2023年商务接待方案常识.doc

商务接待方案常识 一：接待准备 1.做好接站准备。如果不认识客人，应当备有贵宾的照片。 2.依据贵宾搭乘的飞机班次，预先电询航空公司该班飞机是否准时或延迟，乘客名单中是否包括该位贵宾，他是否已坐上此班飞机等事项。 3.掌握前往机场的时间，务必要在飞机抵达前先到达机场。 4.在前往接机之前，接待人员应先行以海报纸明显写出贵宾姓名，粘好双面胶，在确定该班飞机已抵达，便可由接待人员拿着，以提醒贵宾的注意。 5.见面后，由秘书互相介绍，被介绍人应点头微笑以示尊敬。 6.初步认识后，双方握手，并交换名片。递接都要双手，接过来要先看一下再收起来表示对对方的重视，递的时候有字的一面朝向对方。来而不往非礼也，收到别人名片时，应该回别人的名片，如果没有了就要向别人说明。如双方同时递接，应当左手接右手递。交换完毕，可以先暂时放在衬衫的口袋里，或者和文件夹放在一起，总之，对人要礼貌，对名片也要客气一些。 7.接到客人后，要帮助客人提取行李。安排好接送贵宾的车辆，安排好贵宾的食宿。 外事接待单位为圆满完成接待任务，一般需要专门接待小组，全面负责一切接待事宜。 接待工作首先应了解来访者的根本情况，弄清代表团的国别、名称、成员名单、来访目的等内容。如需要根据客人要求预定宾馆或返程机票，还应索取来宾护照的复印（ ）件。掌握了以上情况后，再制定一份周密的（中外文）书面接待活动日程安排（表），包括迎送、会见、会谈、签字仪式、宴 请、参观游览、交通工具、餐寝时间、陪同人员等详细内容。日程安排应尽量事先征询来宾意见，还要考虑来宾的风俗习惯和宗教信仰。日程安排印制妥当后，要让来宾抵达后及时人手一份。 二：迎送 要依据来访者的身份，确定迎送规格。根据国际惯例，主要迎送人通常同来宾的身份相当。出面迎送，组织好迎送仪式、场地布置、献花、照相、拍电视、组织群众场面等内容，比方飞机（车、船）抵离时间、献花人员的挑选和鲜花花束（花环）的准备、介绍宾主相见的方式、车辆顺序的编排、座次的安排、国旗的悬挂等等，都要逐项落实。 迎宾时，外宾下飞机（车、船）后，礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾，迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。如遇外宾主动与我方人员拥抱时，我可做相应表示，不要退却或勉强拥抱。如需献花，应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。 乘车时，应先请客人从右侧上车，陪同主人再从左侧上车。待外宾与陪同人员全部上车后，再驱车去宾馆。途中，陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物，如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。 重要外宾和大型团体来访，应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间。外宾抵达住处后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。 三：会见 凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人，称为接见或召见。反之，凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，称为拜会或拜见。接见和拜会后的回访称为回拜。 接见一方的安排人，应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关本卷须知通知对方。如有合影，还要事先编好合影图，一般主人居中，按礼宾顺序，主人右手为上，主客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。 会见前，主人应在门口迎候客人，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅迎候。如果主人不到楼门口迎候，那么应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。会见结束，主人应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。 领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。 安排宾主座次时，主宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。 四：会谈 会谈是指双方就某些重大的政治、经济、文化及其它共同关心的问题交换意见。会谈内容较为正式，且政治性或专业性较强。 会谈首先要组成专门班子，确定主谈人。我方主谈人的职位要与对方主谈人相同或相近。会谈人数大体双方相等。其次是准备会谈提纲，如需在会谈结束时双方签署会谈纪要或协议书，应事先草拟好文本。 会谈由主谈人主持，其他人员未经主谈人许可，不得随便发表意见。如有不同看法，可写条子递给主谈人，供主谈人参考。如主谈人请大家做补充发言，其他人可按主谈人的谈话口径做适当补充，但不能提出与主谈人意见相反的看法。 会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主按各人名牌所示相对而坐以正门为准，主人占反面一侧，外宾面向正门。主谈人座位居中。 五：签字仪式 参加签字仪式的，根本上是双方参加会谈的全体人员。双方为了对签订的协议表示重视，往往由更高的领导人出席签字仪式。 一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌，桌面覆盖深色台呢，桌后并列置放两把椅子，供双方签字人使用，主左客右。