2023年最有效沟通方法就是简洁明了.docx

最有效沟通方法就是简洁明了 组织机构臃肿，结构设置不合理，各部门之间职责不清，分工不明，就会给沟通双方造成一定的心理压力，引起传递信息的失真和歪曲，从而失去信息沟通的有效性。要自我检查一下你的组织是否发生了这样的情况。 沟通的组织障碍，就是公司里面所发生的问题。组织的内部结构以及组织长期形成的传统及气氛，对内部的沟通效果会直接产生影响。公司之间的沟通又有哪些障碍呢？它们包括： （1）信息泛滥。 （2）时间压力。 （3）组织气氛。 （4）信息过滤。 （5）信息反响。 信息泛滥 1941年12月，日本偷袭了珍珠港，结果1942年，罗斯福总统在他的档案里面突然间发现一件事情，说：“哎呀，中国在去年四月就通知我们，日本人可能偷袭珍珠港。〞第一个知道日本可能偷袭珍珠港的是中国情报部，根据情报日本人可能要发动太平洋战争，偷袭珍珠港，没有想到这么重要的一条信息却淹没在了一大堆的档案里面，等到罗斯福在第二年四月看到的时候，珍珠港已经偷袭完了五个月，这就叫做信息泛滥。 自从创造和互联网以后，公司内的信息泛滥成灾，很多人上班的第一件事情就是翻开接收电子邮件，只看和回就几乎花掉两个钟头，一天到晚搞这种事情，真是太浪费时间，也太浪费精力了。因此，上班翻开电子邮件的时候，不要每个都看，每个都回，先看看客户回的重要邮件即可，其他的中午再看，先把今天上班这件事做好才是最重要的。自从进入信息时代以来，每个人都在那里搞信息，好似一个个都是黄金万两的信息，其实都是一些垃圾邮件，里面90％是没有什么意义的。这种垃圾邮件特别容易干扰我们的工作，弄得大家每天淹没在信息海洋中，最后被海水呛死了都不知道。 送报告给领导看时，这个信息要整理。一般而言，如果普通员工所看的信息是30 页，给经理、副理看最好就是20页，给总经理、副总经理看最好就是10页，给董事长看最好就是5页。这并不表示信息不愿意完整地给董事长看，而是董事长没有时间什么都看。宝洁有这么一句名言：“尽量用一张纸。〞所以公司送董事长、总经理、厂长等等的文件上面一定要有一个，不管底下有多少页，一定要把重要的事情讲完。 时间压力 当年为了福克兰岛，英国与阿根廷闹得很不愉快。为了这个小岛，英国首相只用了三天时间就作出了对阿根廷宣战的决定。但是，英国议会在讨论骑摩托车是否要戴平安帽的议案时，讨论了三年却还是没有结果。 在时间 的压力下，很容易产生仓促的 决定。管理学上有一个很有名的理论，叫做芝麻绿豆原理。所谓芝麻绿豆原理，就是对于重要的事情两三天就下决定了，而对于芝麻绿豆的事情却拖了两个月都没有下决定。重大决策有时太过于仓促就下决定了，而芝麻绿豆的事却要搞半天，在沟通中，经常会发现如此有趣的事情。 组织气氛 底下的人在提意见，上面的人心情好不好，这其实是一种气氛的问题。造成组织沟通障碍的气氛有以下三种情况： 情况1：不同意见就是负面的 对不同的意见，我们总是抱着负面的看法，所以很多人对主管和上层不敢讲负面的意见，因为组织的气氛不允许存在这种负面的意见，认为负面就是不好。在现实中，我们也常常看到，不管作什么报告，一定会先讲第一句话——取得了良好的成果。其他的嘛，再慢慢说！这从一个侧面证明了，我们最不喜欢听的就是负面的意见。 存在不同的意见在所难免，但是不同的意见常常可以改善决策。为什么底下的人一提不同的意见，上面的人脸色就那么难看？这表示对不同意见都认定为负面的心理，这也是从小养成的习惯。孩子对父亲一提意见，父亲马上就说你是爸爸，还是我是爸爸，孩子转过身去就开始写这样的作文——我希望早点当爸爸，因为当爸爸的权力很大！ 情况2：冲突在所难免 人与人之间发生冲突在所难免，所以我们要尽量使用沟通技巧，解决这种人际关系。 我有个外甥生在美国，读初中时，小姨子就把他接回来了，让他在台湾继续接受教育。