[精选]会计电算化概述与账套管理及基础设置.pptx

会计电算化的产生于发展 一一 第一节 会计电算化的产生于发展 会计电算化的概念会计电算化的概念 会计电算化是指将以电子计算机为主的当代电子会计电算化是指将以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计业务处理工作中，用技术和信息技术应用到会计业务处理工作中，用计算机来辅助会计核算与管理，即计算机在会计计算机来辅助会计核算与管理，即计算机在会计中的应用。中的应用。会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，改变了会计内部控制与审计高了会计信息质量，改变了会计内部控制与审计的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的方法和技术，因而推动了会计理论与会计技术的进一步完善，促进了会计管理制度的改革，是的进一步完善，促进了会计管理制度的改革，是 整个会计理论研究与会计实务的一次根本性的整个会计理论研究与会计实务的一次根本性的 变革。变革。我国会计电算化的发展概况我国会计电算化的发展概况 我国会计电算化的发展概况我国会计电算化的发展概况 1起步起步阶阶段（段（19791983年）年）我国会计电算化的发展概况我国会计电算化的发展概况 2 2自发发展阶段（自发发展阶段（1983198319871987年）年）1983年国务院成立了电子振兴领导小组，负责推动全国计算机事业的发展。在全国范围内，掀起了计算机应用的热潮。这一阶段的主要特点是：我国会计电算化的发展概况我国会计电算化的发展概况 3 3有组织、有计划发展阶段（有组织、有计划发展阶段（1987198719961996年）年）随着会计电算化工作的逐步深入开展，要求加强组织、规划、管理的呼声越来越高，各地区、各部门也逐步开始了对会计电算化工作的组织与管理工作。这一阶段的主要特点如下：我国会计电算化的发展概况我国会计电算化的发展概况 4 4竞争提高阶段（竞争提高阶段（19961996年至今）年至今）随着会计电算化工作的深入开展，会计软件市场进入成熟阶段，并出现激烈竞争的势态，各类会计电算化软件在市场竞争中进一步拓展功能，各专业软件公司进一步发展壮大。这一阶段的主要特点如下：二二 会计电算和手工核算的联系与区别会计电算和手工核算的联系与区别 第二节第二节 会计电算与手工核算的联系会计电算与手工核算的联系 会计电算与手工核算的区别会计电算与手工核算的区别 实现会计电算化的意义实现会计电算化的意义 会计电算化的组织实施会计电算化的组织实施 三三 会计电算化的组织实施会计电算化的组织实施 第三节第三节 实现会计电算化的基本步骤实现会计电算化的基本步骤 会计电算化的内部管理制度会计电算化的内部管理制度 会计电算化的岗位责任制会计电算化的岗位责任制 根据根据会计电算化工作规范会计电算化工作规范的规定，会计电算的规定，会计电算 化后的工作岗位，可分为基本会计岗位和电算化后的工作岗位，可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。电会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括电算主管、系统操作员、审核算化会计岗位包括电算主管、系统操作员、审核记账员、电算维护员等工作岗位。电算化会计岗记账员、电算维护员等工作岗位。电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下：位和工作职责一般可划分如下：1）电算主管。）电算主管。2）软件操作。）软件操作。3）审核记账。）审核记账。4）电算维护。）电算维护。5）电算审查。）电算审查。6）数据分析。）数据分析。会计电算化的内部管理制度会计电算化的内部管理制度 会计电算化的操作管理制度会计电算化的操作管理制度 1）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作）明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权的人员操作会计软件。期更换密码，杜绝未经授权的人员操作会计软件。2）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机计数据未经审核而登记机 内账簿。内账簿。3）操作人员离开机房前，应执行相应的命令退出）操作人员离开机房前，应执行相应的命令退出会计软件。会计软件。4）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机）根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。障情况等内容。会计电算化的内部管理制度会计电算化的内部管理制度 计算机硬件、软件和数据管理制度计算机硬件、软件和数据管理制度 1）保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会）保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，计电算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。2）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。数据要保存双备份。3）对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用）对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升级和对计算机硬件设备进行更换等会计软件进行升级和对计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升级和硬件更换的过程中，要保证实际会计数据的连续和硬件更换的过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。安全，并由有关人员进行监督。