2023年供应商关系管理信息系统主要功能分析.docx

2023年供应商关系管理信息系统主要功能分析 ［］为了在政府选购或企业选购中，与供应商形成并维持良好的协同关系，有必要设计与应用供应商关系管理信息系统，其功能涵盖供应商根底信息管理、供应商资质业绩管理、供应商绩效评价与不良行为处理等三类常见业务，并为每项业务设计具体功能和系统流程。系统建设时，要结合选购人实际需求进行功能完善。供应商关系管理信息系统的应用能够显著提升选购效率，提高选购质量，加强选购人与供应商的协同关系。 ［关键词］管理信息系统；供应商关系管理；电子招投标；绩效管理 随着物资招标选购管理的正规化、科学化，选购人与供应商的关系正在从传统的一买一卖逐步转向为合作共赢的状态。良好的供应商关系管理，有利于提高选购业务的效率，有利于保证选购业务的稳定性，有利于提高选购标物的质量，经过供应链的带动，最终推动整个社会生产的进步［1］。我们认为供应商管理信息系统的建设完全具备可行性，由于随着各个政府部门、选购单位的信息化建设，信息化根底设施壁垒早已根本消退。同时，国家正在大力推广电子招投标，信息公开上网、数据电子化为供应商管理信息系统的建设供应了可能，也提出了要求［2］。 1需求分析 从选购业务流程分析，供应商关系管理可以贯穿全部流程：一方面，供应商关系管理可以向前延长到选购需求提报、选购文件编制、评标评审；另一方面，供应商关系管理可以向后扩展到合同签订、履约过程管理和质量管理［3］。向前延长通常为供应商关系管理的应用，如选购需求提报与选购文件编制过程中，可以充分挖掘供应商历史数据，提高选购需求的精准度和选购文件的编制水平；评标、评审过程中，可以将供应商资质业绩、绩效评价状况纳入废标、打分工作中。向后扩展通常为供应商关系管理的数据来源，合同签订、履约过程中供应商的表现可以为供应商关系管理供应数据支撑。前后两端形成协同管理模式［4］，利用管理信息系统建设方法［5］，建设供应商关系管理信息系统，分别对应供应商资质业绩管理功能和供应商绩效评价与不良行为管理功能。 2供应商关系管理信息系统建设 对于政府选购与大型企业选购，其供应商可能遍布全国，供应商关系管理可以遵循“统一管控、灵敏应用〞的原那么。“统一管控〞是指在供应商关系管理信息系统的各个业务模块实现全国统一汇总管理，“灵敏应用〞是指各选购单位可以依据自身业务需求灵敏应用。供应商分布不广的企业，也可参照该思路简化建设。 2．1供应商效劳机构建设 要实现“统一管控〞需要托付特地的供应商效劳机构，负责面对供应商供应询问、信息等根底性效劳，负责供应商根底信息的审核、数据的统计等根底性工作，负责按物资品类组织资质业绩填报模板、绩效评估体系的争辩制定。其中：按物资品类制作资质业绩填报模板的缘由是，资质业绩管理的前提是依据选购物资的特点对全部物资进行科学分类，分类后为每类物资制作资质业绩填报模板，以便供应商依据自身产品填写相应产品分类的资质业绩信息；按物资品类建立绩效评价体系的缘由是，不同物资品类所需的绩效评估方法不同，参与评估的角色不同，涉及业务过程不同，例如根底设施类设备需要基层运维单位参与供应商评价，以提高评价的客观性。同时，可以利用网上效劳、热线 和现场效劳等多种方式为供应商供应业务询问、业务办理、接收合理化建议和信息等“一站式〞效劳，使供应商效劳机构成为公开、透亮     、高效、有序的双向沟通平台。 2．2建立供应商资质业绩评估模式 基于上述缘由，按物资品类制作资质业绩填报模板，确定资质业绩评估范围，并对评估模式进行标准化和统一，实现对供应商全面、科学的资质业绩评价，为招标选购的评标环节供应数据支持。供应商结构化的资质业绩评估范围包括企业根本信息、财务信息、产品名目、研发设计、试验检测、资质信息、产品业绩、生产制造、原材料组部件和售后效劳等模块。通过定期资质业绩评估、专项资质业绩评估两种模式来完成供应商资质业绩评估的三个目标：对供应商进行整体资质业绩评价，建立科学评价体系和全面、完善且定期核实更新的供应商评价数据库；标准评估方法，结构化评估内容，实现专家在线评估；为招标选购供应评标数据支持，提高评标工作效率。 2．3建立供应商绩效评估体系 构建供应商绩效评估指标体系和绩效评级标准，建立绩效评估数据库，收集数据，分析评估整个供应商管理过程的绩效，作为招标选购业务、供应商分类和进展的依据。绩效评价工作机制和评价指标需要持续优化，不断提高评价的科学性。