2023年地勘单位人事档案管理存在的问题与对策分析.docx

天道酬勤 地勘单位人事档案管理存在的问题与对策分析 刘帅 【摘  要】20世纪末期以来，我国屡次改革了地勘行业，多数地区的地勘单位根本都在转制转型后被拆分重组。这一变化虽有利于地勘行业的进一步开展，但在一定程度上影响了地勘单位的队伍稳定性，使其内部的人员流动相对较大，为人事档案的管理带来了一定困难。论文分析了在地勘单位中人事档案管理的现存问题、问题成因以及对策。 【Abstract】Since the end of the 20th century， China has reformed the geological exploration industry for many times， and most of the geological exploration units have been split and reorganized after the system reform and transformation. Although this change is conducive to the further development of the geological exploration industry， it has affected the team stability of the geological exploration units to a certain extent， making the internal personnel flow relatively large， and bringing certain difficulties to the personnel archives management. This paper analyzes the existing problems， causes of problems and countermeasures of personnel archives management in geological exploration units. 【关键词】人事档案管理;问题;对策;地勘单位 【Keywords】personnel archives management; problems; countermeasures; geological exploration units 【中图分类号】G271                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069〔2023〕06-0040-02 1 引言 在新时期的市场经济背景下，局部地勘单位对市场经济更为重视，对内部的档案工作有所无视，使得现有的档案管理面临着较为严峻的形势及挑战。人事档案管理属于人力资源管理的一局部，做好该类工作，是新时期地勘单位需要完成的任务之一。 2 地勘单位人事档案管理的现存问题 2.1 根底设备问题 档案管理工作在地勘单位管理中较为“冷门〞，因此，局部单位一直对该项工作缺乏一定的重视及投入，最终导致单位内部的收档、建档或存档等档案管理环节均未得到充分投入，其中的设备配置更为落后及简陋，其档案管理的手段也较为单一、传统和简单，最终会直接影响内部人事档案的平安及完整。 2.2 人员能力问题 根据调查发现，很多单位对人事档案的管理均不够重视，且局部管理档案的员工会存在身兼数职的状况。局部管理者由一线岗位退至档案管理岗位中，既未接受过档案管理的专业、系统知识培训，也未能在管理工作中积极学习档案管理知识，最终导致参与档案管理的多数人员其管理能力普遍偏低。 2.3 档案收集问题 在地勘行业中，局部人员常年在野外一线工作，且不够重视个人的档案存管，最终会导致局部重要的信息资料在驻地被遗落。这一问题导致单位的人事档案收集存在难度，最终使档案信息缺乏一定的时效性、完整性。调查可知，该类人员的人事档案均有不同程度的档案缺失。 3 地勘单位人事档案管理问题的原因 3.1 机构调整因素 在地勘单位中，以往该类单位的流动性较大，机构调整以及體制改革较为频繁，不同单位的拆分及合并也相对更为普遍，因此，内部的人员流动也相对更为频繁。甚至在局部单位中，人员的调动仅仅以口头形式通知，最终便会导致其人事档案的完整性、连续性受到影响。 3.2 制度因素 就地勘单位而言，局部单位的人事档案管理工作长期由人事管理部兼顾，人事档案的管理制度相对欠缺一定的标准性，且专职管理的人员数量缺乏，最终易导致档案信息的缺失。 3.3 信息传送因素 在地勘经济产业结构调整的背景下，局部员工的人事管理及工作岗位呈现了互相别离的状况，对应的用人单位未进行人事档案的管理，未将人事信息的变动及时报送和移交，最终使得信息的传送不够顺畅。 