[精选]会计报表管理子系统.pptx

第四章 会计报表管理子系统【学习目标】【学习目标】掌握UFO会计报表管理子系统的相关基本概念、数据处 理流程和基本操作过程；重点掌握UFO会计报表的格式 设计和数据处理；能够利用报表模板生成会计报表；熟悉如何利用取得的报表数据生成图表并进行分析。【章节重点、难点】【章节重点、难点】UFO会计报表格式设计；资产负债表和利润表的公式输入。【教学方法】【教学方法】多媒体教学；讲授法与演示法结合 本本 章章 结结 构构 第一节第一节 报表管理子系统概述 第二节第二节 报表管理子系统的业务处理流程和功能结构 第四节第四节 UFO报表的数据处理报表的数据处理 第三节第三节 UFOUFO报表的格式设计 第五节第五节 报表的维护处理报表的维护处理 第六节第六节 图表功能图表功能 第一节第一节 报表管理子系统概述报表管理子系统概述 一、会计报表的概念一、会计报表的概念 会计报表是用来综合反映企业单位的某一特定 日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金 流量的书面文件。债权人 投资人 资产负债表 现金流量表 内外管理部门 信息使用者 利润表 会计报表 按按编编报报时时间间 中期财务报表中期财务报表 年度财务报表年度财务报表 以短于一个完整会计年度的报告期间为基础编制的财务报表，包括：月报、季报、半年报。能够反映一个完整会计年度 的财务情况。二、会计报表的分类（二、会计报表的分类（1）个别会计报表个别会计报表 合并会计报表合并会计报表 反映企业本身的财务状况和经营成果。以企业集团为会计主体，以母子公司的个别会计报表为基础，由母公司编制的综合性报表。按按编编报报单单位位 二、会计报表的分类（二、会计报表的分类（2）按按服服务务对对象象 对内会计报表对内会计报表 对外会计报表对外会计报表 对内会计报表主要是提供给单位经营管理者，为其进行有效的经营管理和制定正确的经济决策服务的。对外会计报表主要是为了满足政府部门、财政税务部门、企业管理者、债权人、投资者等有关方面了解企业相关财务状况的报表。二、会计报表的分类（二、会计报表的分类（3）报报表表管管理理子子系系统统 专用报表专用报表管理系统管理系统 通用报表通用报表管理系统管理系统 把会计报表的种类、格式和编制方法固定在计算机程序中的应用软件。能够提供会计报表自定义功能，使得用户在不需要进行程序设计的情况下，根据自身对会计报表的具体需求，自主定义会计报表的格式和编制方法，并能从其他模块的数据库中自动提取会计数据，自动生成指定格式会计报表的报表管理系统。三、报表管理子系统的概念和分类三、报表管理子系统的概念和分类 概念：将计算机数据处理技术与会计报表的编制方法进行有机结合，设计出专门用于会计报表数据处理的应用软件，这就是报表管理子系统。一、报表管理子系统业务处理流程一、报表管理子系统业务处理流程 会计凭证会计账簿 审核 设计报表格式 会计报表格式文件 其他业务子系统、其他报表 数据采集计算 会计 报表 外部 数据 报表 汇总 表 分析 结果 输出 汇总 计算 第二节第二节 报表管理子系统的业务处理流程报表管理子系统的业务处理流程 和功能结构和功能结构 报表管理 子系统 报 表 管 理 运 算 审 核 汇 总 分 析 报 表 输 出 报 表 编 辑 初 始 化 二、报表管理子系统的功能结构二、报表管理子系统的功能结构 启动报表 新建报表 设计报表格式 定义报表公式 报表数据处理 保存报表文件 报表维护 三、报表管理子系统的基本操作过程三、报表管理子系统的基本操作过程 报表编制流程图 格式格式 及公及公 式设式设 置置 进入报表系统进入报表系统 新建报表新建报表 设置报表格式设置报表格式 设置标题设置标题、表头表头、表表 体体、表尾及其属性表尾及其属性 定义报表公式定义报表公式 通过公式建立报表项通过公式建立报表项 目和账户的对应关系目和账户的对应关系 第三节 UFO报表的格式设计 一、UFO报表基本概念（一）格式状态和数据状态 1.