2023年强化高校政府采购内部控制的相关策略分析.docx

强化高校政府采购内部控制的相关策略分析 周炳然 [摘 要]高校是我国政府采购的重要主体，尤其是随着我国教育事业的不断开展，高校采购规模也在不断扩展。在这个过程中，政府采购内部控制制度的不断完善能够有效促进高校政府采购预算管理和廉政建设。不过，由于当前高校对政府采购内部控制认知不到位、问责机制缺失等，导致高校政府采购内部控制依然存在一些问题，比方预算方案不合理、支付流程复杂、采购履约管理职责不明晰等。本文针对这些问题，提出几点可操作性改进策略，希望能够为提升高校政府采购内部控制水准提供帮助。 [关键词]高校;政府采购;内部控制 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2022.02.001 [中图分类号]F239.45;F812.45[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2022）02-000-02 0     引 言 随着我国教育事业不断开展，高校政府采购投入也在不断增加，高校政府采购不同于其他政府单位和社会团体，对软件和硬件的教育需求极大，采购周期性强，突发性采购较多，覆盖的采购类目繁多，因此需要更加完善的内部控制制度。本文基于高校政府采购过程中存在的一些问题，提出高校政府采购内部控制中存在的预算编制、采购流程以及问责机制等方面的问题，并分析存在问题的原因，提出几点可操作性改进策略，希望能为提升高校政府采购内部控制水准提供帮助。 1     目前高校政府采购内部控制存在的问题 1.1   采购预算缺乏方案性 首先，当前高校政府采购的预算机构岗位设置不完善。目前，大局部高校的采购业务是由两个部门共同完成，即财务部门和国资部门，一般而言财务部门负责预算编制，国资部门负责采购执行。而在过程中，两个部门缺乏沟通与统筹，而学校相关的在采购招标工作不到位，导致财务部门无法进行方案性预算，国资部门采购的自由度较大，降低了采购工作的效率。其次，采购预算编制不科学、不严谨。在采购预算中，工程划分不细致，缺乏集中采购目录，导致采购过程中出现弄虚作假的问题。此外，在预算编制时各个部门缺乏必要的沟通，很多时候会出现重复申报和采购问题，导致严重资源浪费。最后，预算编制中对未来突发采购的准备缺乏，在面临突发采购时往往需要进行复杂的申报流程，导致预算管理混乱。 1.2   采购流程存在缺陷 目前，高校政府采购中的大宗采购缺乏硬性的公开招标规定，导致采购中的招标流程较为敷衍。很多学校可以躲避公开招标，在招标文件出示后紧接着就以学校教学需求紧迫为由取消招标，进行单一来源采购，这种情况极易滋生采购过程中的腐败现象，尤其是在一些大比重的采购工程中，采购流程长期缺乏竞争会导致采购质量不佳、采购预算提升。另外，当前高校政府采购过程中，支付办理流程比较冗杂，在采购立项阶段，经过逐级申报、论证和审批确定采购后，财务部门在支付前仍然需要得到资产管理部门、院系部和校領导签字审批，造成了行政资源大量浪费，也不利于学校每年采购预算的高效执行。 1.3   采购履约管理职责不明晰 目前，高校政府采购的主要执行者是国资部门，在采购过程中的接洽与合同谈判也都是国资部门参与，其他部门仅仅是被动等待。高校政府采购中设备仪器占比很大，实际操作者是各个部门的工作人员，国资部门与各个部门之间缺乏必要的沟通，导致各个部门对采购信息了解不多，而国资部门往往在采购完成后就认为完成任务，缺乏管理职责。同样使用部门对采购工程的一些疑问和后续维护等工作，还是需要通过国资部门与供应商建立联系，国资部门任务繁重，往往会将供应商信息直接透露给使用部门，导致供应商开始供货安装后便不再与国资部门有任何沟通，直接与使用者同样也是采购申请者的部门人员沟通，使之后采购中存在不公平竞争问题，给学校国资管理部门、纪检监察部门带来了巨大的风险。 2     目前高校政府采购内部控制存在问题的原因 2.1   内部控制制度体系不够完善 高校不同于企业单位，企业单位以营利为主要目的，因此对自身的采购管理非常严格，在内部控制工作方面也力争实时性与精准性。而高校往往将工作重心放在科研与教育上，因此内部控制体系往往都是根据上级主管部门的政策变动来制定，具有被动、滞后的特点。高校政府采购过程中，虽然教育需求不断变化，却没有一套成熟完善的内控机制。高校政府采购环节中往往只有层层审批，只有按照上级部门相关制度执行，内部控制制度缺乏必要的自我调整和丰富。