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2023
公文
写作
要求
材料
可靠
情况
确实
2023年公文写作要求之材料牢靠状况确实
公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材,也与一般新闻体、史传体或说明体、谈论体等有用文章不同,它的范围要广泛一些。概而言之,公文材料的范围主要包括两个方面:精神依据和事实状况。
精神依据是指党和国家的路线、方针,国家的法律、法规,上级领导机关所公布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。
事实状况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的状况主要指直接发生的、觉察的、总结概括的事实状况,即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情〔过程、动向〕、工作的进程〔作法、经验〕种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实状况,是第一手材料。此外,公文的事实状况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。
无论哪一类材料,都要求做到真实、精确 、牢靠。“状况确实〞,是写好公文的根本要求。这在新旧两个?方法?中是全都的。为了做到材料牢靠、状况确实,我们在材料预备上一般要抓好四个环节的工作:占有、筛选、核实、加工。
〔一〕详尽占有材料
写好公文必需详尽地占有材料。材料是形成观点的根底,事实、数字,这都是公文表达出来的“干货〞,当然格外重要。“譬如大匠操斤,无土木材料,纵有成风尽垩手段,何处设施?〞〔清·刘大:?论文偶记?〕写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上是从形成与表达两方面说的。
所谓详尽地占有材料,一是要“尽〞,就是尽可能广泛地占有材料,“贪多务得〞、“竭泽而渔〞、“韩信将兵,多多益善〞;二是要“详〞,就是具体具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果;一件工作的动因、背景;一个问题的正反观点、来龙去脉,都要尽可能具体具体地占有,写出来的才有说服力。
占有材料,就公文写作而言,有三条途径:
1.平常积累,就是积学储材。平素留意学习、观看积累,用时才能厚积薄发。古人所谓“积学〞,指的就是这个道理。“得之在俄顷,积之在平日〞〔清·袁守定:?占毕丛谈?;“占〞,看;“毕〞,简册〕,说的是一个道理。平常学习、观看积累丰富,学问面广,写作时其构思就简洁触类旁通、思路开阔,择优而用,妙绪泉涌。
2.受领任务后,查阅文件,搜集资料。这样得来的材料,就是间接材料。搜集资料时应留意与撰写任务、与公文主旨的相关性,也就是说,要有确定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中心文件,进一步领悟精神实质,然后查阅上级领导机关所公布的相关政策、规定,最终翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的状况报道和国内外争辩成果。这一过程中,始终应留意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料,做到:上下通达,全局了然于胸,命笔瞻前顾后。
3.构思之前,实地调查,把握第一手状况。这是最重要的一步。一般状况,也要调查了解,不仅可以核实已把握的材料,而且可以觉察新问题、新经验、新动向;重点状况,尤其要进行深化的调查争辩。实践证明,组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。假设觉察实际调查的状况与撰写者已经把握的状况有出入,可以修正;出入较大,要敬重实际。即使觉察实际状况与领导意图相抵触,也要敬重客观实际,接受恰当的方法,妥当协调。这是唯物主义者应有的态度,也是党性的表现。
〔二〕严格筛选材料
调查、搜集、积累而来的材料,不是堆砌在写字台上,而是要不断地分类整理,分析争辩,爬梳剔抉,进行筛选。筛选材料,贵在一个“严〞字,重在一个“新〞字。主要是依据以下三个标准:
1.材料的相关性
这是以写作要表现的主旨,即写作意图和逐步形成的观点为依据来区分对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料,取;无关的材料,舍。在已经选取的材料中进一步筛选:与表现主旨、说明观点格外有力、紧密相关的材料,要详,要具体、充分;与表现主旨、说明观点虽有关系、必不行少,但是关系又比拟一般的材料,要略,要概括。有的论者提出“实那么详,虚那么略;新那么详,旧那么略;特点详,一般略〞;或主见“重那么详,轻那么略;近那么详,远那么略;点那么详,面测略〞。这些来自实践经验的生疏,是颇有见地的。材料的取舍、详略,对于公文构思格外重要。不经过这一步,就很难搭起架子。
