2023年信息化系统提升后勤业务管理的研究.docx

信息化系统提升后勤业务管理的研究 唐永杰 [摘 要] 信息化在企业应用中扮演着越来越重要的角色，传统的管理模式已经很难适应新的业务形态和日益增长的业务需求。随着市场竞争的加剧，企业对管理精细度的要求越来越高，降本增效已经成为企业开展、提高竞争力的重要因素。文章通过对后勤业务现状进行分析，阐述了信息化对传统后勤管理模式的优化和提升，介绍了系统的功能和建设过程。 [关键词] 后勤作业； 物流运输； 降本增效； 物资追溯； 船舶配载 中图分类号：G475 文献标识码：A 一、现状 近年来，随着油气开采的增加和现场作业的日益频繁，后勤供应任务的压力越来越大，货物需求和船舶数量的增加对传统的后勤工作模式带来了很大的挑战。现有的后勤任务包括从平台要料到供应商发货、物流运输、平台接收全流程的管理，同时需要从多个系统中获取数据，存在着任务周期长、过程节点多、需求货物杂、关联系统广等特点，整个流转过程涉及部门及环节多，追踪管理极为困难。以往基于纯手工、电子表格的粗暴管理模式存在着效率、资源使用和追溯方面的问题，已经很难适应新业务模式的需求。 二、面临的问题 现有后勤管理模式存在的问题，主要表达在以下几点： （一）效率低，速度慢，错误率高，员工工作压力大 传统的手工数据记录模式需要操作人员在现场抄写数据后返回办公室录入系统，屡次重复的操作很容易造成数据信息的遗漏和错误。同时随着作业任务的增加，现场需要记录的信息越来越多，给现场员工带来大量重复工作。 （二）信息反响滞后 由于现场需要全天候不间断作业，所以信息的录入会相应的产生延迟，正常情况下大局部数据在任务完成后录入系统，局部数据需要隔日录入系统。 （三）孤岛现象严重 后勤任务周期长、设计环节多，信息的采集存在着孤立的情况，信息没有方法进行有效的链接、整合，信息孤岛现象严重。 （四）影响决策分析 从时效上分析，作业信息的滞后反响不利于现场任务的调节，失去了快速决策的时效性，针对错误的任务决定，不能及时反映问题并采取错误，影响了后勤工作快速调度的分析决策。 （五）存在着停工待料的情况 由于信息传递的不及时，方案由沟通驱动而非由方案驱动，造成低效环节多、供应周期长、信息断档不易跟踪。在执行过程中存在着由于人、机、物协同不及时造成的人机、时间和本钱浪费的情况。 （六）物资追溯困难 局部物资在运输过程中缺乏唯一身份标识，无法实现单品的过程数据采集，信息断档不透明，物资追溯困难。 三、信息化系统功能研究 针对上面提出的问题，企业决定通过信息化手段来改善现有的管理模式，利用成熟的技术实现对后勤业务的管理提升。 信息化系统实现了从物资申请、出库、装箱、装船、接收等各个环节的管理，通过接口实现了不同系统间的对接，通过移动采集、无线网络、条码扫描实现了数据传输的同步。系统主要功能： （一）任务处理机制 系统任务处理机制会根据需求任务的优先级、类别自动对任务进行分类组合，并根据任务的需求时间、优先级自动分发到指定的员工进行处理。 （二）货物申请 货物申请一般由平台或供应商发起，主要填写物资内容和需要送达现场时间。系统需要根据平台对申请物资进行分类，并根据预先设定的规那么对货物进行排序。分类规那么包括生活用品、生产物资、危化品、非标准包装物资等。 （三）载具分配 调度接收到货物请求后，会根据货物情况计算载具数量，由于很多的物资没有标准包装标准，所以目前系统只提供了推荐的载具类型和数量，调度根据实际情况手工进行调整。随着数据的积累和包装的完善，后续可以通过数据分析和深度学习实现载具类型和数量的自动推荐。 （四）系统打包 为了便于物资的后续跟踪，在运输过程中参考了物流快递的概念，将发往同一平台的物资进行分类打包处理，系统自动为该包装分配一个唯一的二维码，后续通过扫描二维码即可实现物资全流程的信息采集和跟踪。 （五）打板操作 每次在打板前，现场人员先在托盘上粘贴好预打印的二维码标签，在货物打好包后，将相同目的地的不同包装的货物统一堆放到托盘上面，扫描托盘及包装标签实现数据的绑定。 （六）托盘装箱 托盘装完后，将托盘放置到指定的集装箱中，集装箱上面粘贴了预印制的二维码标签，现场人员通过移动终端扫描托盘及集装箱上面的二维码，系统也可以通过语音方式录入集装箱编号，实现托盘与集装箱的关联。 （七）预配载装船 预配载装船操作是系统的核心功能之一。由于业务增加导致的现场要料需求增多，经常会出现货物运抵码头但船舶装载不了的情况，这种情况下调度就需要和要料单位协商哪些货物可以晚发，造成了大量的反复性沟通工作和人力、机具的等待时间。通过预配载功能，可以将货物通过图形模拟的方式放置到船舶甲板上，减少了问题发生造成的本钱浪费。 （八）称重管理 由于海上平台吊机有承重要求，所以在装船时需要考虑每吊物资的重量是否满足平台要求，对每一吊货物都需要进行称重操作。系统通过将电子秤、蓝牙及4G网络结合，实现了称重数据的实时采集及精准校验，防止了潜在的平安风险。 （九）平台货物接收 物资到达平台后，平台人员需要对物资进行接收已完成整个运输任务的闭环管理，如果平台人员没有按时操作，系统会按照规那么自动完成默认接收。 （十）系统对接 由于企业已经上线了SAP和MAXIMO系统，分别管理着调拨和现场业务，为了防止重复的工作和提高数据的实时性，系统通过接口方式实现了与这两个系统的对接。 四、效果 （一）提高工作任务处理时间 通过移动化办公改变了传统的业务模式，带来高效的办公方式，条码采集提高了效率和准确性，数据通过网络实时校验、减少了错误的可能性。 （二）操作简单、易于上手 全程二维码操作，员工熟悉易上手，数据采集准确、平安。系统界面设计采用通用的APP方式，减少员工熟悉和培训的时间。 （三）减少员工等待时间 系统将后勤需求自动按优先级进行排列，产生对应的任务，员工按照任务执行即可，通过系统将人、机、物有效结合，协同工作，减少了因互相等待造成的时间浪费。 （四）降低物流本钱 通过优化物流流程，提升物流工具利用率，减少紧急发运，保障了一线生产用料的及时，降低了物流本钱。 （五）减少管理费用 通过改善供应链信息的透明度，能够快速解决问题，实时追溯供应链物资情况，降低了沟通及管理本钱。 五、结语 文章分析了信息化建设对后勤业务的影响，并对信息化建设的过程进行了简单的阐述，通过信息化系統的实施，优化了现有后勤业务的管理模式，提升了工作效率，减低了运营本钱。