有一次，我太太去他家做客，两姐妹在厨房边聊天，边炒菜。 聊着聊着，外甥从书房出来，说道：“妈，炒菜不要讲话。〞说罢，又回去做他的功课去了。 我太太说：“不要讲话，什么意思？〞炒菜为什么不要讲话？因为口水会掉在菜里，我太太后来才知道是这个意思。我太太说道：“不要讲话？哪个不是吃我们口水长大的？不要讲话，你就别吃饭了。〞 其实外甥没有意思要冒犯他的母亲。小姨子听了儿子的话后，就不讲话了。 西方国家认为，孩子有意见可以讲，没有什么对与错之分。在我们的生活中却不一样了，敢向家长提意见，还得了？所以从小我们的孩子被压制着没有意见，结果到了学校也没有意见，到了公司也没有意见。所以，作为一名管理者，应该注意这种组织气氛，不但要鼓励他们发生“冲突〞，要容忍，而且还要成认这是一种人性。 情况3：没有意见的公司永远不会有很好的点子 太安静的公司生产不 好，没有意见的公司也永远不会有很好的点子，所以我们要 鼓励“冲突〞，鼓励意见，做主管的人要常常站起来，说：“各位，太安静了，让我们冲一下，冲一下，冲一下！〞所以，有效的沟通不像坐下来喝咖啡那么简单，那是达不到目的的。如果你想真正了解你的企业正在发生的问题，想制定正确的目标，就必须营造一种讲话气氛——讲话的人可以大声地争论、剧烈地讨论，可以有 “合理的冲撞〞。只有这样，才能让每个人都以积极的态度参加其中，最终得出正确的答案。 纳科尔公司一度业绩非常糟糕，它只有一个部门在赢利，其他的部门都在花钱。在公司濒临破产的时候，其横梁分公司的总经理肯。埃弗逊提拔上来组建了一支杰出的队伍，其中包括“世界上最好的财务经理〞山姆。希格和“运营天才〞大卫。埃柯克。 埃弗逊必须了解纳科尔的全部情况，以及员工们的真实想法，于是他召开了屡次总经理会议。埃弗逊知道，他必须通过会议了解情况，也必须通过会议让人们达成一致。显然，“绅士的交流〞并不能到达这一目的，他知道自己必须营造一种“有效〞的对话气氛。当时参加会议的经理们回忆道：“会场乱糟糟，我们一连数小时在那里讨论问题，直到事情有了眉目……〞他们说，有时候，大家叫喊着，在桌子旁边舞着手臂，脸涨得通红，几乎要大打出手。这样的情形在纳科尔公司持续了好几年。同事们常常走进埃弗逊的办公室，大叫大嚷，直到达成共识。就是通过这样的一次次的争吵和争论，纳科尔公司先是卖掉了原子能业务部，然后决定重点经营钢筋横梁，再后来，纳科尔公司开始自己炼钢，以后又投资了两家矿井。30年后，纳科尔公司成了世界四大钢铁厂之一。 信息过滤 有两种信息过滤：一种是从上往下的过滤，一种是从下往上的过滤。结果发生了一个有趣的事情，董事长讲一句话是一百，底下的员工听到的却只有二十了，请问这是什么原因？ 答案是：因为很多人把信息称为权力。例如，有一天老夏从总经理的房间出来，旁边有人问：“老夏，你跟总经理讲什么呢？〞老夏说：“那当然有事情了。〞 这叫做权力。好似谁从总经理的房间出来就不得了一样，很多人为了显耀权力，就这样成心将信息过滤掉了。 信息反响 与客户讲完话就走了，领导讲完话就走了，讲完话底下的人没有作完笔记就算完了，这一切都是没有反响的表现。缺乏反响会产生以下两种不同的后果：其一：他不知道你在讲什么；其二，他只按照他的想法去做。 海军训练有一个动作叫做操炮，就是一个水兵把一个炮弹递给另一个水兵，让他装进炮膛 。海军规定，将炮弹送过去的水兵要说“好〞，接炮弹的水兵也要说“好〞，这样才可以把手松开。在海军操炮的时候，如果没有听到“好〞、“好〞两个字炮弹就上膛了，海军的士官长就会走上去，“啪〞的两个耳光打过去。因为在操炮时，士兵假设保持沉默，炮弹一不小心砸到甲板，就有可能发生弹药爆炸的消灭性危险。 海军对操炮过程的要求，其实是最简单的信息反响。 送炮弹的水兵说“好〞，就是说我准备放手了； 接炮弹的水兵说“好〞，表示我准备好你可以放了。 看似简单的同样两个字，却是最有效的沟通。