2023年新时代下的人力资源和社会保障局档案管理分析.docx

新时代下的人力资源和社会保障局档案管理分析 人力资源和社会保障局相关的档案管理工作关系到相关档案的收集、整理、保存管理、鉴定、统计与效劳使用，对于我国人力资源统筹运用管理以及劳动力丧失后生活保障起到一定辅助作用，其管理水平的上下直接关系到相关工作开展的便捷与有效性。 一、人力资源和社会保障局档案管理常见问题 （一）劳动保障档案管理缺乏重视 劳动保障相关的档案不仅数量巨大，相关操作环节繁琐，缺乏对应的硬件管理建设，甚至会产生档案不归档或者不标准性的档案保存状态，严重情况会导致档案丧失。因此，相关劳动保障档案缺乏应有的重视。 （二）档案分散管理 行管档案管理工作缺乏统一集中安排，不同的事业单位会有不同的档案室管理，每个单位都配有自身的档案室。同时相关档案库房较为分散，分属于不同位置。缺乏集中管理调配，甚至导致相关档案管理所需要配备的硬件设备更多，投入本钱大，也会导致库房使用较为紧张。同时由于需要更多的档案空间使用，对应的防潮、防盗、防火、防虫等管理本钱较大，在此方面缺乏应有的投入，导致相关档案平安性堪忧。其中社保档案由于涉及的范围较广，同时类别多样，因此会分属于不同的部门做对应的监管，导致相关档案分别由多方管理，但是各部门之间缺乏较好的沟通，因此导致在管理上产生一定障碍。甚至导致不同单位拥有相同的档案信息，导致信息管理的负担加重，而对于档案的管理造成更为不便的状态。 （三）管理模式滞后 在我国的档案管理秩序中，更多的采用传统管理模式，通过按卷管理的方式，这种管理方式导致档案管理存在巨大的工作量，同时容易出现过失，操作更为繁琐，需要的管理工作人员更多，本钱投入更大，操作运用不便捷，相关交接工作量较大，工作效率较为滞后。缺乏全面有效的先进技术运用，相关先进化管理设备与模式的投入较为缺乏，没有充分意识先进信息技术运用的优越性。不仅消耗了更多的档案管理投入，同时也造成档案使用、管理的不便利。相关管理上缺乏足够人员与硬件设备的投入，导致工作量大，因此无法导致工作高效产生，在管理上也缺乏先进理念的改良。 （四）工作人员综合素质偏低 相关档案管理人员一般并不属于专业知识结构人员，因此对于档案管理并不具有专业的知识储藏。而相关工作中，一般尊崇以老带新的操作模式，并没有系统标准的培训与招聘管理，进而导致人员无法有效的到达档案相关管理工作的标准性与高效性，严重制约了档案管理的实际作用发挥。对于人员工作而言，也缺乏严格的考评制度，缺乏应有的工作监督与促进作用。 二、新时代人力资源和社会保障局档案管理方法 （一）强调领导层对档案管理的重视 在档案管理工作上，要得到上级领导层的充分重视，加大对档案管理工作的配套资源投入，投入更多专业人才，重视工作人员管理、注重管理制度标准，提供更多先进档案管理硬件与软件配套设施，提升档案管理的严格标准性与先进性，确保档案管理的高效性。同时领导层的重视可以有效的促进基层执行工作人员的工作积极性，有助于档案管理工作上各部门的有效配合。 （二）加强档案管理制度建设 档案管理需要一整套系统标准的管理制度，才能有效的促使整体的管理有序进展。具体管理制度上，应该细化到具体的档案登记、评估、统计等操作制度，同时也要针对人员工作质量进行奖惩制度以及对应的工作评估标准与制度，明确工作人员工作职责，做到责任到人，提升相关责任人的管理与执行严谨高效性，做好业务工作流程管理，加强相关监督制度管理，强化监督力度。严格执行管理制度，提升制度的权威性。同时要针对现有情况与实际时代变化特点做对应的制度改良完善，确保制度管理与时俱进。对于档案丧失与不标准归档情况要及时发现、纠正，日常要做好对应的工作的核查，做好工作质量监察考评，提升工作人员积极性。注重日常培训管理，重视人才培养体系的建设，聘用专业人才培养讲师，鼓励工作人员进行专业深造。 （三）强化档案管理技术先进化 要充分的重视档案管理先进性，积极的做好对应数字化档案管理建设，运用先进的信息技术对档案管理工作做对应的管理效果提升。加强信息化系统建设，同时要注意信息化建设的平安性、功能多样性、操作便捷性。聘请专业的系统建设机构依据实际档案使用与管理中所涉及的具体情况，做好档案管理系统建设的合理性、科学性。在此条件上也保存一定程度的纸质档案管理，让档案管理操作处于双重形式并行的状态，逐步向档案信息化管理的过渡。在目前而言，由于技术与制度的局限性，当前全面实行数字化档案管理仍旧存在一定局限性，因此可以将档案管理工作进行初步的数字化管理，充分利用现有数字化档案管理实用性功能做有效开发，有效的促进档案管理超越时空局限的查阅、运用、统计与分析工作，提升相关工作的便捷性与高效性。 三、结束语 新时代人力资源和社会保障局档案管理需要充分的了解时代开展特点，充分运用时代管理先进技术，促使档案管理工作与时俱进，有效的提供档案管理工作人员更便捷高效的管理效果，同时也为民众与相关机构人员提供更便捷的档案信息查阅与使用效果。 第二篇：xx市人力资源和社会保障局档案管理方法xx市人力资源和社会保障局档案工作管理方法 为加强机关档案管理工作，提高档案工作标准化、标准化、系统化、科学化水平，有效保护和利用档案，准确及时地反映和记载我局履行职能和工作情况，根据国家、省、市有关档案管理的规定，制定本方法。 一、根本原那么 在局党组的统一领导下，局机关档案实行集中统一管理，以维护档案的完整与平安，便于各方面的利用。 二、管理职责 （一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。 （二）对机关各科室形成的各种门类、载体的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 （三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，编制各种检索工具。 （四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用、为机关工作效劳。 （五）根据国家、省、市有关档案保管期限的规定，确定本机关档案保管期限，并催促检查、实施。 （六）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。 （七）在抓好机关档案工作的同时，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。 （八）按规定向市档案馆移交应进馆的档案。 三、立卷归档 （一）归档范围 但凡反映本机关工作活动中办理完毕，具有历史价值和长期查考利用价值的各种文件材料均属归档范围。 （二）归档要求 1、各科室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系科学整理立卷。 2、局机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各科室把应归档的文件材料按立卷要求整理，经档案室检查合格前方可归档。 3、电子文件、照片、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案，应将照片和底片分别整理归档。 4、会计档案由财务会计机构按归档要求，负责整理立卷，移交档案室保管。 5、各科室形成的档案在向档案室移交前，必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误、验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存。 （三）归档时间 1、文书档案在次年5月底以前接收完毕。 2、会计档案在财务会计机构保管一年后，由财务会计部门编造清册移交到档案室保管。 3、基建档案在根本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。 四、档案利用 （一）本局工作人员因工作需要，经本科室主要负责人签批，可查阅本科室形成的档案资料。查阅其它科室形成的档案时，要征得领导同意后经局办公室主管领导批准前方可查阅。 （二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表，未经档案室同意，不得复印、复制、公布档案材料。一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出时，要办理借阅手续，并及时归还。 （三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、划线、折叠，不得随意拆卷或撕去其中文件。 （四）查阅党组会议、局长办公会议记录，必须经党组书记、局长或副局长批准前方可查阅。 （五）本局财务人员查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务领导同意，其他人员查阅他人经办的会计档案时，需征得本科室负责人同意并经财务主管领导批准前方可查阅。 五、档案保管 （一）档案库房门窗要稳固，并安装防护设施，非工作人员未经批准不得进入。 （二）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持良好状态。 （三）档案库房要有温湿度测试记录，根据季节和气候的变化，注意通风。将温度控制在14—24度，湿度保持在45—60%的范围内。 （四）档案库房要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施。 （五）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的平安。 六、档案统计 （一）按照档案统计制度的规定，对档案的收进和移出，保管及利用情况进行统计。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。 （二）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，编写当年档案借阅人次，总结档案利用效果，及时收集、聚集档案利用的典型案例。 七、档案鉴定和销毁 （一）档案的鉴定工作，要以本机关档案保管期限表为依据，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。 （二）档案的鉴定工作，应在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组按规定进行。 （三）销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经局分管领导批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。 八、保管期限 根据归档文件材料的内容、性质和重要程度确定保管期限。 保管期限分别为。永久（50年以上）、长期（50年）、短期（15年）。 各科室文书档案保管期限为： （一）办公室 1、直属上级机关颁发的、属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料永久。 2、直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期。 3、其他需要执行的文件材料短期。 4、省、市党委、政府领导、上级机关视察、检查我局工作中形成的题词、讲话、声像、电子等重要的文件材料永久。 5、局办公会议、局长办公会议记录、纪要永久。 6、本机关召开的会议文件材料： （1）本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料。 ①通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久； ②典型材料、代表发言、简报长期； ③小组会议记录、参考资料短期。 （2）一般专业会议文件材料： ①纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期； ②典型材料、代表发言、简报短期。 7、本机关工作活动的工作总结、报告： （1）主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久； （2）半年的、季度的、一般专题的长期。 8、本局制发的（包括与其他机关联合制发的）文件材料： （1）方针、政策法规性的、重要业务问题的永久； （2）一般业务问题的长期；