2023年馆藏档案数据库调研报告.docx

2023年馆藏档案数据库调研报告 档案信息化是档案管理进展的必定方向，也是档案工作适应信息化社会的必定要求，而档案信息化最根底性的工作就是档案信息数据库的建设。为推动我县档案信息化进展，顺当开展馆藏档案信息数据库建设，我局组织业务人员，屡次到省、市档案局及兄弟县市参访，专项调研馆藏档案信息数据库建设具体做法及进展状况。现将相关状况报告如下： 一、档案信息数据库概念 档案信息数据库是指将档案案卷名目信息、文件名目信息、文件全文内容及相关档案管理信息进行数字化处理形成的档案信息集成，主要包括案卷名目数据、文件名目数据与文件全文数据，而档案名目数据库只是档案信息数据库其中的一小局部，主要包括案卷名目数据与文件名目数据，只是档案管理过程中检索工具的信息化。 二、工作任务与现状 档案信息化是档案管理工作的必定要求，全国、全省、全市的馆藏档案信息数据库建设工作从“十一五〞期间开头启动，我县目前只是进行了名目数据采集录入之前档案的标准整理工作，名目数据采集录入工作至今尚未启动，在全省、全市处于落后位置，欠账大。依据上级档案部门工作部署，要求我县2023年以前必需完成档案名目数据库建设，时间特殊紧迫，任务格外困难。 三、省、市档案局及兄弟县市的做法 通过对省、市档案局及此项工作完成较好的、、、等兄弟县市的参访学习，归纳其做法主要为以下几点： 1、本局指定特地人员负责组织实施； 2、聘请录入人员进行数据录入；(如省档案局将全文扫描业务外包公司；市档案局及、、、等将名目数据录入工作聘请娴熟人员完成。) 3、设立特地场所，购置专用及相关设备，制定相关管把握度； 4、财政专项投入，保障馆藏档案名目数据录入经费。（市档案局及、、、等录入工资均以录入条目数量计算，每条0.3元，县最少，为50万，其余县市都在上百万元，所需经费均为财政专项投入） 四、主要工作内容及我县工作量、经费概算 （一）、档案名目数据库建设工作主要包括以下内容： 1、名目数据采集录入前馆藏档案的标准整理工作； 2、档案案卷名目数据的采集录入工作；（每一案卷条目采集录入内容包括档案馆代码、案卷级档号、全宗号、名目号、案卷号、案卷题名、责任者、起始时间、终止时间、保管期限、文件数量、页数、把握符等13个项目） 3、文件名目数据的采集录入工作；（每一文件条目采集录入内容包括档案馆代码、文件级档号、全宗号、名目号、案卷号、起始页号、责任者、文件编号、文件题名、文件件号、文件时间、文件稿本、把握符、密级、保管期限、页数等16个项目） 4、录入数据的检查校对、备份、汇总上报及日常维护等。 （二）、我县馆藏档案名目数据库建设工作量及经费概算： 至2023年底，县档案馆馆藏档案跨度百年数量近8万卷，依据今年全县档案登记数据统计，全县到期应进馆但尚未进馆的档案还有近12万卷，在全市数量最多，我县档案名目数据库建设工作量特殊巨大。 录入条目计算：案卷名名目入条目20万条+文件名名目入条目500万条（平均每卷档案计25份文件）＝520万条 聘请人员进行录入工作所需经费计算：520万条×0.3元／条＝156万元 五、我县档案名目数据库建设工作存在的困难 1、工作量特殊大，欠账特殊多，时间特殊紧； 2、人才短缺。近十多年来，县档案局除因领导调动进入档案局外，再无专业人才，尤其是没有专业人才进入档案局，现有工作人员年龄普遍较大，平均年龄48岁，已较难适应档案信息化进展的要求； 3、硬件缺乏。档案名目数据库建设所需专用及相关设备因经费所限至今无法购置； 4、经费尚无落实。档案名目数据库建设工作前所未有，在较短的时间内要消化数十年，甚至上百年的历史欠账，所需经费较大，而上级财政又无此项工作专项经费，迫切需要县级财政专项投入，以保障档案名目数据库建设工作的顺当开展。 六、我县档案名目数据库建设工作的组织实施 1、加强组织领导。成立以局长为组长，分管领导及相关股室长为组成人员的专项工作领导小组，指定特地人员负责组织实施。制定专项工作方案； 2、组建专业队伍。通过聘请操作娴熟人员组建数据录入专业队伍，并签定责任状； 3、解决场所设备。通过办公室调整，腾出录入专用房间，盘活办公，添置大型扫描仪等必要专用设备； 4、解决专项经费。录入工作经费需156万元，还需添置相关设备，敬请县领导解决我县档案名目数据库建设工作专项经费170万元。 4