另外，当前很多高校的采购内部控制制度缺乏统一性，主要以各个部门依照本部门工作内容指定的内部控制规程，从系统上难以形成学校层面的政府采购管理内部控制体系，大局部都是在采购法规的条款下，原模原样、照搬法条地对政府采购管理工作提出一些要求，难以对情况各不相同的实际业务进行管理，流于形式。加之有些学校招标采购业务机构设置简单，人员少，一人多岗，无人无岗的现象严重，很多时候照搬照抄上级的内部制度，内部控制制度存在很大空白。 2.2   对内部控制的认知不到位 一般而言，高校都会建立一整套包括采购管理在内的内部控制制度，但由于高校的教育属性，高层领导更加重视教育质量与科研成果，对政府采购内部控制的认知度缺乏，风险管理意识淡薄，往往认为只要有一套制度，让员工遵守制度就能够建立完善的内部控制;或者认为在审批流程上进行多层审批，就可以有效躲避违规采购行为。高校处于教育领域，不仅要履行教育职责，同样还背负很大的社会责任，在重视教育和科研的同时要关注社会效益，为提升人民群众的综合素养和道德做好表率，而在高校政府采购中，职业道德沦陷风险贯穿政府采购始终。学校管理者对高校政府采购的内部控制认知缺乏，对预算、采购流程以及岗位职责等方面的工作缺乏重视，导致局部缺乏职业道德的职工钻制度的漏洞，利用高校资源赚取私人利益，损害高校名誉。 2.3   问责机制缺失 目前，高校政府采购工程的业务流程中，往往涉及下面几个部门：国有资产部门、立项部门（主要包括各系部和其他职能部门）、设备及效劳类工程管理部门、后勤基建管理部门以及财务部门。但如何在政府采购中协调各个部门职责成为难题，往往会出现职责划分不明确，管理范围交叉，问责机制缺失，导致推楼扯皮现象时有发生。比方体育场馆扩建工程，工程整体的采购工作应由高校的基建部门立项和采购审核，但其中的体育设备、休息区设备以及空调设备不属于基建工程，无法作为预算年度的基建修缮工程立项，在供应商施工完成后，后勤基建部门以同样的理由拒绝在工程验收报告上签字，导致后续工作无法展开，拖慢了工程进度。此外，高校中各个使用部门往往都是院系教职工，他们往往认为自己的工作重心在于教育工作，因此对采购的內部控制制度重视程度缺乏，认为采购就是采购部门的事情，与自己无关，不愿承担责任。从高校的角度来看，出现上述现象的原因是系统问责机制缺失。 3     强化高校政府采购内部控制的策略 3.1   完善高校政府采购组织机构，明确岗位职责 高校应完善采购组织机构，建立决策机构、需求机构、执行机构。决策机构主要是校长办公会、校党委会等，负责审核、批复采购管理方案和年度采购预算方案;负责重大和突发事项采购的立项和审核;负责对政府采购中出现的重大问题进行解决与协调。需求机构以各个院系和职能部门为主，负责提出采购建议、进行本部门采购预算和方案编制;同时需要保存采购过程中所有与自身有关的材料，以快速全面地应对决策机构、执行机构以及供应商的质疑;组织、参与采购工程的验收。在执行机构设立方面，应在国资部门下设立专门的执行部门，并细分部门中岗位职责，包括预算编制、供应商选择、采购合同签订、验收等工作都应当明确划分岗位职责。 3.2   强化高校对政府采购内部控制的认知 如果高校从管理者到院系教职工对政府采购内部控制的重要性认知缺乏，难么即使建立再完善的机构与体系，也无法充分发挥其作用。因此高校内部应自下而上加深采购内部控制重要性的认知。首先，定期组织相关培训，做到全员参与，学习政府采购的相关制度以及内部控制制度;其次，将政府采购内部控制管理工作纳入常规考核，与教职工的薪酬关联起来，鼓励教职工参与采购内部控制优化与提升工作中。 3.3   建立健全内部控制责任体系 将政府采购业务执行情况与各业务部门年度考核、部门负责人工作评价相联系。此外，构建政府采购业务监督机制，完善日常监督制度、内部审计制度、党委纪检和监察制度。高校领导、使用部门、国资部门等相关单位、部门负责人必须履行日常监督职责，承担相应责任;内部审计单位发现的政府采购内部控制缺陷要及时纠正;保证监督体系覆盖政府采购活动全过程;对高校领导干部和党员，在政府采购领域加强监督和惩罚舞弊和腐败行为。 主要参考文献 [1]常青，沈友娣.高校内部控制标准的实施障碍与改进对策[J].苏州大学学报：哲学社会科学版，2022（6）. [2]高虹，刘玉晗，陆萍.高校政府采购内部监督机制存在的问题及对策[J].实验技术与管理，2022（3）. [3]司伟娟.浅析高校政府采购内部控制体系的建立[J].财会研究，2022（6）. [4]胡碧霞.高校政府采购内部控制存在的问题及对策[J].当代会计，2022（7）. [5]张剑.高校政府采购内部控制建设浅析[J].杨凌职业技术学院学报，2022（2）. [6]王万芳.基于内部控制视角下高校政府采购廉政风险防控策略[J].行政事业资产与财务，2022（13）.