，采购人员必须在3人以上。 第23条 礼品的保管。 1.原那么上各类礼品均由集团行政治理中心后勤治理员进展保管。 2.后勤治理员在礼品购置回公司或厂家按合同将礼品交付公司时，由经办人填写物品的入库清单，后勤治理员按照入库清单验货，认真检查质量并清点数量，确认无误后在入库清单中签字确认，并提交集团行政治理中心主任复核。入库清单包括入库品种、入库数量、入库金额、经办人、入库时间等（详见附件7）。 3.后勤治理员每月末对礼品库进展清点对账，每季度对礼品库进展全面盘点清点，并填写年度礼品库入库台账（详见附件8）和年度礼品库出库台账（详见附件9），报集团行政治理中心主任。在礼品数量缺乏时应及时向集团行政治理中心主任报告，及时提出制造补充礼品的需求。 4.礼品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额，并如实填写礼品库出库台账，做到账物相符。如因主观缘故出现账物不符的那么按照物品同等价格进展赔偿，并做出书面检查。 5.后勤治理员换岗或离岗时，应将账物盘点明晰后随入库单、入库台账、出库台账一并移交下一任专管人员。 6.后勤治理员其职责是负责保管，未经公司领导批准，不得发放。后勤治理员因其他缘故不在时，应由集团行政治理中心主任或由其安排其别人员代管，在专管人员到岗后立即与代管人员核查帐物，以免出现账物不符。代管人员在代管期间不履行职责的，出现账物不符的由代管人员直截了当承担经济责任。如集团后勤治理员因其他缘故不在时，未经授权的其别人员擅自代管出现账物不符的，由其本人直截了当承担经济责任。 第24条 礼品的领取与分发。 1.礼品的领取和分发必须填写礼品领用审批单（详见附件10），礼品领用时需填写礼品领用登记表（详见附件11），由集团行政治理中心统一发放。 2.接待礼品的赠送。 ①赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合，要留意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，留意把戏品种的更换。 ②防止礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一来宾在同一次赠送活动中，要防止公司或部门多头赠送现象；或其