2023年浅析行政秘书与领导的关系.docx

浙江长征职业技术学院 毕业设计〔论文〕 论文题目： 浅析行政秘书与领导的关系 系 别： 应用语言系 专业班级： 09文秘 学生姓名： 戴敏 指导教师： 二○ 1 2年 5 月 4 日 目 录 引 言 1 1 领导和行政秘书的矛盾关系 1 2 领导和行政秘书的权力特征 2 2.1 领导与行政秘书的权力来源 2 2.2 领导与行政秘书的权力特征 2 2.2.1 领导的权力是强制性的、硬性的 2 2.2.2 行政秘书的权力是支配性的、弹性的 2 3 行政秘书应具备的素质 2 3.1 文化知识素质 2 3.2 业务素质 3 3.2.1 认识事物的能力 3 3 3.2.3 社交能力 3 3.2.4 技能操作能力 3 3.2.5 自省能力 4 4 行政秘书的沟通协调策略 4 4.1 行政秘书沟通协调的特点 4 4.2 行政秘书沟通协调的策略 4 4.2.1 行政秘书沟通协调中要善于讲原那么 4 4.2.2 行政秘书沟通协调中要善于用策略 4 总结： 5 参考文献： 6 浅析行政秘书与领导的关系 【摘 要】在21世纪，伴随着信息社会的开展和经济全球化，我国的社会竞争已经越来越剧烈。处在这样的社会大背景下，秘书人员的角色职能也开始由传统单一型向外向全能型转变。作为领导的助手和参谋，秘书人员就要有较高的人际交往能力。不仅要做爱后对外做到传递信息、沟通思想、交流感情等，还要对内做好与同事的人际关系，最重要的是与自己的领导处理好关系。领导与行政秘书的关系是组织系统中的重要关系，如何正确处理二者的关系是决定组织成败的关键。行政秘书要正确认识与领导的矛盾关系和权力特征，把握协调沟通的策略，进而更好的为组织效劳，实现组织的目标。本文仅从领导与行政秘书的矛盾关系出发，探讨领导与行政秘书的权力特征，并由此阐述行政秘书在组织中可以采用的有效的沟通策略。 【关键词】行政秘书 素质 矛盾关系 沟通策略 引 言 在现代化的公司管理系统中，行政秘书人员的工作地位和作用越来越重要，行政秘书主要负责上下级之间和内外部门之间的沟通，要成为领导者的得力助手。行政秘书的工作性质要求行政秘书人员必须处理好和领导者的关系及沟通策略，端正工作态度，这样才能更好的履行工作职责。领导与行政秘书之间存在矛盾关系，并且二者有各自的权利特征，行政秘书只有掌握了协调沟通的策略才能为组织的开展效劳，实现组织的目标。 1 领导和行政秘书的矛盾关系 要正确处理领导与行政秘书的关系， 首先要认清二者的对立又统一的关系。领导和行政秘书是矛盾的两个方面，他们相互独立，相互区别，相互联系。 首先，领导与行政秘书相互区别。领导是企业为实现经营目标而运用权利向其下属施加影响力的一种行为或行为过程。 有领导者就有被领导者、作用对象、职权和领导活动，领导者一般是由上级指派或按照公司内部规定选举产生。 领导者一旦产生，就拥有了自己的权利和职责 ，要对公司的大小事务作出决策。 领导者要始终把整个组织的利益放在首位，要能够作出正确决策且行为公正无私 ，这样才能得到下属的信任，共同完成目标，推动组织开展。行政秘书是受雇为上级处理通讯及日常事务和杂务的人，主要职责是协助领导者综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等。行政秘书这一岗位具有鲜明的职业特征，其根本特征就是辅助性 ，这是由行政秘书部门在管理体系中的地位所决定。 同时，行政秘书还有效劳的直接性、稳定性、专业化和年轻化等，这些特征都决定了行政秘书工作的“纽带〞和“桥梁〞作用。行政秘书岗位是与领导岗位相伴而生的，有了领导才有行政秘书的存在，行政秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种特殊关系表现为行政秘书的工作范围、方向要随着领导行为的变化而做出相应的调整，没有了领导的指示和授权，行政秘书的岗位也只能形同虚设。因此，行政秘书的主要职能就是为领导进行辅助决策，在知识、能力、经验和精力等方面给予领导者全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 其次，领导与行政秘书相互联系。行政秘书岗位的产生是随着领导的产生而出现的，这从来源上说明了二者的密切联系。