2023年浅谈民航机场档案信息化建设.doc

浅谈民航机场档案信息化建设浅谈民航机场档案信息化建设 韩慧 摘 要：随着信息技术的不断发展，其应用的领域越来越广泛。在进行档案管理的过程中引入信息化技术，能够实现文档管理的一体化，从而能够提高信息收集的效率。民航机场是一个公共场所，在这个场所中有着较大的流动人员，如果不能够对这些流动人员进行有效的管理，就会导致问题的出现。因此，当前民航机场加强档案信息化管理有其必要性。关键词：民航机场;档案;信息化管理 为了能够不断提升民航机场的信息化管理水平，应该明确电子文件的产生以及对其的合理理性。文章就从这两个角度对其进行分析。一、民航机场电子文件的产生 要想能够更好的对民航机场电子文件进行利用，首先应该对电子文件的产生有一个全面的认识，能够在管理的过程中，严格控制其产生途径，保证电子文件的科学性。（一）办公系统文件直接生成 机场在进行管理的过程中会产生诸多的文件，这些文件的类型也比较多样。通过对这些文件进行形式的转化，就能够得到各种类型的电子文件。因此在进行管理的过程中，应该重视对办公室系统文件的管理，保证其文件的完整性。（二）各类业务信息系统生成 机场的运营需要各个部分相互配合，安检监控、航班信息等，而这些信息又会为生成各个类型的电子文件，成为民航档案中的重要信息。因此，在管理的过程中，应该重视各类业务信息的生成，从而保证最终的信息的完整性。二、民航机场电子文件的归档 机场在采用电子信息档案之前，采用纸质的档案。但是因为机场的人流量比较大，承载的客运量大，因此会产生较多的档案信息。在使用纸质档案管理的过程中，容易出现档案归档不及时的状况，使档案不能全面的发挥其作用。因此机场在进行档案管理的过程中，采用信息化的管理方式成为发展趋势。这种档案管理方式不仅能够提高档案管理工作的效率，还能够保证归档工作的按时完成，减少信息遗漏现象的出现，从而能够更好的为机场的运营服务。为了能够更好的完成民航机场电子文件的归档工作，应该做好以下工作：（一）从人员、设备上保障其可行性 一般来说，机场为了能够给顾客提供优质的服务，其业务内容会涉及到安检、物流、j 交通等各个方面，而为乘客提供全面的服务，在这一过程中，就会产生各种类型的档案。为了能够保障各类档案都及时归档，应该保证各项业务都有专门的或者兼职的人员符合归档工作。同时，为各个工作人员配置电子文件的归档系统。同时要做到总公司和分公司之间、各个部门之间的信息的共享，一旦发现电子档案存在问题，就要对其进行纠正，从而使电子档案的归档工作能够有条不紊的进行，也能够保障电子档案的管理质量。（二）办公系统与电子档案系统的有效连接 随着信息技术的不断发展，无纸化办公已经成为当前发展的重要趋势。在未实现电子化办公之前，组员需要对文档进行一一归档，在这一过程中，还要对文档的内容、规格等进行检查，从而浪费了大量的时间。而电子档案的存在，则能够有效改善这一状况的存在。在这一过程中，应该实现办公系统和电子档案系统的有效连接，这样办公人员在文件办结的时候，就可以看到是否需要归档的字样，而处理文件的工作人员根据需要进行判断，如果需要归档，则系统对文件的内容进行判断，保证文件归档工作的顺利进行。这种文档归档方式的应用，能够提高文档归档的效率，从而减少问题的出现，使得档案管理工作能够更加有序的进行。（三）做好自媒体时代电子档案的收集管理 在档案没有实现信息化管理之前，档案的内容形式以文字为主，档案中的照片、影像的数量并不多。因为照片、影响等形式的档案比较难管理，但是这些类型的文件，才能够将机场的真实的情况反应出来。