DB34／T 2954-2017养老机构合同管理规范.pdf

ICS 03.080 A 16 DB34 安徽省地方标准 DB 34/T 29542017 养老机构合同管理规范 Contract management for senior care organization 文稿版次选择 2017-09-15 发布 2017-10-15 实施安徽省质量技术监督局发 布 DB34/T 29542017 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。本标准由安徽省民政厅提出并归口。本标准起草单位：合肥庐阳乐年长者之家、合肥市庐阳区民政局、合肥斯坦德尔德标准化管理有限公司、合肥市庐阳区老龄办。本标准主要起草人：贺冉冉、崔峥、关任伟、赵飞、丁林峰、牛彦、刘璐、束道文。DB34/T 29542017 1 养老机构合同管理规范 1 范围 本标准规定了养老机构合同管理的术语和定义、基本要求、管理流程、主要管控要求、合同档案管理及评价与改进。本标准适用于依照民政部养老机构设立许可办法和安徽省养老机构设立许可办法规定设立并依法办理登记的为老年人提供集中居住和照料服务的的机构，其他养老机构可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 29353-2012 养老机构基本规范 中华人民共和国合同法 中华人民共和国劳动法 中华人民共和国劳动合同法 中华人民共和国老年人权益保障法 中华人民共和国民事诉讼法 安徽省养老机构管理办法 3 术语和定义 GB/T 29353 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 养老机构 senior care organization 为老年人提供集中居住和照料服务点机构。3.2 养老机构服务合同 contract for senior care organization 能全面、准确地反应养老机构服务全过程的内容，能充分表述当事人意愿，保护合同当事人的合法权益，由养老机构与老年人及其家属或其他付款人、保证人、联系人签订的服务合同。3.3 相关第三方 relevant party 为老年人提供资金担保，监护或委托代理责任的个人或组织。GB/T 29353-2012，定义3.2 DB34/T 29542017 2 4 基本要求 4.1 合同类别 4.1.1 在养老机构内，合同依据合同管理要求的不同，可分为以下三类：a)劳动合同；b)经济合同；c)养老机构服务合同。4.1.2 按照合同的重要性分为重大合同和普通合同两类，其中重大合同包括但不限定于以下类别：a)涉及养老机构行业政策、通知文件的相关事项所需签署的合同；b)借贷、融资、对外担保和股权投资合同；c)委托或者受托管理资产和业务合同；d)因赠与或者受赠资产而签订的合同；e)债权、债务重组合同；f)与境外政府、企业、其它社会组织及其在中国的分支机构、代理机构签订的中外合资合同、中外合作合同等；g)养老机构重大事项的战略合作协议；h)其他可能对养老机构的资产、负债、权益和经营成果产生重大影响的合同。4.2 基本原则 4.2.1 养老机构签订、履行、变更、解除合同，应遵守中华人民共和国合同法、中华人民共和国老年人权益保障法、安徽省养老机构管理办法等法律、法规及规章制度。4.2.2 管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为养老机构保守商业秘密，为合同相关方保守个人隐私。4.3 合同相关方 4.3.1 订立合同的当事人必须具有相应的民事权利能力和行为能力。4.3.2 对方当事人系法人或其它组织的，必须填写其单位全称。4.3.3 对方当事人系自然人的，必须是年满 18 周岁的中国公民。4.4 合同文本 4.4.1 对国家、行业或地方有标准文本或示范文本的，应当对最新发布的优先适用，并按照标准文本或示范文本的要求填写完整。