格式状态：报表格式设计 定义公式:单元公式、表内公式 2.数据状态：输入数据 汇总、合并报表 增加或删除表页、做图形等 UFOUFO的两大状的两大状态态 格格 式式 及及 公公 式式 设设 置置 不同状态不同状态 数数 据据 处处 理理 格式：设置报表 的格式和公式 数据：处理报表 的数据处理（一）格式状态和数据状态 1.所做的的操作对所有表页都发生作用。2.不能进行数据的录入、计算。3.只能看到报表格式，数据被全部隐藏。注意:格式状态格式状态 数据状态数据状态 4.4.看到报表全部内容，包看到报表全部内容，包括格式和数据。括格式和数据。5.5.不能修改报表的格式。不能修改报表的格式。(二)单元和组合单元 1.单元：是组成报表的最小单位，名称 由行、列唯一标识。例：第三行和第一列交叉处的单元例：第三行和第一列交叉处的单元 A3 行号行号:1:1-99999999列号列号:A:A-U U (二二)单元和组合单元单元和组合单元 2.组合单元：由相邻的两个或两个以上的单元组成，这些单元必须是同种类型的单元。例：把例：把B2和和B3组合组合 B2：B3 或或B2、B3 组合单元视为组合单元视为 一个单元一个单元 （三）区域：自起点单元至终点单元是一个完整的矩形。例：把例：把A3A3到到C10C10划分为一个区域划分为一个区域 A3A3：C10C10 最大的区域是：最大的区域是：最小的区域是：最小的区域是：表页表页 单元单元 （四）表页 是一叠具有相同格式的报表中的一页。注意注意:1 1、一个、一个UFOUFO立体报表中可容纳立体报表中可容纳9999999999张表页，每一张张表页，每一张表页由很多个单元组成。表页由很多个单元组成。2 2、一个报表中所有的表页具有相同的格式，但其中、一个报表中所有的表页具有相同的格式，但其中数据不同。数据不同。（五）二维表和三维表 1.二维表：通过行、列就能找到这个报表中任何位置的数据。2.三维表：通过行、列和表页号找到一叠报表中任何位置的数据。例例:第三张表页的第三张表页的A7单元单元 A73 （六）关键字 游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页。包括：注注:关键字的位置在格式状态下设置；关键字的位置在格式状态下设置；关键字的内容在数据状态下录入。关键字的内容在数据状态下录入。（1）单位名称）单位名称 （2）单位编号）单位编号 （3）年、月、日）年、月、日 二、报表格式设计二、报表格式设计 （一）打开UFO报表 1.在桌面左下角点击“开始”“程序”“用友ERP-U8”图标，选 择“企业应用平台”“账务会计”“UFO报表”，单击打开。如下图所示：二、报表格式设计二、报表格式设计 2.选择相应的账套及操作员，单击【确定】进入。系统弹出“日积月累”对话框，单击【关闭】按钮。3.单击工具栏上的“新建”选项，新建一张空白表。如图：标题栏 菜单栏 工具栏 编辑栏 全选按钮 行标 列标 状态按钮 当前单元 拆分按钮 二、报表格式设计二、报表格式设计 （二）报表格式设计 以教材p111表4-1为例编制利润表：1.设置表尺寸 设置表尺寸是指确定报表的行数和列数，共26行、4列。方法：打开“格式”菜单，选择“表尺寸”命令，系统弹出“表尺寸”对话框，输 入行数26和列数4，然后，单击【确认】按钮，如图所示。二、报表格式设计二、报表格式设计 2.设置行高和列宽 选择“格式”菜单中的“行高”、“列宽”命令来调整表格整体的行高或 列宽。这种方法比较精确，便于对整个报表格式的统一。如图所 示：二、报表格式设计二、报表格式设计 3.画表格线 方法：用鼠标左键拖动选定画线的区域，然后，选择“格式”菜单下的“区 域画线”，再选择画线的类型、线条样式，最后单击【确认】按钮。如图 所示，把表4-1利润表的表体画上表格网线。二、报表格式设计二、报表格式设计 4.定义组合单元 方法：先选定第一行标题行，单击“格式”菜单“组合单元”命令，打开“组合 单元”对话框。