座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国旗。 双方参加签字仪式的人员进入签字厅，签字人入座，助签人分别站在签字人外侧，其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。签字时，由助签人协助翻揭文本，指明签字处，本方保存的文本上签毕后，由助签人互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，签妥后由双方签字人交换文本，相互握手。有时备有香槟酒，签字后，共同举杯庆贺 第二篇：商务接待礼仪常识商务接待礼仪常识 商务接待礼仪 第一章商务礼仪概论 一、什么是商务礼仪。 商务礼仪是人们在商务活动中所必循遵循的行为标准和准那么。顾名思义，商务接待礼仪是我们负责接待的人员在商务接待过程中所遵循的礼仪。 二、为什么要学习商务礼仪。 随着经济的全球化以及我国经济的不断开展，商务活动深入到我们生活的每个角落，加之各地经济的不断开展，企业交流，招商引资的范围从本地、本省、本国，开展到全世界。因此，在商务活动中，如何与人打交道变得越来越重要，也越来越受到更多人的重视，这也促使我们更多地来关注商务活动中的重要礼仪。 第二章 礼仪 一、国内一些单位 印象 声音无精打采、打 的一方不知自己打去的单位是否正确，接 的人缺乏根本的技 巧，热情不够.......去电者难以留下对该单位的良好印象。 二、国际通用接 用语 总机：报单位（公司）名（声音应清晰柔和） 分机：部门名+自己的名字 直线：先报单位（公司）名+部门名 打 应备物品。（ 记录本）便签纸+笔+相关资料，用于做记录或与对方交流。 三、 礼仪 （1）打 时面带微笑以制造出愉悦的声音; （2）在接起 后，问候对方并说出单位的名称; （3）去电时先介绍自己，不要让别人猜，并先询问对方是否方便接听 ;（4）最好在铃响三声内接起 ; （5）拨打国际长途时，应了解时差，防止打搅对方的休息; （6）谈论公事，尽量在上班时间。并事先准备好与 内容相关的资料备查; （7）好记性不如烂笔头，应作做好详细的 记录，以备不时之需; （8）重要 ，事先拟草稿。有重要的约定时，应重复你所记下的内容并确认这正是双方 的约定; （9）长话短说，不要在上班时煲 粥或讲太久的私人 ; （10）不要在 时吃东西或心不在焉，对方能通过声音感受到，留下不好的印象; （11）打 时不要太大声，以免干扰到其他人。 （12）如果对方要找的人不在，礼貌的向对方解释并告知对方他/她来了之后会打 给他/ 她，并请对方留下联系方法，在挂 之前，重复对方的姓名、 号码以及重要的细节; 如对方不愿意，那么不必"严加追问"; （13）不要让对方在 中感到你很困惑或是你今天的心情不好; （14）最后，向对方说谢谢并用愉悦的声音向对方说"再见"，别重重地放下 听筒，轻 放话筒、去 一方或下级后放 ，以示尊重。 （15）别忘了 是建立你的单位和你的良好形象的良好时机。 四、打错 的处理方法： 相信对方并非成心，耐心并礼貌地告知对方打错了。 第三章谈判礼仪 一、什么是谈判。 谈判是指不同国家、不同地区、不同行业、不同单位、不同部门为了各自的利益进行的有组织、有准备的正式洽商，始终坚持或反复调整各自的目标，以求最终达成某种协议的整个过程。在商务活动中，称为商务谈判。在政务活动中，称为会谈，如中美朝韩日俄近来关于朝核问题的六方会谈。最正确谈判的效果是在实现最大化我方利益的根底上到达双赢的目的。 二、谈判技巧 充分准备。谈判前充分地收集资料，了解对方虚实和相关其它方的情况，做到知己知彼，以期在谈判中占据有利位置。 善于倾听。所谓"智者善听"，能否正确地了解谈判对手的实际需要，关系到谈判的成败。认真倾听，广泛的接收信息，如有不清楚的地方，可请对方重复一次，洞察对方的真实意图，推动谈判的进程，同时，也让对方感受到你对他的尊重。 保持耐心。即使对方发言冗长，也不要打断对方，或是离席而去。一次谈不成，应耐心的准备下一次谈判。 察言观色。通过对对方表情神态的观察，了解冰山之下的真实情况。 关注细节。在细节中找到切入点，或是可以求同存异的地方，以达成最后的谈判结果。 及时反响。在一些双方能达成共识的方面或一些可作适当让步的细节上，可以就对方提出的观点及时地反响给对方。商务接待礼仪常识商务接待礼仪常识。 慎重表态。在一些重大分歧、不能做出让步的地方或自己未获授权的方面，一定要谨慎行事，以免造成定局，而难以挽回。 留有余地。在有一些不能太快让步的方面，或为了让对方感觉这是我方的底线，要给自己留有一些余地，或拖延时间答复，或告知对方我们没有被授予这种权限，须向上级请示，来为自己争取谈判的利益。 三、提问技巧 开放式问题。即让对方在不设固定答案的根底上提供最多的相关信息和观点。如"你们认为如何。""你公司的看法怎样。" 封闭式问题。即让对方在已有的答案范围内进行选择，如"你觉得这个条件怎样。" 第四章表达与演讲技巧 一、表达与演讲技巧的重要性 良好的表达与演讲技巧可以加强人际沟通，清楚的表达自己的观点，同时也可以将自己在工作中积累的经验、取得的成就和自己所具备的才能等通过有逻辑的语言充分地表现出来。 二、表达与演讲技巧的练习 （1）阅读并分析一些经典的演讲词 （2）不善言辞的人，应争取更多发言的时机，消除羞涩与不自信; （3）自己命题，即兴演讲，锻炼自己的表达能力与逻辑思维能力; （4）重要演讲提前准备演讲稿，并熟练掌握。脱稿演讲但不要背稿，可提前准备小卡片，将演讲提纲写上，以作提示。 （5）演讲前深吸一口气，增加大脑供氧，消除紧张感。 （6）在大型活动中演讲，不要将自己的注意力过分放在别人的态度上，专注于演讲。 三、命题即兴演讲练习 第五章招商引资洽谈会及大型商务活动礼仪