世纪家园酒店采购中的问题与对策研究分析研究财务管理专业.docx

世纪家园酒店采购中的问题与对策研究 摘 要 采购为各行各业提供必要物资，是其提供服务的前提条件，因此它的重要作用毋庸置疑。随着行业竞争的日趋激烈，采购职能也面临着与以往不同的境遇和挑战。同时，采购成本占据了产品成本的半壁江山。因此，加强采购管理就具有重要的意义。本文在采购及采购管理相关理论的基础上，以世纪家园酒店为例，剖析其采购的现状，发现世纪家园酒店物资采购中存在采购工作缺乏计划性、采购人员权力监督不够、采购订单不规范、缺乏对供应商的管理等一系列问题。在此基础上，提出了完善世纪家园酒店物资采购的措施和完善世纪家园酒店采购付款的措施，前者包括制定采购计划和采购预算、加强对采购与验收环节的控制、加强供应商的管理等；后者包括采购付款的风险控制、采购付款的关键控制点、应付账款控制、会计稽核和对账控制。 关键字：采购；采购管理；问题；对策 目 录 摘 要 I 1绪论 1 2 世纪家园酒店采购的现状 2 2.1酒店供应情况分析 2 2.2酒店需求情况分析 2 3 世纪家园酒店采购存在的问题 4 3.1采购工作缺乏计划性 4 3.2审批环节多，效率低 4 3.3采购人员权力监督不够 6 3.4采购订单不规范 6 3.5缺乏对供应商的管理 6 4应对世纪家园酒店采购中问题的措施 7 4.1应对世纪家园酒店采购物资问题的措施 7 4.1.1制定采购计划和采购预算 7 4.1.2分级授权，提高采购效率 7 4.1.3职责分工，提高职工素质 8 4.1.4加强对采购与验收环节的控制 8 4.1.5加强供应商的管理 9 4.2应对世纪家园酒店采购付款的措施 9 4.2.1付款风险控制 9 4.2.2找到采购付款的关键控制点 9 4.2.3应付账款控制 11 4.2.4会计稽核和对账控制 11 5 结论 11 致谢 12 参考文献 13 1绪论 采购为酒店业提供必要物资，是其提供服务的前提条件，其重要程度毋庸置疑。而近年来，随着我国经济的迅猛发展，旅游人次的增加和商务活动的频繁发生，酒店行业成为了当代生活中不可或缺的一部分。酒店行业也出现了发展迅猛的态势，酒店数目众多。另一方面，国际酒店集团纷纷入驻中国市场，从而进一步加剧了行业的竞争局面。在这种形式下，我国传统酒店面临着前所未有的生存压力，发展日益艰难，在纷乱的竞争中如何提高酒店的管理水平和核心竞争能力成为了中国每个酒店关注的焦点。虽然，在不同类型、规模的酒店中，采购采购成本所占产品成本的比例不同，但是它却直接与酒店资产运作效率和才财务管理水平挂钩。采购成本控制是企业发展对采购管理的要求，采购成本的减少能够减轻企业现金流压力，降低产品生产成本、提升利润空间，增强企业市场竞争力。越来越多的酒店已经意识到这一点，试图建立良好的采购管理系统，并建立了相应的制度和措施。由于观念的局限性以及设计、实施中的一些问题，采购管理的实践并非一帆风顺，现代酒店业采购中还存在着一系列的问题，比如采购订单不规范、采购人员权力监督不够、缺乏对供应商的管理等等。这些问题迫切需要解决，以切实提高我国酒店业的管理水平。 2 世纪家园酒店采购的现状 2.1酒店供应情况分析 随着我国经济的发展，酒店数量空前盛大。据中国旅游统计年鉴统计，从2010年到2014年，中国经济型酒店数目的增长速度非常惊人，截止到2014年的第三季度，我国仅经济型酒店数量达75万间，同比增长36%。2014年第一个季度末，仅七天连锁酒就有1924家门店已开业，并还有624家直营和加盟店在筹划当中，而且每年保持15%的幅度。从这些数据可探知，中国的酒店业总数量多，甚至出现了供过于求的态势。