2023年合同管理办法.doc

合同管理办法合同管理办法 XXX 科技有限公司 合同管理办法 文件编号：_ 版 本 号：_ 编 制：_ 批 准：_ 日 期：_ 年 月 日 合同管理办法 1、总则 1.1 凡属与外单位的经济往来，除即时清结者外，均应签订书面经济合同。1.2 订立经济合同，必须遵守国家和地方现行有关法律政策，贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则，依法维护本企业的利益。2、合同的起草 2.1 凡与外单位经济往来的合同，由承担该项业务的部门人员负责起草。2.2 合同中的关键性条款，必须按照总经理办公会决议或公司总经理的指令严格执行。2.3 合同起草过程中，负责起草合同的部门必须及时征求财务部门和其他相关部门的意见，并须附有技术方案、概算、预算等资料。2.4 合同稿未得到主管领导认可前，任何单位和个人不得以任何理由将合同稿通知或送交对方，否则以泄密论处。3、合同的审核 3.1 合同的合法性。包括：3.1.1 当事人有无签订、履行经济合同的权利和行为能力。3.1.2 合同内容和订约程序是否符合国家法律、政策和本制度。3.1.3 当事人的意思表示是否真实一致，权利、义务是否平等。3.2 合同的严密性。包括：3.2.1 合同条款是否齐全：a)标的 b)数量和质量 c)价格或酬金 d)履行期限、地点和方式 e)违约责任 f)担保 g)解决合同纠纷方式 h)其他事宜 3.2.2 文字是否明确无误。3.2.3 当事人的权利和义务是否具体、确切。3.2.4 合同的有关手续是否完备。3.3 合同的可行性。包括：当事人双方履行合同所具备的条件（生产设备能力，技术条件、资金支付能力、原材料和产品的供需状况等），预期取得的经济效益等。4、合同的签订 4.1 合同的洽谈阶段，由负责该项业务的部门员工担任谈判者，如需其它部门配合，由公司总经理或分管副总经理指定。谈判者必须与自己的主管领导充分沟通，明确合同谈判的原则，并将每轮谈判的结果及时反馈给主管领导。4.2 合同签订前，必须按合同审批权限填写合同审批表，分管副总经理应着重合同的可行性、真实性和经济效益；并从合同的规范性、合法性及结算结汇方式等方面进行审核，并对合同负有全面责任。合同审批表须与合同正本一起存档。4.3 工程项目合同必须附有工程概算书，施工合同必须附有工程预算书，工程概况，预算书必须得到公司主管工程的副总经理及总工 程师的认可。4.4 有关合同收付款方式的条款必须包括以下内容：4.1.1 付的前提条件和日期、次数；4.1.2 每次支付的时间及金额数；4.1.3 甲、乙双方的开户银行的账号；4.1.4 结算方式；4.1.5 涉及外币的汇率换算。4.5 未经总经理授权委托或超权限所签订的合同为无效合同，由当事人承担全部责任。4.6 合同签订后，我方至少应留下合同正本一份，合同正本必须加盖骑缝章，合同内修改处需加盖有效印章。5、合同的履行 5.1 合同签订后即具有法律约束力,各执行部门应自觉履行合同约定的义务,同时积极督促对方履行合同。5.2 执行合同需向对方支付款项时，应向财务部门提供：5.2.1 合同款项支付审批表。5.2.2 按合同规定需对方发出的付款通知书或其它形式的函件。5.3 合同规定范围内的款项划出，由公司财务部经理签署付款意见后，报公司总经理批准。5.4 财务部门根据合同付款前，应先核定对方账号，再将款项划入合同指定的账户，如合同未明确账户，收款方应在划款账户的书面说明上加盖公司印章，并由法人代表签字，财务部门据此办理。5.5 按合同规定应由对方提供的材料，合同执行部门必须严格按照合同规定的时间内取得；应由我方回收的款项，财务部门应监督和协助合同执行部门按合同的规定及时回收。5.6 财务部门有监督合同履行情况的权利和义务，但不能代替业务部门执行合同。6、合同的变更 6.1 任何人未经批准不得擅自变更合同。6.2 已订立的合同经双方协商，确有必要变更或撤消的，应按照原合同审批程序，重新报批。6.3 变更的合同生效后，变更合同者应立即书面通知相关部门，否则，因此造成经济损失的，要追究变更合同者的责任。7、合同的检查 在合同执行过程中，由总经理或主管副总经理指定有关部门不定期进行检查，对有问题的合同，提出补救意见或补充协议，经公司总经理同意后，合同执行部门必须立即予以办理，否则，由此造成的一切经济损失，由相关责任人承担。7.1 对方当事人不履行合同或违约的，我方应暂时中止履行合同，并通知对方尽快履行合同，要求其承担因违约给我方造成的经济损失，通知应采用书面并可留作依据的方式。7.2 通过协商方式不能解决纠纷的合同，业务部门应及时与有关经济仲裁部门联系，听取法律意见，以便通过法律程序妥善处理。8、合同的保管 8.1 业务部门签订合同后，须将合同正本交财务部统一保管，业务部门留一份合同复印件据此执行。8.2 与执行合同有密切关系的单据、传真、电报、票据、信件等，均应作为合同的有效组成部份与合同一起存档备查,存档时间为该笔业务结算完毕后二年以上。8.3 财务部应根据合同的不同种类，建立合同档案。标明序号、合同号、签订单位、签约日期、合同标的、价金、履行情况及备注等。8.4 财务部建立“经济合同统计报表”，向公司总经理每月上报一次合同签订、履行各种情况的统计。8.5 财务部保管的合同一般不得借出，如确因工作需要，须经公司总经理批准方可取出，并办理借阅手续，限期归还。8.6 与执行合同无关的人员不得查阅合同，任何人不得随意复印合同及相关材料。8.7 如合同丢失、损毁、泄漏，要追究相关人员责任。9、非经法定代表人特别批准，不得发放已加盖公章或合同章的空白合同及信筏或便条。经法定代表人批准后发放的，由综合管理部将批准人、用途、使用人、有效日期等记录存档，并监督使用情况。10、合同编号 10.1 合同编号模式说明：10.1.1 合同编号：蓝 康 Lk XX XX XX 10.1.2 分类号说明：类别 代表符号 a、维保类：WB b、涂料工程：TG c、涂料供货：TH d、计算机网络工程及综合布线：WL e、安防类：AF f、安装工程：AZ g、装修类：ZX h、其它：QT 10.1.3 合同编号由公司综合管理部统一管理。