2023年数字档案馆调研报告.doc

数字档案馆调研报告 1对档案馆工作性质的认识 1.1部门职能 高等学校档案是高校社会实践活动的真实历史记录，也是衡量高教事业持续开展的重要标志，它记载过去，效劳现在，昭启未来。高等院校作为人才聚集地和知识传播地，其各类档案尤其是教学、科研、党政管理等档案的科学价值和开发利用价值是社会信息资源中的重要组成局部。通过档案，可以再现历史的面貌和开展变化的轨迹，为领导决策和日后各项工作的开展提供依据。 近年来在档案工作人员的努力下，我校档案工作有了长足的进步和开展。高校档案的收集、整理、传递、开发利用也成为高校开展一项重要工作，使档案成为教育教学、学科建设、日常管理等的根底和依据。为了使档案工作更好地为高校科研、教学、管理效劳，确保各门类档案的完整、准确、系统，要完善档案管理，严格把好档案收集、整理、归档关，把好案卷质量关，采用高校统一标准的分类法，统一标准化管理档案，这样可以提高档案工作的质量效率，又可为实现管理的现代化打下坚决的根底。 作为学校内部行政管理的重要部门，档案馆具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导〞的职能，要“对所属单位的档案工作进行监督和指导〞，同时作为业务部门，还要“负责保管本机关的档案〞，具有“保管〞的职责。 1.2部门工作特点 档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成局部。与此同时，针对特定的部门来说，档案管理又是该部门各项管理工作的组成局部，如干部档案管理是干部管理工作的一局部，科技档案管理是科研管理的重要组成局部等。 档案作为一种文献，是重要的信息来源，档案管理是文献信息管理系统的重要组成局部。随着档案工作的开展，社会对档案需求的提高，现代档案管理工作已经不仅仅是对档案的简单保管，而是采用各种新技术、新方法来开发和利用档案信息资源，以满足社会的需要。档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但由于档案原始记录性的特点，又使得档案管理活动区别于图书、情报等其它文献信息工作，主要表现在以下四个方面[1]： 第一，档案资源积累过程的缓慢性。档案是人类社会活动的历史记录，是随着人们的实践活动逐步积累起来的，档案大多数是“孤本〞，不能随意复制，尤其是历史档案，能够流传至今的很少。因此，档案较之于一般的图书资料而言更显珍贵，在其保管和利用过程中不得不重视对它的保护，这样无形中就降低了他的利用率。 第二，档案管理过程的阶段性。就档案的流转程序而言，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，效劳对象不同，档案管理方式也有不少差异。档案室管理阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性；档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位效劳，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个社会各项工作效劳。 第三，档案管理活动对档案形成者的依附性。档案是在其形成者过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。档案对形成者的依附性，使得档案难以像图书资料那样广为传递和交流，这在某种程度上限制了档案管理活动的范围。 第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。档案直接关系到其形成者的切身利益，并且有相当一局部档案涉及到学校的政治、经济与技术机密。所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，过了这段封闭期后才能有选择地向社会开放，档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前开展。 2本部门工作现状和存在的主要问题 2.1主要工作成绩 自202322年12月14日成立以来，贵州财经学院档案馆立足国家标准和本校的实际情况，致力于档案管理信息化建设，积极推进档案收集、整理方式的改革，在全校推广应用档案管理信息系统，并投入力量积极开展档案数据库和网站建设，以期使档案检索利用更加贴近学校开展需要、贴近教职员工研究查考的需要。馆内目前设有馆长室、综合档案科、干部档案科、保密室及3间库房，占地面积近1000平方米，现有工作人员共8人，其中硕士研究生学历1人，大学本科学历6人，大专学历1人，另有退休返聘人员1人。综合档案馆馆藏档案包括文书、教学、科研、基建、声像、学报、设备、财会八大类。 2023年12月31日，在学校领导的重视和关心下，经过档案馆工作人员的努力，我校试卷保密室获得XX省国家统一考试试卷保密室合格证，是继贵州大学、贵州师范大学之后的XX省第三家获得试卷保密室合格证的高校。 2023年1月9日，在省直机关保密工作第十一协作组、省直国家平安工作第三协作组2023年度总结表彰暨移交工作会议上，我校荣获了省教育厅、第十一协作组组长单位贵阳中医学院颁发的“2023年度先进单位〞称号。我校院办副主任、档案馆副馆长黄竹慧、档案馆工作人员朱青荣获XX省直机关工作保密论文征文竞赛一等奖；我校局部档案工作者分获二等奖、优秀奖。 2023年4月8日，经XX省档案局决定，XX省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开，中共XX省委组织部部务委员尹新黔、XX省档案局局长王传福以及XX省档案局经科处、XX省教育厅、XX省直单位档案协作组第十二组各成员单位院校档案工作人员参加了本次会议。这既是对我校档案工作开展的一种肯定，同时也是对我校档案事业继续稳步推进的一种鼓励，是我们转变开展观念、调整开展思路、总结经验教训、妥善解决问题的契机。 