2023年数字档案馆建设需求报告.docx

数字档案馆建设需求报告 目录 1概述12总体要求12.1指导思想12.2总体要求13技术要求23.1系统架构与运行环境23.2性能要求23.3平安要求24业务需求24.1型号、产品、预研课题档案24.2文书档案34.3技改、基建、设备档案34.4声像档案44.5专题44.6资料45功能需求55.1数据采集55.1.1与oa系统的接口55.1.2与pdm系统的接口65.1.3与文件编号系统的集成65.1.4与定型数据上报系统的接口65.2归档整编65.3档案著录75.4原文管理20235.5档案查询115.6统计/报表115.7鉴定与销毁135.8技术资料接收、分发与调拨135.9受控管理145.2023资料管理155.11编研155.12馆务管理155.13web利用166系统管理与维护176.1系统设置176.2用户、权限176.3日志管理186.4备份与恢复196.5人员分工197其他需求19附件1：档案各著录工程属性表20附件2：oa系统流程数据字段属性表24附件3：文件编号系统字段属性表26 1概述 数字档案馆的建设是一项系统工程，总体架构包括根底设施、数据库、管理应用系统、运行机制、标准标准体系和平安保障体系六大局部，其中管理系统平台是数字档案馆建设的关键局部，本着长远规划、分布实施的原那么，结合我单位工作实际，提出此需求。明确应具有的功能、性能，使系统分析人员和软件开发人员清楚了解我单位的需求，并在此根底上完成符合我单位要求的系统设计与开发工作。2总体要求2.1指导思想 ×××数字档案管理系统平台是航空工业档案信息化管理平台的重要组成局部，也是所信息化平台建设建工程之一。在系统构上首先要满足××××企事业单位数字化档案馆建设内容的需要，同时应符合××信息化平台建设的技术要求。 系统应在目前的产品数据管理＋档案管理系统＋oa系统档案管理模式根底上，着眼于现代数字化档案管理的开展要求，充分考虑到未来的开展趋势，在档案资源管理的功能设计方面具有拓展性、前瞻性、长远性，使本系统既满足现实管理的需要，又能够适应未来开展的需要。 2.2总体要求 系统功能应包含数字档案管理工作的全部领域。功能模块的设置应适合我××档案管理实际要求和未来开展的需求。 系统应具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。对操作人员的重要操作提供信息反响，设计良好的联机帮助。系统设计和开发，要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量，使系统的处理能力和响应时间能够满足企业对信息处理的需求。系统要封装和集成一些常用工具软件。 系统平安性、保密性符合国家和行业通用要求。 3技术要求 3.1系统架构与运行环境采用b/s方式和c/s方式。客户端支持微机和工作站。 支持windowsxp和windows2022等操作系统。 3.2性能要求 系统易维护、可扩充。 接口功能强大，实现与外部系统的无缝连接。数据处理响应速度快。 查询、统计结果准确，保证查全查准。 具有可扩展性，档案管理系统必须能够在用户的使用率、用户的数目增加很快的情况下，保持合理的性能。 3.3平安要求 软件运行性能稳定，满足系统平安性和数据保密性的需要。具备故障预警、检查和处理机制、防止数据因意外情况丧失或损坏，有完善的备份和恢复机制。 系统设计中要遵循严格身份认证和有限授权原那么和平安审计原那么，采用严格的平安体系，保证数据在处理和传输过程中的平安。支持ca平安认证系统，能够进行密码升级。应用模块功能平安应分级控制。系统应具备完备的平安日志。 4业务需求 系统要能够能满足日常业务管理需要，主要包括对型号、产品、预研课题、文书、技改、基建、设备、声像、专题、资料等门类档案的管理。 4.1型号、产品、预研课题档案 型号、产品、预研课题档案主要为我单位科研活动中形成的技术文件、技术图纸（含技术单、更改单）。技术文件采用文件级著录模式（取消案卷级著录），著录时，应包含案卷号、分类号、卷内序号、案卷题名等反映案卷级信息的著录项，以便自动生成案卷级信息（技术文件走oa流程，归档过程参见文书档案归档过程）。技术图纸（含技术单、更改单）以单份文件图纸为单位进行管理（取消案卷级著录），文件级著录时，目录单号等反映同一目录单信息的属性必著，更改单和技术单与图纸要关联管理。 在管理系统中，能够对这些档案进行数据的采集、整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、全文挂接、鉴定销毁、分发、调拨等业务操作。 型号、产品、预研课题档案著录工程属性表见附件1局部。 4.2文书档案 文书档案以件为保管单位，主要管理oa系统归档的电子文件和一些纸质文件扫描后电子文件。对于oa系统中的文书档案数据信息（条目信息、全文、文件处理单信息），自动归档到文件管理模块中，补充著录信息后，再整编归档到档案管理模块中。对于纸质扫描的电子文件，直接在档案管理模块中，进行条目信息著录，并进行全文挂接。 在这些业务流程中，能够进行著录、修改、全文挂接、整编、归档、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、鉴定销毁等根本的业务操作。文书档案著录工程属性表见附件1局部4.3技改、基建、设备档案 技改、基建、设备档案主要为我单位在技术改造、根本建设、设备采购过程中形成的技术文件、合同、图纸、设备资料等，对这些档案主要以工程成套或单台（套）配套管理，只进行目录级著录管理。由于这些档案的形成存在着阶段性、不确定性，在管理过程中，采取预归档立卷的方式，先在文件管理中进行文件级著录，等文件齐全，再批量归档整编到档案管理模块中。 