计算机硬件、软件和数据管理制度 4）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。5）健全必要的防治计算机病毒的措施。会计电算化的内部管理制度会计电算化的内部管理制度 会计电算化档案管理制度会计电算化档案管理制度 1）电算化会计档案。）电算化会计档案。2）电算化会计档案管理是重要的会计基础工作。）电算化会计档案管理是重要的会计基础工作。3）对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防）对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。潮和防尘工作。4）采用磁性介质保存会计档案。）采用磁性介质保存会计档案。5）通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定）通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。止使用或有重大更改之后的五年。帐套管理 一一 第一节第一节 帐套管理帐套管理 在用友通中，核算单位账套的管理包括账套的建立、修改、删除，账套的启用，账套数据的备份与恢复，年度账的管理以及操作员及其权限的统一管理等功能，这些均通过系统管理模块实现。启动系统管理，可在桌面上双击“系统管理”快捷方式或在“开始”菜单中单击“程序用友通系列管理软件用友通系统管理”，屏幕显示“系统管理”窗口。在“系统”菜单中单击“注册”，弹出“注册控制台”对话框，如图2-1所示。创建新帐套创建新帐套 操作过程 操作员管理操作员管理 1操作操作员员的增加、修改和的增加、修改和删删除除 以系统管理员的身份注册进入系统以系统管理员的身份注册进入系统管理，在“权限”菜单中选择“操管理，在“权限”菜单中选择“操作员”项，进入操作员设置界面。作员”项，进入操作员设置界面。在弹出的“增加操作员”对话框中在弹出的“增加操作员”对话框中输入需增加操作员的编号、姓名、输入需增加操作员的编号、姓名、口令及所属部门后单击“增加”按口令及所属部门后单击“增加”按钮表示确认，然后增加下一个操作钮表示确认，然后增加下一个操作 员，如图所示。员，如图所示。二、操作员管理二、操作员管理 操作员增加完毕后，单击“退出”按钮，返回“操操作员增加完毕后，单击“退出”按钮，返回“操 作员管理”窗口，在操作员列表中可以浏览新增操作员管理”窗口，在操作员列表中可以浏览新增操 作员的有关信息，如图所示。作员的有关信息，如图所示。操作员管理操作员管理 2操作操作员权员权限限设设置置 企业单位核算账套中包含大量的商业机密，企业单位核算账套中包含大量的商业机密，在账套正式使用前，必须对该账套进行财务分在账套正式使用前，必须对该账套进行财务分工，通常只有账套主管拥有该账套的所有操作工，通常只有账套主管拥有该账套的所有操作使用权，其他操作员只赋予与其业务相关的部使用权，其他操作员只赋予与其业务相关的部分操作权限，以防止与业务无关的人员进入核分操作权限，以防止与业务无关的人员进入核算账套，避免企业核心商业机密泄漏。此功能算账套，避免企业核心商业机密泄漏。此功能只能由系统管理员及其所指定的账套主管来进只能由系统管理员及其所指定的账套主管来进行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作行操作，其中，以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管。可以放弃或指定账套主管。账套的启用账套的启用 系统启用可由系统管理员系统启用可由系统管理员admin在新账套创建完成在新账套创建完成 时进行，系统弹出窗口询问“是否立即启用账套？”，时进行，系统弹出窗口询问“是否立即启用账套？”，选择“是”即进入系统启用界面。此后，只能由该选择“是”即进入系统启用界面。此后，只能由该 账套的账套主管注册系统管理后，在“账套”菜单选择“启账套的账套主管注册系统管理后，在“账套”菜单选择“启用”选项进入系统启用界面，进行系统启用的设置，如图所用”选项进入系统启用界面，进行系统启用的设置，如图所示。示。数据的备份与恢复数据的备份与恢复 1数数据的据的备份备份 数据备份是指将账套数据从财务软件系统中输出数据备份是指将账套数据从财务软件系统中输出 到硬盘、可移动磁盘或光盘。数据备份是会计电算化后一项到硬盘、可移动磁盘或光盘。数据备份是会计电算化后一项十分重要的工作，存放在磁盘上的电子数据，由于种种原因十分重要的工作，存放在磁盘上的电子数据，由于种种原因容易被破坏，因此，做好数据的备份工作是一项不可缺少的容易被破坏，因此，做好数据的备份工作是一项不可缺少的工作。工作。2数数据的恢据的恢复复 当发现硬盘中的数据被破坏时，可用最新备份数据恢复硬当发现硬盘中的数据被破坏时，可用最新备份数据恢复硬 盘的数据。数据恢复是在万不得已的情况下才进行的事情，盘的数据。数据恢复是在万不得已的情况下才进行的事情，一般操作的越少越好。一般操作的越少越好。修改账套修改账套 账套主管可以通过修改账套功能，查看某个账套的账套主管可以通过修改账套功能，查看某个账套的 账套信息，也可以修改这些账套信息，操作步骤如下：账套信息，也可以修改这些账套信息，操作步骤如下：删除账套删除账套 系统管理员执行账套备份功能时，在“账套备份”系统管理员执行账套备份功能时，在“账套备份”界面选择好账套号后，把“删除当前输出账套”复界面选择好账套号后，把“删除当前输出账套”复 选框的“选框的“”标记打上，系统进行数据备份后，弹出询问对”标记打上，系统进行数据备份后，弹出询问对话框：“真要删除该账套吗？”，选择“是”，系统即将该话框：“真要删除该账套吗？”，选择“是”，系统即将该账套删除，如图所示。账套删除，如图所示。年度账的管理年度账的管理 用友财务软件中，同一账套丌同年度的会计数据是通过建立各个年度的年度数据库，独立存放于以会计年度命名的文件夹中，以利于历叱数据的查询和比较分析。年度账管理包括年度账的建立、结转上年数据、数据备份不恢复、清空年度数据等功能。只有账套主管才有权限进行有关年度账的操作。1年度年度账账的建立的建立 操作步操作步骤骤：略：略 2结转结转上年上年数数据据 操作步操作步骤骤：