下表3.1显示了2008-2014年间武汉四星级酒店平均房价、出租率、平均每件客房收入情况： 表1 武汉四星级酒店平均房价、出租率、平均每件客房收入 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 平均房价(元/间夜） 310.19 328.56 332.12 344.14 350.23 355.89 387.64 出租率（％） 74.84 70.26 67.89 63.76 59.45 56.58 52.09 平均每间客房收入（元/间夜） 232.03 224.78 220.45 219.44 206.64 201.39 200.98 从表1看出，武汉星级酒店的平均入住率呈现下降的态势，但平均房价还是上升的。入住率之所以降低就是因为酒店供应的数量多，使得其客源处于不饱和的状态。 2.2酒店需求情况分析 旅游业的发展和经济增长是酒店需求的影响因素。近年来，我国旅游的人次保持在30亿左右，且每年还保持着15%的增长率。下图1显示了中国居民旅游人次及增长率。 数据来源：广发证券发展研究中心 图1 中国居民旅游人次及增长率 数据来源：广发证券发展研究中心 图2 国内旅游收入和增速 从图1可以看出，2010年后，城镇居民旅游人数增长率大幅度提高。虽然农村居民的旅游人数增长率有下降的态势。但是前者的上升幅度远远能够弥补后者的下降幅度。我国居民旅游人次的增长率在增加，出游人次在增加。并且图2中国内旅游收入和增速都是上升的态势。 数据来源：中国数据统计年鉴 图3 2008-2014年世纪家园酒店过夜人数 世纪家园酒店是成立于2005年，是一家商务型连锁酒店，通过标准化、简洁、舒适的酒店住宿服务，使大众商务以及休闲旅行宾客收获温馨、便捷的住宿体现。图3可知，世纪家园酒店过夜人数在不断的增长。而世纪家园酒店只是全国的一个代表，那么可推测全国过夜人次也应该在增加，所以对酒店的需求也在不断的增长。 3 世纪家园酒店采购存在的问题 当前，我国酒店在数量上由开放初期的短线制约到目前供给相对过剩，但是，整体经营的状况并不乐观，存在着各种各样的问题需要完善。比如，世纪家园酒店在物资采购上就存在着采购工作缺乏计划性、审批环节多，效率低、采购人员权力监督不够、采购订单不规范、缺乏对供应商的管理等问题。而采购业务又影响着酒店的服务质量、成本控制、最终利润和投资回报率等，可见采购的重要性。因此，有必要探析其现状及存在的问题。 3.1采购工作缺乏计划性 采购计划是整个采购工作的起点，它的缺乏将会导致采购的盲目性。以酒店采购为例，什么时候采购、采购数量的多少完全由管理人员的经验和主观判断。这种不科学的判定方式往往会导致储存物资过剩或者不足，前一种情况既浪费了资源，过多物资因为过了保质期而被丢弃，又占用了世纪家园酒店大量的流动增加，同时增加了世纪家园酒店的管理成本，掩饰了酒店存在的各种各样的问题；后一种情况使用部门的正常使用和服务质量。另一方面，对于新增和更换物资而言，现实操作中存在着计划外采购或者零星采购，这无形中增加了世纪家园酒店的采购成本，增大了采购风险。 3.2审批环节多，效率低 为了相互监督，减少作弊等行为的发生，世纪家园酒店像中国其他行业一样，实施的是多环节审批制度。不可否认，多环节审批确实有它的优势所在，但是同样也带来了效率降低、推卸责任、审批环节流于形式等弊端。 在世纪家园酒店采购上，首先由物资需求部门提出申请，然后由部门经理审查、部门总监同意、仓库核对、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准等相关部门审批。如果其中一个人出差或者审批不通过，则意味着审批申请等待或者重来，大量的时间都花费在了这种流程上。而当前，我国还是处于纸质版的申请阶段，这意味着请购单流转周期被延长了。所以，审批效率的低下是不言而喻的。 从前面可知，一次成功的采购是多人配合的结果。但是同样可能出现，某一种采购物资过剩，数量是经过多个审批人同意的；采购不足造成使用部门无法满足客人的要求时，发现原来是由于众多审批人没有时间审核签字。这种相互推诿也就屡见不鲜了。 