4.4.2 当事人可以根据实际情况决定合同原件的份数，并在签订合同时认真核对，以确保各份合同内容一致；在任何情况下，当事人都应当至少持有一份合同原件。4.5 合同管理机构 4.5.1 合同的接洽与签订应由养老机构相关业务部门负责。根据工作职责和业务性质，负责合同立项、谈判和起草的作为合同承办部门的基本职责包括但不限定于下列内容：a)在合同谈判前，应对合同的其它各方当事人进行必要的资信调查，并对资信调查结果负责。资信调查的内容包括：1)营业执照及其有效性；2)商业信誉；DB34/T 29542017 3 3)近期经营业绩情况；4)承担该合同业务必须具备的其它资质条件。b)合同谈判、起草、会签、归档、履行等工作；c)对合同的经济性、可行性、合法性及价款的合理性负直接责任；d)处理未涉及诉讼和仲裁法律程序的合同纠纷；e)建立本部门合同副本档案及其台帐。4.5.2 养老机构应设置专门的部门或岗位组织合同的评审工作，并依法建立合同评审程序。4.5.3 养老机构应设置法务部门或岗位依据 中华人民共和国合同法 等有关法律法规处置合同纠纷。注：法务岗位可以是由专职法务人员或养老机构聘请的法律顾问承担。4.5.4 合同的审核应实行分类专项管理，由养老机构的财务部门、法务人员负责合同的专项审查，有权依据各自的职责对合同进行审核监督，相关业务部门负责合同的业务审核工作，各部门应当给予支持和配合。作为负责合同审查的部门基本职责包括但不限定于下列内容：a)合同涉及资金的使用是否符合公司统一的资金调度计划；b)资金、资产的合法性；c)价款、酬金和结算的合理、合法性；d)合同的合法性；e)合同的严密性；f)合同的可行性；g)合同审核部门认为需审核的其他内容。4.5.5 重大或涉外的合同在订立过程中，应由法务岗位会同财务、业务岗位专业人员联合参与谈判及讨论。4.5.6 负责合同综合管理事务的主管部门基本职责包括但不限定于下列内容：a)制订相关的合同管理有关配套制度或流程，并对合同管理工作进行定期检查、监督；b)组织对合同相对人进行资信审查、招标、谈判、文本确立、签约；c)对各类合同进行审核、签章，监督合同的履行和结算工作；d)管理和正确使用公司合同专用章；e)负责合同文本的保管及合同台帐的建立、维护，负责合同发放、借阅工作；f)对合同签约、履行和存在问题进行报表分析上报养老机构负责人；g)协助处理合同的争议或纠纷。5 管理流程 5.1 合同管理可分为合同订立阶段和合同履行阶段。5.2 合同订立阶段包括但不限定于下列环节：a)合同调查；b)合同谈判；c)合同文本拟定；d)合同审批；e)合同签署。5.3 合同履行阶段包括但不限定于下列环节：a)合同履行；b)合同补充和变更；c)合同解除；DB34/T 29542017 4 d)合同结算；e)合同登记与归档。5.4 合同管理宜采用图 1 的流程开展管理工作。图1 合同管理流程 6 主要管控要求 6.1 劳动合同 6.1.1 合同的订立 6.1.1.1 养老机构应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则，自用工之日起，依法与员工以书面形式签订劳动合同。6.1.1.2 养老机构招聘员工时要有具体的书面录用条件及客观的考核标准，并告知应聘者。6.1.1.3 养老机构招聘员工时，应当如实告知工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及应聘者要求了解的其他情况。6.1.1.4 养老机构还应查验其终止、解除劳动合同证明，以及其他能证明该应聘者与任何用人单位不存在劳动关系的证明；应了解应聘者与劳动合同直接相关的工作经历、劳动关系现状、社会保险缴纳情况、户籍、住址、档案状况、家庭婚姻状况、学历、健康状况、职业技能水平等信息。6.1.1.5 劳动合同应由员工本人签署，签字后并在签字处加印右手食指指印；养老机构应验证员工签名与身份证相一致。劳动合同加盖养老机构印章及法定代表人印章或签名。6.1.1.6 养老机构及员工本人应各保存劳动合同书不少于一份。