2023年合同管理内部控制流程图.docx

优质文档 合同管理内部控制流程图 　合同管理内部控制流程图 　一、工作步骤示意图 　二、工作流程图 　三、风险点及主要防控措施一览表 （一）合同订立阶段 　流程 　关键环节 　风险点 　主要防控措施 　责任主体 　合同订 立 　合同调查 　调查结果与被调查单位的实际情况不符致使合同履行存在风险，单位利益受损 　1、建立合同调查报告制度，合同签订前，必须履行调查工作程序，出具调查报告； 　2、建立牵制和复核机制，慎重选择调查成员。 　合同调查组织部门 　合同谈判 　与合同对方和谋在重大问题做出不当让步或泄露本单位合同谋略导致单位利益受损 　1、实行合同谈判联席制度，法律、技术、财会人员联合进行谈判； 　2、重大经济合同应聘请外部专家参与合同谈判； 　3、建立责任追究制度，谈判的重要事项和各方意见，应当进行记录并妥善保存，作为追究责任的重要凭据。 　合同谈判负责部门 　合同文本拟定 　在合同拟定中成心隐藏重大疏漏和欺骗，导致单位利益受损 　1、采用标准合同文本，订立书面合同； 　2、重大经济合同应聘请法律参谋和第三方技术专家审查合同条款。 　合同文本拟定负责部门 　合同审核 　对合同条款、格式审核不严格，可能使单位面临诉讼的风险或造成经济利益损失 　1、建立会审制度，归口管理部门、业务部门、财会部门联合审查； 　2、审查人员对做出的审查结果负责，归口部门对合同审查结果负全面责任。 　财会部门、业务部门、合同业务归口管理部门 　合同签订 　授意或合谋串通签订虚假合同，谋取私利或套取、转移资金 　1、严格各类合同的签署权限； 　2、严格合同专用章保管制度； 　3、采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改。 　合同签订经办部门 （二）合同履行阶段 　流程 　关键环节 　风险点 　主要防控措施 　责任主体 　合同履 行 　合同履行情况监控 　发现合同履行中的风险不采取措施，合同纠纷处理不当致使国家利益受损 　1、明确相关责任人在合同履行过程中的责任； 　2、建立合同履行定期调查制度，检查分析合同履行情况及效果，敦促对方积极履行合同； 　3、制定应急预案，对无法继续履行的合同，及时采取措施，降低损失。 　合同业务履行部门，合同归口管理部门 　合同履行监督审查 　不按照规定的程序办理合同的变更、解除等程序，单位利益受损 　建立合同履行监督审查制度： 　1、合同补充、变更及解除需按规定进行报告和审查。 　2、以书面形式变更和解除合同； 　3、对造成的损失，及时提出索赔。 　合同业务履行部门，合同业务归口管理部门 　合同价款支付 　未按照合同规定的期限、金额和方式付款，可能导致单位经济利益遭受损失或面临诉讼的风险 　1、建立合同管理信息系统，跟踪合同履行情况，在临近结算期限的合理时间提示财会部门进行资金结算提示； 　2、合同承办人员及时收集凭证资料，经审批后在规定时间内提交财会部门办理结算； 　3、财会部门对合同条款和经审批的结算申请资料进行审核； 　4、未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财会部门在付款之前向单位负责人报告； 　5、财会部门应当定期与合同归口管理部门核对，根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，确保按合同约定及时结算相关价款。 　合同归口管理部门，财会部门 　合同登记归档 　合同登记归档环节的主要风险包括: 　(1)合同及相关资料的登记、流转和保管不善，导致合同及相关资料丧失，影响到合同的正常履行和纠纷的有效处理。 　(2) 未建立合同信息平安保密机制，致使合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密泄露，导致单位或国家利益遭受损失。 　1、合同归口管理部门 　定期对合同进行统计、分类，登记合同的订立、履行、结算、补充或变更、解除等情况； 　2、建立合同文本统一分类和连续编号制度； 　3、合同终结应及时办理销号和归档手续； 　4、明确合同流转、借阅及归还的职责权限和审批程序等有关要求； 　5、签订合同保密承诺，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。 　合同业务归口管理部门 　合同纠纷处理 　在合同订立、履行过程中，出现合同纠纷问题，如果处理不当，可能损害单位利益、信誉和形象。 　1、明确合同纠纷的处理方法和处理责任，纠纷处理过程中，未经授权批准，相关经办人员不得向对方做出实质性答复或承诺； 　2、在履行合同过程中发生纠纷的，单位应当在规定时效内与对方协商谈判； 　3、合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议确认； 　4、合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。 　单位负责人，合同业务归口管理部门