下一步可以考虑实现横向系统间的集成，从消协、质检等外部系统取得系统数据，更科学、客观地评价供应商绩效表现及产品质量。 2．4建立供应商不良行为处理机制 在签订合同前，完善关于物资质量问题等供应商不良行为处理的合同条款，觉察问题准时处理。针对供应商重复发生重大质量问题、产品以次充好等不良行为，业务上应约谈供应商并依据规定在选购环节进行惩罚，建立供应商产品质量问题召回机制。 3供应商关系管理信息系统主要功能与流程设计 3．1供应商根底信息管理 一个完整的供应商关系管理信息系统首先需要有供应商注册功能，具体包括用户注册、注册信息变更、注册信息查询、注册信息审核等功能。供应商填报名称、统一社会信用代码、证件扫描件等根本注册信息，由特地的供应商效劳机构审核，审核通过后成为电子招投标选购业务潜在供应商，供应商即可查询绩效评价数据，以及主动填报资质业绩、不良行为反响等数据。供应商数据库有助于加强供应商行为争辩，将来可以对供应商产能过剩、无序竞争、重投标轻履约、违规转包分包、违规投标等现象进行深化争辩，利用大数据理论方法分析缘由，从而为改良选购制订针对性措施。 3．2供应商资质业绩管理 本功能是为了建设统一的供应商资质信息库，指的是业务上依据统一的资质业绩填报、审核标准，为潜在供应商开展资质业绩信息评价。如对接电子招标投标平台，可以便于供应商快速选择所需资质业绩投标；如对接电子评标系统，可以便利选购人在评标阶段依据资质业绩信息库对供应商进行拒绝、澄清工作。资质业绩管理功能具体包括：产品检验检测报告管理、产品结论管理、现场评估清单管理等。针对局部重点大件物资，选购人可以强化供应商资质审核把关，特地设置资质业绩核实工作，即通过建设供应商资质业绩核实专家库，抽选专家开展资质业绩核实工作，将核实结果按时间段更新至供应商资质业绩数据库，相应数据可以直接应用到评标环节，供评标专家重点参考，可以显著提升评标效率。 3．3供应商绩效评价与不良行为处理 供应商绩效评价管理功能包括绩效评级规章配置、打分、数据审核、汇总计算、查询绩效结果、历史数据导入等功能。系统最终将绩效评估结果给供应商，供应商可以依据绩效评估结果有针对性地不断改善并提高。供应商不良行为处理功能是指对不良行为进行记录、处理和通报，将不良行为处理结果反响给供应商，追踪供应商不良行为的整改。具体包括不良行为提报、供应商查询不良行为、查询供应商说明材料、查询整改状况报告、审核不良行为处理报告、审核整改状况报告、生成不良行为处理报告等功能。供应商绩效评价与不良行为处理功能的目的是提高供应商对诚信履约、质量管控的乐观性。在实际应用中，可以对有未消退的不良行为记录的供应商，在评标过程中进行扣分，保证业绩优秀的供应商中标，加大对供应商不良行为的惩罚力度。 4系统应用成效与总结 本文所设计的系统已经在国内能源行业某大型企业得到深度应用，带有资质业绩核实和绩效评价模块的供应商关系管理系统已经成为该企业电子招投标业务的核心。该企业通过建立含注册信息、资质业绩信息、绩效评估信息等信息的全面的统一供应商信息库，为物资招标选购业务供应了数据支持，并为选购过程供应了决策依据，实现了统一标准的选购流程、以结构化数据为根底的高效评标、统一可视的合同管理、高效的供应商协同、完善的供应商绩效管理、全面的选购过程监控与完整的选购数据分析。较系统应用前每年可节省选购本钱约5％，有效提高了物资选购水平。综上所述，本系统依据“统一管控，灵敏应用〞的思路，致力于打造对政府选购或企业选购全部供应商的统一注册窗口，建立全面统一的一级供应商信息库，通过构建资质业绩、绩效评估和不良行为管理体系，力求实现与供应商的在线业务协同。通过实现供应商评价由静态定性评价向动态量化评价的转变、供应商网络由割裂封闭向整合统一的转变，使选购人与供应商的关系向稳定、有序竞争和合作共赢的方向进展。 主要参考文献 ［1］何明珂．供应链管理的兴起：新动能、新特征与新学科［J］．北京工商高校学报：社会科学版，2023，35（3）：1－12． ［2］李海明，冯留雷．基于全生命周期的供应商管理系统建设初探［J］．信息化建设，2023（2）：42－43． ［3］汤晓华．如何高效管控供应商［M］．北京：化学工业出版社，2023：199-205． ［4］余力，左美云．协同管理模式理论框架争辩［J］．中国人民高校学报，2023（3）：68－73． ［5］左美云，余力，李倩．信息系统项目管理［M］．北京：电子工业出版社，2023． 刘永刚 谢磊 武文娟 陈旺 单位：中国人民高校信息学院 国家电网信息通信分公司 7