单击【整体组合】按钮或【按行组合】按钮，如图所示，表 4-1利润表的第一行被合并为一个组合单元。5录入报表项目内容 方法：双击选定单元，将光标定位在单元格中，直接在单元格中输入内容。二、报表格式设计二、报表格式设计 6.定义关键字 具体方法如下：（1）在“格式”状态下，先选中要输入关键字的A3单元，选择“数据”菜单中的“关键字”“设置”命令，打开“设置关键字”对话框。（2）选定“单位名称”单选框，单击【确定】按钮。同样方法把“年”、“月”也定义为关键字，如图所示：二、报表格式设计二、报表格式设计 （3）执行“数据”菜单中的“关键字”“偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话 框。（4）在“单位名称”、“年”、“月”等需要调整位置的关键字文本框中输入偏移 值，单元偏移量的范围是-300，300，负数表示向左偏移，正数表示向右 偏移，然后单击【确定】按钮。如果位置不太合适，应反复测试。二、报表格式设计二、报表格式设计 6.设置单元属性 单元属性分为表样单元、数值单元和字符单元等三种类型。方法：先选定C5:C23区域，单击“格式”菜单中的“单元属性”命令。打 开“单元属性”对话框，选定“数值”单元框，选定“逗号”复选框，再把小 数位调整为2，最后单击【确认】按钮。二、报表格式设计二、报表格式设计 7.设置单元风格 单元风格是指单元内的字体、颜色图案、对齐方式等的显示方式。方法：先选定利润表标题所在的组合单元，然后单击“格式”菜单中的“单元属性”命令，在打开的“单元格属性”对话框中分别在“字体图案”、“对齐”、和“边框”列表 框中按要求进行设置，如图所示:最后单击【确认】按钮，报表就按照要求设置完毕了。表样表样 字符字符 数值数值 画表格线画表格线 文字内容文字内容 设设 置置 报报 表表 格格 式式 标题标题 表头表头 表体表体 表尾表尾 属性属性 字体图案字体图案 对对 齐齐 边边 框框 单元类型单元类型 关键字关键字 显示位置在显示位置在“格式格式”状态；状态；值在值在“数据数据”状态下录入状态下录入 输入内容输入内容只对本表只对本表页有（数页有（数据）据）“格式格式”状态下输入的内状态下输入的内容默认为容默认为“表样单元表样单元”，对所有表页均有效对所有表页均有效 （一）单元公式（一）单元公式 1.1.账务取数公式账务取数公式 方法：（1）先选中C9单元，然后单击工“fx”图标,在弹出的“定义公式”对话框中单击“函数向导”，系统自动弹出“函数向导”对话框。（2）在函数分类对话框中选择“用友账务函数”，函数名选择“发生(FS),单击【下一步】按钮。（3）在弹出的“用友账务函数”对话框中单击【参照】按钮，选择“账套号”、“会计年度”、“科目”、“期间”、“方向”等，然后，单击【确定】按钮，系统自动将定义公式显示在“定义公式”对话框中，再单击【确定】按钮，系统将公式写入单元格中，如图所示。三、报表公式设置三、报表公式设置 三、报表公式设置三、报表公式设置 三、报表公式设置三、报表公式设置 三、报表公式设置三、报表公式设置 三、报表公式设置三、报表公式设置 表达式为FS（“5101”,月,“贷”,“001”,2007,“y”）。说明“销售费用”的本期金额来自001号账套2007年当月“5101，销售费用”的借方发生额。2.2.表页内部取数公式表页内部取数公式 方法：选中“C15”单元，单击“fx”图标或按“=”键，系统弹出“定义公式”窗口，在栏内输入“C5-C6-C7-C8-C9-C10-11+C12+c13”单击【确认】按钮，如图所示。三、报表公式设置三、报表公式设置 3 3.从本表其它表页取数公式从本表其它表页取数公式 方法：表4-2利润表D5单元中的“营业收入”项目“上期金额”可以通过设置SELECT()函数公式来取得。单元公式为：D5=SELECT(c5,年=年+1)。其中“年”表示当前年度，等号右边的“年”表示上一个年度，“SELECT(c5,年=年+1)”表示将上一个年度表中的c5单元的数取出来，取入表“年+1