6.1.1.7 退休返聘人员不签订劳动合同，但应就其返聘期间有关报酬、福利待遇签订书面返聘协议。6.1.2 合同期限 DB34/T 29542017 5 6.1.2.1 养老机构应在遵守国家劳动政策法规的前提下，根据各自生产经营特点和需要，可按下述原则与员工协商确定劳动合同期限，保证管理、业务骨干队伍的相对稳定：a)引进的高、中级管理人才、专业技术等人才，可协商签订较长期限或无固定期限劳动合同，可不约定试用期；b)主要工作岗位上的劳动者，可协商签订较长期限或订立无固定期限的劳动合同。一般工作岗位上的员工，应订立有固定期限的劳动合同，但符合中华人民共和国劳动法、中华人民共和国劳动合同法签订无固定期限劳动合同规定的，劳动者提出签订无固定期限劳动合同的，应当签订无固定期限劳动合同；c)新聘用人员首次合同期满，对经考评符合工作需要的人员，经与本人协商一致，宜续订较长期限的劳动合同。6.1.2.2 劳动合同书中劳动合同期限不得空值，应填写起止年、月、日，或注明无固定期限劳动合同，或注明完成某工作为期限劳动合同。6.1.3 合同的履行及变更 6.1.3.1 因工作需要，员工职务或岗位或工种等发生变动，养老机构应与员工协商变更劳动合同。养老机构提出变更劳动合同或员工提出变更劳动合同时，均应采用书面形式提出申请，并应明确变更劳动合同的提出方。养老机构应与员工协商一致后方可变更劳动合同，变更劳动合同相关内容后的劳动合同文本由公司和员工各持一份。员工变更劳动合同申请签名应手签，打印的姓名无效。6.1.3.2 劳动合同期限届满，养老机构同意与员工续订劳动合同的，应提前 30 日告知本人，征求意见，劳动合同期限届满时，员工未做出答复的按续签劳动合同办理，并办理续订手续；员工符合签订无固定期限劳动合同规定的条件，而主动提出签订固定期限劳动合同申请的，应由员工出具书面申请，签名后予以长期保存。6.1.3.3 职工在试用期间提出而又必须给予休假的，养老机构应当向员工发放试用期中止通知书，保证养老机构对员工试用期限考察的有效性。6.1.4 合同的终止及解除 6.1.4.1 劳动合同期满，劳动合同即行终止,终止时间按劳动合同期限最后一日的 24 时为准。第一次签订劳动合同到期时，养老机构应对职工在劳动合同期间工作绩效进行认真考评，应根据考评成绩慎重研究是否续签劳动合同。6.1.4.2 养老机构应对员工在试用期内的表现进行客观的记录和评价。员工在试用期内不符合录用条件的，养老机构应当在试用期内提出，避免在试用期过后以试用期间不符合录用条件而解除劳动合同。6.1.4.3 员工符合国家有关解除劳动合同规定情形之一的，养老机构可以与其解除劳动合同，制发纸质通知书并送达本人。6.1.4.4 需提前 30 日下达通知书告知本人的，应送达员工本人签收，并要求当事人在送达通知书上签字。事前了解当事人有拒绝签字倾向的，应事前安排公证人员一同到场，并由公证人员出具送达证明。无法当面送达本人时，应采用报纸公告等形式送达。6.1.4.5 员工在医疗期内、女工在孕期、产期、哺乳期内的，不得终止劳动合同，应顺延至上述期满。6.1.4.6 职工因个人原因不能完成工作任务或不能履行担负的岗位职责的，养老机构应及时下达纸质告知书，警示并督促职工改进工作。经警示无效的，养老机构应当解除其劳动合同。员工严重违反劳动纪律及公司的规章制度，养老机构要及时下达纸质通知书送达本人并签认，进行教育警告。经教育无效的，养老机构按照有关程序解除劳动合同。6.1.4.7 员工提出解除劳动合同，应以书面形式向养老机构提交解除劳动合同申请，并注明提交日期，本人应在解除劳动合同申请上签名。员工以口头、电子邮件等形式提出解除劳动合同申请的无效。DB34/T 29542017 6 6.1.4.8 劳动合同当事人双方协商解除劳动合同时，应就解除劳动合同、解除劳动合同的条件经过协商达成一致意见。双方协商解除劳动合同时，提出动议方应采取书面形式提出动议，双方协商解除劳动合同的书面协议中应将这一事实予以确认。6.1.4.9 劳动合同终止、解除后，养老机构在办理完毕社会