2023年各部门会议接待程序合集.docx

各部门会议接待程序范文合集 第一篇：各部门会议接待程序会议团队接待效劳方案及承诺 一、销售部接待程序： 销售部在获取客户在酒店举办会议的信息后，应着手做以下工作： 1、及时与会务方负责人进行联络 （1）清楚了解会议性质（属接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）； （2）假设属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金； 5、下发会议接待通知单 签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门，并保存该次会议的档案； 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程； 7、会议结账 会议结束，假设客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助； 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受；同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人，加深友情； 9、会议结束 会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反响至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。 二、房务部接待程序： 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到： 1、会议接待的前期工作 （1）熟悉、了解会议接待通知单的内容； （2）了解结算方式，收费工程、联系人和费用签单人； （3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途 、加床；（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等；（5）落实参会嘉宾是否分批到达；（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。 2、会议排房 按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于最正确状态的房间。 3、会议空房 确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入并确定房号。 4、会议嘉宾入住 （1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作； （2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态；（3）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。假设遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系。５、会议嘉宾离店 （1）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李；（2）前台收银处快速结账；（3）协助客人安排好车辆。 ６、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料。 三、餐饮部接待程序 餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到：１、会议接待前期工作 （1）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递； （2）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场； （3）由宴会主管按酒店效劳标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、效劳人员的精神面貌等），发现问题立即整改，力求没有疏漏； （4）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。２、会议接待中 （1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前４０分钟到场，引领参会嘉宾；（2）跟进会议效劳及协助客人处理会间特殊事项； （2）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。３、会议结束 （1）宴会效劳人员跟进会议结帐工作；（2）帮助会议客人整理会议遗留物品。４、会议用餐及送别 （1）引领会议客人用餐，并提供优质效劳；（2）做好餐饮帐务的结账工作。５、送别 （1）恭送会议客人，为宾客留下美好感受； （2）客人离店后，假设遗留下贵重物品，应尽快联系交换客人。６、整理会议客户资料，总结会议接待得失。 四、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作。 效劳承诺 一、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的效劳工程第一时间的筹划与报价。 二、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。 三、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的效劳的前提下，保护双方合法权益。 四、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。 五、会议期间及时叫早、叫醒效劳使参会代表安心休息。 六、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为局部延住、晚离店代表办理相应手续。 七、免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。 八、协助会务组布置会场和绿化。 九、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。 十、根据实际情况，提供收费/免费机场、火车站接送效劳，如有参会者需提前返程，可在会堂一角设返程机票预定。 十一、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的效劳及信息，并协助您采购。 十二、如果您在会后需要为参会嘉宾提提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最正确时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个适宜公正的价格。 十三、公关礼仪。礼义小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）文艺演出（专业表演团，可挑选节目）空飘（氢气球充气、升空）花蓝（大、中、小号订做）主持人（男、女均可）签到笔薄（专业用品）摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）。 十四、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色制作；意见调查表格；相关资料打字、复印、印刷；彩旗的制作；背景牌：有材料做夹板，进口萤光纸。 十五、物品运输：会议中假设是需要很多相应物品和设备的，我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。小件展品的运输：展柜，展桌，椅子，小型设备，小件货物的运送；大件展品运输：大型器械，大件物品的运送；特种展品运输：化学用品，医药用品以及复杂物品的运送；远程展品运输：远距离的展品运送；参展资料运输：宣传资料，印刷品，纪念礼品的运送：贵重展品运输：、效劳器、钢琴等贵重物品的运送。 十六、物品配送：酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常用品，我方可代购：办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品：纪念礼品：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等效劳。云南民族服饰：参会嘉宾假设能身着统 一、最具特色的云南民族服饰，会对外界（其他人群）产生一种特殊的感觉与影响：旅行袋：印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋，除能帮助参会喜宾装载物品外，更多一份纪念意义；笔记本：特殊纪念意义的笔记本，能让客户铭记本次活动与会议主办方。 十 七、订票效劳。代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；免费代全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。 十八、邮政速递。文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送寄出。 十九、汽车租赁。专车免费全天接站；优惠价格提供会议期间用车效劳。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。 二 十、医疗保建。如客户需要，我们可派出随团医生，保障会议期间客人的身体健康。 二十一、酒店根据客户的意愿、要求，筹划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待效劳优质最大化。 第二篇：会议接待效劳程序一、会议接待草案制定 １、与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的根本情况，制定合理、舒适、平安的接待草案。 ２、详细介绍酒店及酒店设施介绍。包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、平安保卫及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店。 二、活动前期准备清单 会议确定后逐一落实各项准备工作。 接待程序表。制定会议接待程序，落实各项细节。 酒店方面 第一时间与酒店负责人联系，着重介绍本团情况，并逐一落实各项要求。 １）房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员用房间）客人用房–各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）工作人员–用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近团中vip嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的效劳）。房间布置–客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前1小时，按照要求为房间陪送水果（需每天更换），房间号码-提前2天得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前2小时，旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙。以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。vip客人将有专人引领至房间。 ２）酒店餐厅。根据提前确认的菜单，厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区，仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。 ３）酒店布置。客人抵达前2小时，必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。 ４）行程用车。按照商议，保证车辆必须是8成以上的新车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富。 ５）导游员假设干名，挑选形象气质具佳，经验丰富，效劳态度好，并富有责任心的导游。 ６）工作人员两名，同组织者保持紧密联系，完成组织者提出的各项要求。 旅游安排 １）根据时间，编排合理、舒适的游览日程表； ２）按照预先分发的旅游登记表的统计结果，安排豪华空调旅游车，每车的乘坐人数安排在85%，以保证客人的舒适； ３）每台车都将有明显的标志—号码； ４）每台车安排一名优秀的职业导游，负责途中讲解和景点介绍； ５）各车的导游员将负责