在管理过程中，系统要能够对这些档案进行整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印（卷内文件目录、面签、背签、统计报表等）、全文挂接、鉴定销毁等根本的业务操作。技改、基建、设备档案著录工程属性表见附件1局部。 4.4声像档案 声像档案主要是在科研生产生活过程中形成的具有保存价值的以声音、图像等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录，主要有照片、底片、光盘、磁带、录像带等，分为科研类（型号、设备）、人物类、会议类、文娱活动类等。对于光盘、磁带、录像带进行目录级管理，照片、数字视频进行文件级著录、全文挂接，照片档案全文挂接时，十个文件一个压缩包进行挂接，挂接的第一个压缩包中的文件为这个主题中最为重要的十个照片，数字视频那么著录完信息后直接挂接。在管理过程中，能够进行整编、归档、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作，支持各种音频、视频格式的全文读取。声像档案著录工程属性见附件1局部。 4.5专题 专题中管理的对象包括编研库（大事记、组织沿革、专题汇编等）和素材库（从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到的材料）。对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创立者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。专题著录工程属性见附件1局部4.6资料 我单位资料主要为外来的参考资料、密级资料。 对于外来的参考资料，可以进行整编、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作。 对于密级资料，除了可以进行整编、著录、修改、查询、统计、报表打印、全文挂接、鉴定销毁等业务操作外，还可以进行权限设置，非档案管理员只能进行目录级的检索，不可以浏览全文。 资料著录工程属性见附件1局部。5功能需求5.1数据采集 通过数据接口及其他方式对档案信息数据进行收集与单位的oa、pdm、文件编号系统、军工上报系统等业务系统进行集成，实现业务数据的实时或定时归档。 5.1.1与oa系统的接口 通过管理应用系统与oa系统的接口，实现oa系统中的收文、发文、技术文件在流转结束后，通过验证，将全文（pdf格式）、条目信息及文件处理单提取的属性信息传输至档案管理系统进行预归档，并向oa系统反响预归档成功和失败的信息。 对于收、发文的条目属性信息，通过接口，将oa系统和档案系统中的字短信息进行匹配，传输至文档管理模块中。全文信息那么在oa系统中转换成pdf格式，通过接口，与条目信息自动匹配挂接后，上传至全文ftp站点。 对于收、发文的文件处理单中的信息，oa系统提取其属性信息，传至档案管理系统中，与条目信息自动匹配，建立关联，生成数据库表，档案管理系统提供文件处理单模板，并在文书档案全文浏览界面上增加浏览文件处理单按钮，根据模板生成信息完整的文件处理单。对于技术文件，在oa系统中将审签信息和全文自行匹配生成全文信息，转换成pdf格式和条目属性信息一起传输至档案管理模块，并进行自动匹配。 oa系统数据在向档案系统归档过程中，oa系统将全文信息上传到管理应用系统ftp效劳器后，需要将oa数据归档的操作日志写入到档案系统中备查。 能够实现从oa办公系统向管理应用系统自动移交，保证oa系统的属性与档案系统的属性保持一致（oa系统流程数据字段属性见附件2）。 管理应用系统可以严格控制用户对电子附件浏览、下载、打印等功能权限。对电子附件操作的控制上，满足对用户访问oa归档数据时的平安性要求。 5.1.2与pdm系统的接口 通过开发数据接口，将lca系统中的定型状态数据包括产品结构、零件的三维模型、二维图样、及相关属性信息导入到档案管理系统中管理，实现飞机设计数据的统一管理。 5.1.3与文件编号系统的集成 通过数据接口，进行字段匹配，可以将文件编号系统中的条目信息，通过点击“归档〞按钮，传输至档案管理系统中的整编模块，档案管理员进行信息补充，再进行归档组卷、全文挂接，形成完整的档案信息。 文件编号系统字段属性表见附件三。 5.1.4与定型数据上报系统的接口 通过此接口，将档案管理系统的数据导入定型系统，完成军工产品定型电子文档的上报工作。对两个系统进行连接配置，配置成功后，进行两系统的节点对应和字段对应，建立库的对应关系。在定型接口主界面中，左右显示档案管理系统和定型系统的节点，可以选择档案管理系统中的相关数据转入定型系统的指定节点下，同时将数据的全文传送到定型系统中。 5.2归档整编 档案整编能够将待整理的文件条目进行整理编辑，并进行归档立卷，其功能结构如以下图：将待整理的文件（动态数据管理的文件、条目录入的数据、文件归档的数据、档案拆档的数据、其他数据接口的数据）条目进行整理，补充形成档案所需的根本信息，然后根据归档立卷的规那么，将整编好的文件转化形成档案。用户可以自定义归档立卷的规那么，按归档立卷规那么将文件组卷归档，将已形成档案的文件进行拆档、卷内调整、以及整理案卷级与其对于文件级的关系（如案卷级的总页数为文件页数和，案卷级密级为文件密级最高条目的密级等）。多条文件组卷时，自动形成案卷级条目的一些信息。 待整理文件库与档案库的所存储的信息字段结构如果不一致，用户可以进行对应关系设置，保存，以便归档时自动调用。 在档案整编点击归档时，增加数据查重功能，对于已经归档的数据，那么提示用户不能归档。在档案整编主界面中，应显示待整编状态的文件数据，可以对数据进行编辑，如修改、插入、删除、导入、导出等，以完成数据信息的添加。 归档立卷时，系统提供手动立卷和自动立卷功能，手动立卷只需补充一些数据