2.2省内外高校同类部门工作经验借鉴 2.2.1本部门与省内高校同类部门比照分析 XX省内高校目前仅有三家设立档案馆，分别是贵州大学档案馆、贵州师范大学档案馆和我校档案馆。 贵州大学档案馆成立于2022年11月，即原贵州大学和原贵州工业大学合并时，由两校的干部人事档案室、综合档案室合并组建而成。贵州大学档案馆为正处级建制单位，下设办公室、人事档案科、综合档案科。现有在编工作人员11人，其学历结构是：大学本科学历5人，大专学历6人；职称结构是：副高职称1人，中级职称8人，初级职称1人。全馆总面积977平方米，馆藏有人事档案9339卷、综合档案〔含党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、外事、实物等类档案〕29878卷，配置有复印机、打印机、 机、扫描仪、档案装订机、数码相机、刻录机、空调等设备。 1991年初，贵州师范大学根据国家教委普通高等学校档案管理方法的规定，理顺了领导体制，成立了综合档案室，隶属校长办公室领导，由校长分管。除原有的党政管理类档案外，综合档案室集中统一管理了学校党政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像等九大类档案。2023年初学校成立档案馆，在原有综合档案的根底上，将人事档案并入档案馆集中统一管理。2022年初，省政府决定将XX省理工职业学校并入我校。根据教育部有关规定，档案馆接收了该校的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。档案馆现有专职档案工作人员7人，其中本科学历6人，大专学历1人；副高级职称1人，中级职称2人，初级职称3人。档案馆现有办公室、档案库房、阅览室，面积近1000平方米，有适应工作需要的标准的各种档案装具，另配有效劳器、扫描仪、打印机、照片打印机、数码相机、复印机、装订机、吸尘器等现代化管理设备。 根据以上情况分析，贵州师范大学档案馆和我校情况比拟接近，我校也接收了XX省方案管理干部学院的全部档案并按不同的全宗实行统一管理。从档案馆机构设立来看，我校设立较为齐全，但缺少公开阅览室，档案的利用开发受到一定局限。 2.2.2本部门与省外先进院校同类部门比照分析 我们选取了位于经济兴旺地区的上海财经大学档案馆作为参照，进行比照分析。 上海财经大学综合档案室成立于1984年12月，2022年12月建立校档案馆，内设收集科、管理科、编研科和人事档案室。现有在编人员11人，其中正高职称1人、副高职称1人、中级职称6人。2022年建成学校专用档案楼，建筑面积1350平方米，配备了计算机、打印机、扫描仪、照相机、复印机、投影仪等设备；其中库房520平方米，库内安装有354节密集架、8组24台空调机及防火、防盗、去湿等现代化设施。1978年复校以来的档案均按高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作标准进行分类、编号、编目、排架，共分为党群、行政、教学、科研、校产、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、字画等十三大类。档案馆从2022年开始使用计算机辅助档案管理系统，2023年开始引进“南大之星〞档案管理系统，并于202322年在全校推广使用，目前全校所有院〔系、所〕、部门均已使用档案管理软件进行归档工作，为实现档案管理信息化迈出了重要一步。除计算机检索外，档案馆编制了案卷目录、专题目录、部门移交目录等检索工具；编制了专业技术职务任职资格通知汇编、干部任免通知汇编、学校根底数据统计资料汇编、校级发文汇编；编写了文书档案、学籍档案的查阅指南；建立了学生档案查询、出国人员检索表等辅助数据库。从以上情况分析，作为国内设立较早的财经类高校档案馆之一的上海财经大学档案馆，无论是从档案馆的功能、档案馆管理的档案种类，还是档案馆开发利用的程度，都远远领先。尤其是对于电子文件的管理和应用，应该是我校今后一段时期努力的重点和方向。 2.3存在主要问题 2.3.1重管理轻宣传 近年来，随着我校档案馆建设的稳步推进以及XX省直单位档案协作组第十二组工作会议在我校召开，档案管理工作的重要性日益突显，档案的价值已愈来愈被人们重视和认可。档案管理规章制度不断健全，根底设施逐步得到完善，高校档案管理制度化、现代化已到达一定水平。但与此同时，却也忽略了档案宣传工作的开展。这里所说的档案宣传，除了中华人民共和国档案法的宣传之外，主要是指对馆藏档案内容的宣传。由于高校档案部门不注意馆藏内容的宣传，使大多数师生员工不知道档案部门究竟有些什么东西，因此不能结合工作需要去档案室查找有关材料。人们不知道档案馆里有什么，能不能为自己所用，怎么用等等，致使大多数教职工始终对档案馆望而却步，认为那是神秘、不可接近的地方，当然更没有什么自己需要的东西，导致档案利用者较少，利用率较低。 2.3.2重收集轻鉴定 档案收集活动是档案工作的起点，没有档案收集就没有档案，更谈不上档案的开发利用。由于我校档案馆新近成立，为了搞好档案收集工作，我校档案部门制定了各种规章制度，指定了各单位、各部门提交档案的标准格式并定期对了各单位、各部门的专兼职档案员进行业务指导。我校档案馆馆藏正日益丰富，归档率也逐月递增。但我们在关注档案数量的同时却忽略了档案质量的控制，忽略了档案价值鉴定工作的开展，也就是说忽略了档案的“优化〞，其结果是给档案整理编目工作增加了负担，浪费了人力、物力和库房空间，也影响了那些真正具有价值的档案被及时有效地利用。 2.3.3重整理轻编研 档案整理工作是整个档案工作中最为耗时费力的一个环节。档案人员要对文件材料进行分类整理、组卷，要注意保持文件之间的有机联系，分类正确，问题突出，要拟写案卷标题，最后还要“三孔一线〞将案卷装订的结实美观。遇有卷内纸张大小不一的，还要裁裁剪剪，补补贴贴，有时为了强调整齐，甚至把有用的文件内容也切掉了。过于繁琐的整理工作流程，消