例如，在遇到恶劣天气的时候，如果能够对乘客的反应、机场各个单位采取的措施进行影像或者照片等形式的记录，才能够为之后的管理工作提供宝贵的材料。而当前自媒体的发展，则能够有效改善这一状况。在出现恶劣天气的时候，人人都可以用自己的手机进行拍摄，并将其传到网络上去，而电子档案系统的应用，又可以使其成为电子档案的一部分。在这一过程中，除了工作人员能够进行拍摄以外，其他的工作人员也能够进行拍摄，因此在这一过程中，除了在内部进行资料的收集以外，还要留心网络上的资料，将其导入到电子档案系统中，对其进行有效的保管，以备不时之需。三、民航机场电子文件的利用 民航机场在使用电子文件的时候，就要认识到电子档案具有纸质档案不具备的优势，其存储量大、存储便捷，能够提高档案管理工作的效率。而在完成机场档案的信息化以后，也要重视对电子文件的使用，从而能够更好的发挥其作用。（一）档案管理从纸质转为电子文件管理 使用电子文件，有利于机场工作人员工作的开展，从而不断提高工作效率。以往，在开展工作的时候，很容易出现的一个问题就是，如果遇到问题需要进行档案的查询，因为查询纸质档案需要履行一定的手续，而繁琐的程序会耽误工作效率。同时，纸质档案的查阅还有一定的时间限制，只能在工作日内进行查阅。因此如果是周末遇到问题，需要进行档案的查阅，就会导致工作效率降低。而纸质档案向电子文件的发展则能够有效改变这一问题，工作人员只要经过授权就可以登录系统，进行相关文件的查询，从而能够及时满足乘客的需求，提高顾客的满意度。（二）提高电子文件的纵、横向利用 档案是对过去的工作情况的记录，在一个企业中有着重要的作用，能够为企业的管理工作提供数据支持。例如，在对企业的经营情况进行分析的时候，就可以对企业的数据进行调去，并对其进行分析，从而得到客流量、利润等内容的变化情况，从而能够做出正确的决策，保证机场的顺利运行。而电子文件的应用，降低了数据分析的难度，只要对所有的数据进行整合，就可以利用相关的模型，对其进行分析，从而得到所需的数据。民航的电子档案还影响着整个系统的有效运用。为了给每位乘客提供高质量的服务，航空公司需要对乘客的身份进行核实，这种情况下，一些不法分子就会被输入到系统中去，而工作人员能够根据系统的提示，做出正确的决断，从而为乘客们提供一个安全的出行环境。由此可以看出，民航机场在对电子文件进行使用的过程中，应该从多个角度对其进行深度利用，从而能够有效发挥其作用。（三）探索大数据时代电子文件的利用 随着信息化的不断发展，大数据时代已经来临，在大数据时代，能够获得数量大、类型多的数据，通过对这些数据进行分析，能够获得重要的信息。而大数据时代的到来，也就为民航机场的管理工作提出了新的要求。首先应该有意识的对機场内的资料进行整合，从而能够从中提取出有效信息，例如乘客的需求变化等，从而能够为顾客提供更为精准的服务。同时要注意数据的相关性，通过不同类型的数据的交叉分析，能够获得所需的数据。总而言之，在对大数据背景下的电子文件进行利用的时候，一定要做到有深度、全面，从而能够获得有效的信息，使其更好的为机场的经营管理工作服务。参考文献 1 张芮.浅谈民航机场建设档案资料的收集管理J.档案时空，2018（08）.2 张文炯.浅谈新建成州机场档案管理类目J.档案管理，2018（03）.3 朱熙妍;笪洪涛;姚敏.浅谈新常态下如何做好机场档案管理工作J.中国管理信息化，2016（09）.4 郭南震.关于做好南京禄口国际机场二期建设工程档案工作的思考J.档案与建设，2010（05）.5 朱维荣.机场基建档案信息化建设的实践与思考J.经济问题探索，2008（07）.