2.材料的典型性
这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨,说明观点。典型一词,在不同领域里有不同的含义,在公文写作中就是指代表性强。一份材料,它在自身所属的某一类事物中,最能体现该类事物的总体本质特征,并且预示着该类事物总体的进展方向,那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料,使用最有代表性的材料,才能使公文的观点鲜亮,主旨突出,增加内在的说服力。所以,筛选典型性强的材料对于构思公文格外重要,它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写〞,指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。
3.材料的新颖性
这是要求筛选材料时应先留意选用那些在现实进展中消逝的新材料。这些新材料可以是改革开放不断进展的新形势下消逝的新状况、新问题、新冲突,也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解,总之是一切新事物,特殊是那种代表了新的进展方向、具有强大生命力的事物。对于的材料,接受新视点来“烛照〞,也可能会觉察它具有现实启发意义,这也是新颖的;“熟知未必真知〞〔列宁〕,从新的角度对常见的事物进行观看思考,也可能会有新的觉察。这同样是新颖的。应当留意到一个时期领导和群众所关心的“热点〞、“难点〞、“敏感点〞,也往往是行政领导争辩工作的“兴奋点〞、“新颖点〞,作为负责公文起草的秘书人员、公务员都要重视选用这些新颖的材料。惟新颖,才引人。构思之初,就要考虑到这种“收视率〞。
〔三〕认真核实材料
对于材料的核实工作,贯穿于材料预备过程中的占有、筛选、加工等各个环节。这里集中争辩一下是必要的。
一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料,包括状况、数字、引文等都不能用于公文。新?方法?特殊提出,材料中的人名、地名、数字、引文等确定要精确 。一旦觉察疑点就要更正或删除,这是件严峻 的工作。否那么一字之差,后果不堪设想。惟其如此,才能保证做到材料牢靠,状况确实。
联系近年来一些公文中消逝的过失,更会使我们生疏到核实材料的重要意义,体会到核实工作要由始至终,要全方位,无论反复几遍但都须态度认真,抱着猛烈的责任心,这一要求是特殊重要的。此外,我们还要把握一些行之有效的操作方法和现代科学技术分析方法。例如,一件事情的发生,有其起因、背景、过程与影响,有多种因素与内在联系,这都要核实;一件工作的动因、作法、进程与效果,有其主观与客观因素,有其远因和近因,这在核实中也必需予以留意。再如,一个统计数字,不能仅仅停留在它的计算是否精确 、精确度是否全都、是否能在公文中起到证明观点的作用,而且还要核实一下真假与误差:它的统计指标体系是否科学合理,是否符合中国的当代的现实,用在某一地区、某一专业或行业是否适合,等等;它的统计口径是否恰当,是否能够涵盖该种类对象特征,是否与实际状况不符,是否有所遗漏或隐瞒,等等;它的计算方法,特殊是经常接受的“算术平均加权系数〞的界定,是否精确 合理,在反映差异上是否科学恰当,是否符合实际,是否能够反映现实中的差异和问题,等等。无差异即无信息,信息量当然与信息价值成正比。一个材料无信息、无价值,用它干什么!而且,在数字的运用上,能否使定性分析与定量分析的方法有机地结合起来,起到证明观点的作用,那么是比拟简洁的核实工作了,那需要在审核文稿阶段进一步核实。应当提示留意的是,当前有些上行公文以及工作总结、调查报告中,不仅状况不确实,而且数字也不精确 ,站在这样不行靠的材料根底上,很难得出全面、正确的结论。
〔四〕合理加工材料
选定材料经过核实之后,还应当对材料进行必要的加工整理,然后再用到文稿里去。实际操作中可以对材料进行三个方面的加工:
1.适体剪裁加工
通读材料,删削冗赘,化长为短,变详为略,将交待过多、谈论过多的无关的描述、罗嗦的废话去掉。套话、空话,一律删除。
变换体裁角度,将描写、抒情及无必要的谈论改写为表达或说明,在表达方式上变“曲笔〞为“直笔〞,直述不曲才适合公文体式。
2.合并提高加工
同一问题,散见于假设干材料中,可以摘取概括,变为概述,或者保存一个“点〞的材料,把其他相像材料综合成“面〞,点面结合。
同类数字,可以相加,抽取合并后变成一个综合数字。
变换角度“提高〞原材料可用性。例如,某一活动,在工厂写的材料中是工人资金短缺,向银行贷款后“借鸡下蛋〞,搞活全厂;而在银行的材料中是贷款给工厂,“放活水养肥鱼〞,提高了使用率,盘活了存款。将这两个材料放在一起,针对同一活动,从行政机关角度去分析,那么是政府的宏观调控效果。
3.文字润色加工
适体剪裁、合并提高之后,再审读材料,进行文字润色,从而进一步提高材料的质量。
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