2023年合同管理办法.docx

合同管理方法 XXX科技 合同管理方法 文件编号：___________ 版 本 号：___________ ___________ ___________ 日 期：___________ 年 月 日 合同管理方法 1、总那么 1.1 凡属与外单位的经济往来，除即时清结者外，均应签订书面经济合同。 1.2 订立经济合同，必须遵守国家和地方现行有关法律政策，贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿〞的原那么，依法维护本企业的利益。 2、合同的起草 2.1 凡与外单位经济往来的合同，由承当该项业务的部门人员负责起草。 2.2 合同中的关键性条款，必须按照总经理办公会决议或公司总经理的指令严格执行。 2.3 合同起草过程中，负责起草合同的部门必须及时征求财务部门和其他相关部门的意见，并须附有技术方案、概算、预算等资料。 2.4 合同稿未得到主管领导认可前，任何单位和个人不得以任何理由将合同稿通知或送交对方，否那么以泄密论处。 3、合同的审核 3.1 合同的合法性。包括：3.1.1 当事人有无签订、履行经济合同的权利和行为能力。 3.1.2 合同内容和订约程序是否符合国家法律、政策和本制度。 3.1.3 当事人的意思表示是否真实一致，权利、义务是否平等。 3.2 合同的严密性。包括：3.2.1 合同条款是否齐全：a) 标的 b) 数量和质量 c) 价格或酬金 d) 履行期限、地点和方式 e) 违约责任 f) 担保 g) 解决合同纠纷方式 h) 其他事宜 3.2.2 文字是否明确无误。 3.2.3 当事人的权利和义务是否具体、确切。 3.2.4 合同的有关手续是否完备。 3.3 合同的可行性。包括：当事人双方履行合同所具备的条件〔生产设备能力，技术条件、资金支付能力、原材料和产品的供需状况等〕，预期取得的经济效益等。 4、合同的签订 4.1 合同的洽谈阶段，由负责该项业务的部门员工担任谈判者，如需其它部门配合，由公司总经理或分管副总经理指定。谈判者必须与自己的主管领导充分沟通，明确合同谈判的原那么，并将每轮谈判的结果及时反响给主管领导。 4.2 合同签订前，必须按合同审批权限填写合同审批表，分管副总经理应着重合同的可行性、真实性和经济效益；并从合同的标准性、合法性及结算结汇方式等方面进行审核，并对合同负有全面责任。合同审批表须与合同正本一起存档。 4.3 工程工程合同必须附有工程概算书，施工合同必须附有工程预算书，工程概况，预算书必须得到公司主管工程的副总经理及总工 程师的认可。 4.4 有关合同收付款方式的条款必须包括以下内容：4.1.1 付的前提条件和日期、次数；4.1.2 每次支付的时间及金额数；4.1.3 甲、乙双方的开户银行的账号；4.1.4 结算方式；4.1.5 涉及外币的汇率换算。 4.5 未经总经理授权委托或超权限所签订的合同为无效合同，由当事人承当全部责任。 4.6 合同签订后，我方至少应留下合同正本一份，合同正本必须加盖骑缝章，合同内修改处需加盖有效印章。 5、合同的履行 5.1 合同签订后即具有法律约束力,各执行部门应自觉履行合同约定的义务,同时积极催促对方履行合同。 5.2 执行合同需向对方支付款项时，应向财务部门提供：5.2.1 合同款项支付审批表。 5.2.2 按合同规定需对方发出的付款通知书或其它形式的函件。 5.3 合同规定范围内的款项划出，由公司财务部经理签署付款意见后，报公司总经理批准。 5.4 财务部门根据合同付款前，应先核定对方账号，再将款项划入合同指定的账户，如合同未明确账户，收款方应在划款账户的书面说明上加盖公司印章，并由法人代表签字，财务部门据此办理。 5.5 按合同规定应由对方提供的材料，合同执行部门必须严格按照合同规定的时间内取得；应由我方回收的款项，财务部门应监督和协助合同执行部门按合同的规定及时回收。 5.6 财务部门有监督合同履行情况的权利和义务，但不能代替业务部门执行合同。 6、合同的变更 6.1 任何人未经批准不得擅自变更合同。 6.2 已订立的合同经双方协商，确有必要变更或撤消的，应按照原合同审批程序，重新报批。 6.3 变更的合同生效后，变更合同者应立即书面通知相关部门，否那么，因此造成经济损失的，要追究变更合同者的责任。 7、合同的检查 在合同执行过程中，由总经理或主管副总经理指定有关部门不定期进行检查，对有问题的合同，提出补救意见或补充协议，经公司总经理同意后，合同执行部门必须立即予以办理，否那么，由此造成的一切经济损失，由相关责任人承当。 7.1 对方当事人不履行合同或违约的，我方应暂时中止履行合同，并通知对方尽快履行合同，要求其承当因违约给我方造成的经济损失，通知应采用书面并可留作依据的方式。 7.2 通过协商方式不能解决纠纷的合同，业务部门应及时与有关经济仲裁部门联系，听取法律意见，以便通过法律程序妥善处理。 8、合同的保管 8.1 业务部门签订合同后，须将合同正本交财务部统一保管，业务部门留一份合同复印件据此执行。 8.2 与执行合同有密切关系的单据、、电报、票据、信件等，均应作为合同的有效组成部份与合同一起存档备查,存档时间为该笔业务结算完毕后二年以上。 8.3 财务部应根据合同的不同种类，建立合同档案。标明序号、合同号、签订单位、签约日期、合同标的、价金、履行情况及备注等。 8.4 财务部建立“经济合同统计报表〞，向公司总经理每月上报一次合同签订、履行各种情况的统计。 8.5 财务部保管的合同一般不得借出，如确因工作需要，须经公司总经理批准方可取出，并办理借阅手续，限期归还。 8.6 与执行合同无关的人员不得查阅合同，任何人不得随意复印合同及相关材料。 8.7 如合同丧失、损毁、泄漏，要追究相关人员责任。 9、 非经法定代表人特别批准，不得发放已加盖公章或合同章的空白合同及信筏或便条。经法定代表人批准后发放的，由综合管理部将批准人、用途、使用人、有效日期等记录存档，并监督使用情况。 10、合同编号 10.1 合同编号模式说明：10.1.1 合同编号：蓝 康 Lk XX XX ——XX 10.1.2 分类号说明：类别 代表符号 a、维保类：WB b、涂料工程：TG c、涂料供货：TH d、计算机网络工程及综合布线：WL e、安防类：AF f、安装工程：AZ g、装修类：ZX h、其它：QT 10.1.3 合同编号由公司综合管理部统一管理。