世纪家园酒店物资采购业务要经过部门经理审查、部门总监同意、总经理批准，而这些中高层管理者远不及于此。在高压的工作氛围下，极有可能出现只签字而不审核。即使总 经理能耐下心来仔细审核，但是他又不清楚当前需要采购什么或者采购的最佳数量是多少。此刻的多环节审核，只是止于流程的形式。 3.3采购人员权力监督不够 虽然，世纪家园酒店采购设置了多环节审批，但是对采购人员权力的监督极弱。以新鲜蔬菜为例，厨师长每天列出蔬菜的采购清单后，采购员通过各种方式获取主要供应商的供货价格，然后从中选择一个合适的供应商。或者在长期的工作中，采购人员有自己固定的供应商。最后，采购人员将被选供应商的供货价形成每日菜单，经过采购经理的审批后便可形成订单。从订单形成的过程来看，大部分都是由采购人员一手操作，采购记录也是由他自己填写，透明度低，完全存在着他与供应商狼狈为奸的情况。虽然，他有可能受到采购经理的约束，但是极其匮乏采购部以外的人的监督。 3.4采购订单不规范 从上面的订单形成中可看出，一般类别的订单都是采购人员通过电话等方式直接向供应商下订单，从来没有相关合同签订的过程。这种不规范的采购订单虽然能够提高采购效率，但是风险极高。因为当供应商有一个更大的客户，并且该客户给出的价格较高，那么在物资数量有限的情况下，供应商往往会选择最先满足大客户，失约于与之口头订立采购订单的酒店。另外一个方面，由于没有规范的采购订单，收货部门在收货时难以对物资数量、质量加以把握，容易与供应商发生争执。 3.5缺乏对供应商的管理 当前，我国产业的竞争已经由传统的企业与企业的竞争转变为了供应链与供应链的竞争。但是，世纪家园酒店业对于供应商的管理聚焦于交易活动，运用多头竞争来获取最低的物资价格，除此之外，再无其它交际。这样做，短期内，虽然酒店的物资采购价格低；但是长期来看，每次都要经历报价、询价、还价等来回的谈判降低了采购效益，增加了采购成本，在当前的竞争环境中处于劣势。总体来说，这方面的不足表现为信息闭塞、对供应商的考核不科学、与供应商缺乏长期合作关系。 世纪家园酒店业采购的过程是酒店与多家供应商博弈的过程。世纪家园酒店为了降低供应商的竞争筹码，往往会可以的保留一部分信息，比如这批物资本是加急采购，但采购人员却不表示出来。另外一方面，多家供应商为了能够在此次竞标中获中，也会选择保留自己的部分底牌，不让酒店知晓。这种双方信息都不对称的博弈，增加了交易的风险。 世纪家园酒店对于供应商选择是随机的，根本没有有意的留存供应商的供货质量、交货期等情况，这就意味着世纪家园酒店没有相应的供应商供货能力的评估体系。这种情势下，增加了采购人员方法选择工作量，无数次的比较。同时，有不良记录的供应商可能再次被选中，再次给世纪家园酒店提供质量差的物资或者延期交货，带来更大的损失。缺乏科学的供应商的考核，世纪家园酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加，难以真正把握好货物的质量。 世纪家园酒店与供应商的关系还停留在买卖的阶段，为了争夺眼前的利益不断的压低对方，从而不利于合作伙伴关系的确立。这有可能造成供应商紧先用质量好的物资满足合作伙伴的需求，为用稍次的物资满足临时交易酒店的需求，这就影响了世纪家园酒店业对采购的质量控制。各种矛盾和争议频繁发生，既浪费时间又浪费精力。同时还增加了采购的不确定性。 4应对世纪家园酒店采购中问题的措施 采购的过程包括采购物资和采购付款，所以，应对世纪家园酒店采购中问题的措施包括应对世纪家园酒店采购的措施和应对世纪家园酒店采购付款的措施两个方面： 4.1应对世纪家园酒店采购物资问题的措施 对于世纪家园酒店物资采购存在的问题，本文相应的提出了世纪家园酒店物资采购的内部控制措施，以期完善世纪家园酒店的物资采购，措施包括制定采购计划和采购预算、分级授权，提高采购效率、职责分工，提高职工素质、加强对采购与验收环节的控制