2023年企业物资采购内部审计概述及审计要点分析.docx

企业物资采购内部审计概述及审计要点分析 烟草行业物资采购内部审计方法 第一章总那么 第一条为进一步标准烟草行业物资采购管理，充分发挥内部审计的评价、效劳、控制和监督职能，提高物资采购质量和资金使用效益，根据中华人民共和国审计法及财政部等五部委企业内部控制根本标准（财会[202223]7号）、烟草行业内部审计工作暂行规定（国烟审[202223]401号），结合烟草行业实际情况，制订本方法。 第二条本方法所称物资采购是指烟草行业生产经营和企业管理等经济业务相关的烟用物资（含烟叶配套物资）、烟机零配件和非烟用物资等采购业务。 物资采购审计，是指审计部门依据有关法律、法规，实施适当的审计程序，对物资采购从立项开始，至验收入库及货款结算等环节进行全过程管理的效劳和控制，对采购全部经济活动的真实性、合法性、合规性、完整性及效益性进行的评价和监督。 第三条烟草行业工业企业、商业企业、事业单位除工程建设和宣传促销工程外的物质采购审计，均适用于本方法。工程建设物资采购审计适用烟草行业工程建设工程审计管理方法（国烟审[202223]485号），宣传促销物资采购审计适用烟草行业宣传促销内部审计的有关方法。 第二章审计职责与权限 第四条烟草行业各级审计部门根据烟草行业内部审计工作暂行规定的要求，按照“起点介入、过程监督、重点突出〞的原那么，对物资采购业务必须开展程序性审计，在此根底上可选择开展全过程跟踪审计或实质性抽查审计。 程序性审计是指审计部门通过调查了解内控制度、实地观察、穿行测试等审计方法，对物资采购业务的相关内部控制的健全性和有效性进行评价； 全过程跟踪审计是指审计部门根据重要性原那么对物资采购预算审批、采购方式、供应商资质认证、价格确定、合同管理和验收付款等业务流程的合规性进行监督； 实质性抽查审计是指审计部门根据年度审计方案，按照重要性原那么抽取一定比例的采购业务，对其管理制度的完善性、决策程序的合规性和实施程序的标准性进行审计。 第五条审计部门每年要向单位管理层和决策层提交物资采购专项审计报告。审计报告包括但不限于以下内容：对全年采购情况进行概述；对物资采购内部控制的有效性、过程管理及效果进行评价；审计发现的问题和建议等。 第六条行业各级单位要依据相关管理规定，赋予审计人员对采购工程事前、事中及事后的全程审计监督权；相关业务部门要建立报审制，积极配合审计工作并对所提供资料的真实性、合法性、完整性负责，不得以任何理由拒绝提供资料，限制审计范围；相关业务部门对审计部门出具的审计意见、建议，要在规定的期限内向审计部门反响落实情况。第七条审计部门根据工作需要，可以聘请具备相应资质的社会中介机构开展审计工作并对其工作质量进行评价。 第三章程序性审计 第八条业务流程和内控制度的健全性评价。取得或编制采购业务流程图并通过观察和询问，了解梳理物资采购的业务流程，对企业建立的资质认证、供应商管理、预算及方案管理、采购方式、招标管理、合同管理、质量管理等方面的制度流程健全性进行评价。第九条各环节制度执行的有效性评价。抽取一定数量的采购业务按照各业务环节对其内控有效性进行符合性测试，重点关注采购业务中的主要风险点（立项、供应商选择和价格确定等），是否制订相应的控制措施并有效执行。 第十条采购业务后评估的评价。检查业务部门是否认期对已完成物资采购工程的采购方案、采购渠道、采购价格、采购质量、采购本钱、协议或合同签约与履行情况等业务进行专项评估和综合分析，对其采购业务后评估的效果进行评价。 第四章全过程跟踪审计 第十一条全过程跟踪审计的主要内容包括。对物资采购申购环节、采购实施环节、合同签订环节、验收环节和付款结算环节等全过程的审计监督与评价。 第十二条申购环节的过程审计。 （一）审计物资采购业务是否符合预算审批程序。是否按审批权限经采购领导机构、办公会、董事会的批准。申购、审批、执行职责是否按规定相互别离，相互牵制。 （二）审计技术上有特殊要求的物资采购业务，是否经过技术、设备、质量和平安管理等专业部门确认。 （三）审计物资采购业务是否符合生产经营方案，是否按方案需求量结合实际库存情况审定采购数量，是否在资金预算总额内安排方案外的采购。 （四）审计采购方案审批程序是否执行行业及企业管理规定。专卖品卷烟材料的采购方案是否按国家局、总公司下达的方案编制，是否分类别采用不同采购流程；采购方案的调整是否经过合规审批；烟机专用零备件采购是否均在交易监管网中进行。 第十三条采购实施环节的过程审计。 （一）审计是否通过资质认证方式对供应商进行评价、认证和管理。 （二）审计采购方式确实定与采购对象的金额及特性是否相适应，是否按照管理权限履行相关审批手续。 1.是否将到达招标规定额度的工程进行拆分或者以其他任何方式躲避招标采购； 2.到达招标规定额度的物资采购，采用竞争性谈判、单一来源、询价方式的，是否经过主管部门审批，是否符合供应商缺乏三家、涉及行业平安和秘密、涉及行业核心技术、采用特定专利专用技术的有关情形； 3.招标代理机构是否按规定通过招标方式选定。招标代理机构是否在资格认定部门依法认定的资格等级范围及招标代理合同约定的代理权限范围内承担招标事宜；招标代理机构是否接受同一招标工程的投标咨询效劳，是否与有关行政机关存在隶属关系或其他利益关系；依法必须进行招标的工程，采购人自行办理招标事宜的，其条件是否符合法律法规的规定。 （三）招标实施过程审计。 1.招标文件的制订和审批流程是否合规。是否人为设立了不合理的资格条件限制潜在投标人或明显倾向个别投标人；是否以专有技术、专利产品、特定品牌等倾向性内容或技术规格明显有利于个别投标人产品；是否规定了参与前期工作（包括但不限于咨询、规划、监理、设计）的单位不得参与投标；是否包括招标工程的技术要求、投标人资格审查标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。 2.邀请招标方式是否通过招标管理部门审批，邀请招标的对象是否符合采购管理规定，从供应商管理库中挑选合格的供应商，或者公告报名结束后集体评选；信誉、资质、财务状况是否满足招标文件要求；到达条件的投标人是否不少于三家。 3.采购公揭发布、潜在供应商报名、领取标书、投标等时间节点的规定是否符合法律法规；公开招标信息发布是否到达充分公开的效果。 4.评标小组成员组成是否符合法律法规规定，评分细那么设定是否科学，资格、商务、性能三局局部值设定是否合理。 5.招标实施机构是否在评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人中确定中标人；是否按规定的方式、时间及内容进行公示。 6.发出中标通知书后，招标实施机构是否按照招投标文件与中标人签订书面合同。 （四）竞争性谈判过程审计。 1.谈判流程的制订和审批是否合规；是否明确谈判程序、谈判小组人员组成、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。 2.竞争性谈判采购对象是否具备谈判文件规定的资质。 3.谈判小组成员组成是否符合法律法规规定的人员数量及结构；谈判小组成员是否集体与单一供应商展开谈判，所有供应商谈判次数是否均等。 4.是否根据符合采购需要、质量和效劳相等的情况下，报价最低的原那么确定供应商。 （五）单一来源过程审计。 1.采购价格确实定依据是否充分，是否经过调研、测算和集体商议。 2.是否组成谈判小组集中进行价格谈判，与采购同一工程的其他业主相比，采购价格是否合理。 （六）询价过程审计。 审查价格信息来源渠道的可靠性、价格构成内容的全面性、可比性和价格信息的充分性。 （七）价格确定过程审计。 价格评议小组人员构成是否合规，价格审批流程是否合规，谈判或审议过程中的重要事项和参与人员的主要意见是否予以记录并按照档案管理要求予以保存。 第十四条合同签订环节的过程审计。 （一）签订合同的部门和人员是否得到授权；对方签约单位是否具备签约资格、供货资质、履约能力。 （二）合同文本是否经过法规部门审核，是否遵循前期立项、招标、谈判、比价的结果；是否符合采购方的经济利益，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确；是否对物资采购工程、数量和质量、采购价款、包装要求、运输方式、履约期限、交货地点、验收标准、结算方式、履约保证金以及质量保证金等内容予以明确。 （三）与合同相关的过程记录和档案资料是否全面完整，是否真实可靠；合同重要条款的变更是否经过集体商议或审核。第十五条验收环节的过程审计。 是否按制度规定组成验收小组对采购工程按合同进行数量、质量、供货时间等综合验收；对验收过程中发现的异常情况，是否向管理机构报告，同时由管理机构查明原因并及时处理。 第十六条付款结算环节的过程审计。 （一）是否按合同约定的比例及条件支付货款，供货单位、合同单位、发票出具单位、收款单位名称是否“四统一〞。 （二）在合同履行完成后，质量保证金未返还中标人之前，对合同实际履行过程进行审核检查，对发现问题发出整改通知书。退回质保金前，还需对合同履行情况进行最终审核。 （三）物资采购业务规模或金额超过预算的，是否按规定程序履行手续。 （四）是否按制度规定，按“一项一卷〞序时整理装订采购过程资料。 第五章实质性抽查审计第十七条抽查审计的准备工作包括。编制年度审计方案并经单位分管审计工作的领导批准；组织审计力量，成立审计小组，指定工程负责人；拟订审计方案，明确审计范围、方法、要求；下发审计通知，通知被审单位或部门，告知审计范围、审计时间、审计人员、列出要求提供资料的清单。 第十八条样本的抽取由审计部门确定。样本须主要来源于重点物资采购工程和关键风险控制点。抽样比例要在风险评估结果的根底上进行确定，样本要具有代表性，要兼顾不同品种（烟用物资和非烟用物资）、不同采购方式（招标方式和非招标方式）、不同采购层级（集中采购和分散采购）。 第十九条抽查审计要实施适当的审计程序。通过现场询问、直接观察、测试、盘点和检查文件等方式，收集审计证据。对重大的审计发现和建议记录在审计工作底稿中，以支持审计结论和建议。 第二十条采购业务部门要按照“一项一卷〞的要求对物资采购相关资料分类归档并向审计部门提供以下资料：物资采购的内控制度；采购部门的目标任务及其完成情况总结资料；采购部门内部工作会议记录；物资采购工程立项报告及批复；物资采购预算明细及批复；招标采购文件审批资料；采购工程清单、供应商选定、价格确定的依据以及审批过程记录和文件；合同订立申报表；评标报告、中标通知书；供货单位的资质证明及报价文件；质量检验报告单、入库单、资产管理部门的有关验收手续；存货收发存记录，存货盘点记录，存货报废和处置记录；仓库、使用部门对于质量问题的反响记录及其采购部门的处理记录；物资采购有关的财务账簿、凭证、报表及结算资料；与招标代理机构、受托审计机构、供应商签订的合同；网上交易信息数据等。第二十一条抽查审计主要内容： （一）物资采购管理制度的完善性。 1.是否建立资质认证、供应商管理、预算及方案管理、采购方式、招标管理、采购程序、合同管理、质量管理等方面的内控制度并有效执行； 2.单位和部门的分工与授权是否符合不相容职务相别离的原那么，职责分工、权限范围与机构设置、人员配备是否科学合理。 （二）物资