3.4 档案意识因素 早期的地勘行业中局部职工其文化层次相对偏低，这一问题导致局部单位中老职工的档案意识较为薄弱，很多人员未了解档案管理的作用及意义，最终对档案内的个人信息进行随意填写、随意修改，或将本该归档的材料于个人处长期存管，等等，上述因素均导致人事档案管理存在问题。 4 地勘单位人事档案管理问题的对策 4.1 重视人事档案管理 地勘单位要做好人事档案管理，便需对该项工作提升重视程度。单位可成立专门的档案管理领导小组，保证责任制度的落实，对现有的档案工作进行定期指导、检查及监督，在发现问题时及时解决。此外，为增强内部人员的档案意识，单位可对职工进行档案管理作用、重要性的宣传，以此让更多职工了解到该项工作的主要作用，使其能在日常工作中支持档案管理，以单位重视、职工重视为档案管理提供便利。 4.2 推行标准化管理 地勘单位要进行专门的档案管理工作制度构建，并逐步将其完善，以此为档案管理的标准化、标准化提供可靠保障及措施。首先，档案管理制度也需要单位的重视及建立，对档案从其收集、归档等环节开始均落实统一性的保管和存档，利用全面、严格的制度为档案管理的顺利进行提供根底保障;其次，为防止档案丧失，保障档案的完整性，单位在接收、调阅档案环节均需设置严格流程，保障档案的调取均有登记记录，以此防止人为因素导致档案信息泄露;最后，单位要从档案管理的主要工作内容出发建立对应的考核制度，落实责任追究制，以此提升各人员的工作标准性和责任意识，保障档案管理的制度化、标准化。 4.3 落实信息化管理 在现代化的生产环境下，信息化的档案管理能进一步提高管理的便捷性及完整性，单位要利用信息时代下的先进管理方式，将档案管理的整体水准及管理效率提升。首先，单位要进行现代化的档案管理，这也是当前地勘单位开展的需要，是档案效劳开展的需求。地勘单位要学习借鉴其他单位、行业采取的现代化人事档案管理手段，并结合本单位内部的管理需求对其管理方法进行改良及完善。在信息化管理的模式下，对电子档案的创立及存管是一项重要内容，且电子档案在管理、调阅及存储上会更有优势，其管理更为便捷、调阅更为快速、存储更为简单又不占用很大空间。其次，地勘单位要为档案管理配备计算机等设备及软件，在档案整理中，利用扫描仪、计算机实现对档案内容的统一整理，将档案文字、声像或图片等内容转化为数据信息，完成纸质档案與电子档案的共存，再根据需要以信息化手段对档案信息进行查阅和调取。最后，地勘单位亦可进行档案信息平台的建立，将内部档案在平台上分级上传及管理，例如，针对单位内部的管理人员可开放更多的管理权限，在保密且不泄密的前提下，单位可利用平台共享信息资源，为行业、社会提供更为便捷且高效的档案信息效劳，为查阅者、档案管理工作者提供便利，提升现有档案资源的利用效率。 4.4 改善管理设施 管理设施是档案管理的根底，分析调查可知，当下局部单位的人事档案管理对信息存管及保护等方面均提出了更高要求，但单位的设施条件却无法满足此类要求。信息化、现代化的管理设备、技术及软件均是保障档案管理质量的前提，因此，地勘单位要对人事档案的管理提高重视程度及加大投入，根据管理工作的真实需求，为档案管理提供合理的资金支持，以此将档案管理的设备条件进行改善。首先，在常规档案的存管方面，单位要结合内部实际情况进行专用库房的建设，保障库房的防潮及防火性，并在库房配备专用档案柜、去湿机及空调机等设备，由管理人员对库房内防潮、防火等设备及措施定期检查;其次，在条件允许的前提下，地勘单位可配备足量数码相机、扫描仪等设备，以及专用档案管理软件和平台的辅助设备。利用信息化的现代档案管理，升级传统的管理模式，以此降低档案管理工作的强度，充分降低档案的磨损伤害，将档案寿命充分延长，为单位的决策等工作提供更为全面、及时的档案信息。 4.5 培养管理人员能力 档案管理者是管理工作的重要执行者，为保障地勘单位内部档案管理的有效性，单位需对管理人员的能力进行培养，培养以三方面为主：首先，培养档案管理者的责任心、职业素养及政治素质;其次，培养管理人员的档案管理专业能力、专业理念及方法;最后，培养管理人员的信息化管理能力，例如，管理软件的操作能力、扫描仪等设备的使用技巧等。在培养方式上，单位可组织内部的学习培训活动，培训方式以单位内培训及线上培训两者为主，为提高管理人员参与培训的积极性，单位可利用一定的鼓励制度，调动各人员的培训学习热情，以不断进步、管理能力逐步提升的档案管理者应对未来档案管理中的不同问题。 5 结语 综上所述，要做好地勘单位的人事档案管理，单位要提高对该项工作的重视程度，利用现代化管理条件、现代化管理人才，以及先进的管理意识应对人事档案管理问题，保障人事档案管理的质量。 【参考文献】 【1】罗廷荣.关于事业单位人事档案管理中存在的问题分析及对策探讨[J].东方企业文化，2023〔23〕：124.