行政秘书以领导者的领导行为作为自己工作开展的条件，如果领导者没有了领导活动，那么行政秘书也就失去了存在价值。领导与行政秘书是上下级和主从的关系，领导大局部的事务性工作需要行政秘书的辅助，行政秘书要协调各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，要处理各类信息，还要办理和领导相关的日常具体工作。可见，领导的职责发挥与行政秘书的日常工作密不可分，领导善于从宏观着手，做出决策，行政秘书那么从小处着眼，细心、周到的完成领导的安排，二者相互依存，互相影响。 2 领导和行政秘书的权力特征 领导与行政秘书作为组织的两个不同主体，他们不同的权力来源决定了各自不同的权力特征。 2.1 领导与行政秘书的权力来源 领导从上任的一刻起，就取得了法律赋予的多项权力。领导者在遵循相关的法律法规的根底上，可以运用多种方法与手段，在实现特定目标的过程中，对被领导者做出一定行为或施行一定的影响。领导者是组织的最高决策人，具有决策权、组织权和领导权。行政秘书的权力来源主要有两个方面：一是通过组织的公开招聘和人事部的考察合格成为组织的员工，享有行政秘书岗位本身的权力，如日常事务的管理权和执行权等；二是经组织领导同意，作为领导权的一种延伸而出现，是在领导权力的威望和影响下而存在。 2.2 领导与行政秘书的权力特征 从领导与行政秘书的权力来源，我们也可以看出，二者都具有鲜明的权力特征，这种权力特征相互对立又相互依存的存在着。 2.2.1 领导的权力是强制性的、硬性的 领导有法律赋予的决策权和管理权，从某种意义上说，领导过程就是制定决策和实施决策的过程，领导的决策下属必须无条件执行。领导权力的强制性还表现在其组织权的行驶，比方设计合理的组织机构，规定必要的组织纪律，确定适宜的人员编制，这些都是领导权力得以实现的组织保证。同时，指挥权也是领导者实施领导决策或规划、方案等的必要保障，如果没有这种保障，领导者便无法完成其使命。因此，领导权力的强制性是通过领导的决策权、组织权和指挥权等权利的利用而实现的。 2.2.2 行政秘书的权力是支配性的、弹性的 行政秘书权力的行使是受领导的支配的，主要任务是把领导的决策付诸实践，起到上传下达，沟通协调的作用。 行政秘书权力的弹性与领导权力的大小有关，行政秘书的直属领导的权力越大，行政秘书的权力也就更大一些。当然，这也与领导的个人风格有关， 有些领导会给行政秘书自由发挥的空间，给予更多的权力，有些那么谨小慎微，对行政秘书的权力行使有严格的限制。 行政秘书权力的支配性和软弱性决定了行政秘书的根本职责就是辅助决策，帮助领导设计方案、实施反响。 3 行政秘书应具备的素质 3.1 文化知识素质 优胜劣汰是社会开展的规律，行政秘书应与时俱进，不断提高自身文化知识素质。秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的根底。例如：管理科学、行政管理学知识；信息科学知识；档案学知识；其他知识，包括马列主义根本理论，毛泽东思想，邓小平社会主义建设理论，国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，这些知识有利于拓展视野，促进文化素养与科学素养的提高，是对专业知识的辅助与补充。 3.2 业务素质 对于秘书人员来讲，业务素质主要包括以下几方面： 3.2.1 认识事物的能力 具体讲，需要培养以下几种能力：观察感知能力。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善观察，善于发现容易忽略的“死角〞，扑捉政治经济生活中一切有价值的信息，才能变被动效劳为主动效劳。区分是非能力。秘书人员工作于领导身边，又介于领导和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。分析综合能力。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决与分析综合能力的强弱 。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物。随机应变能力。秘书承当大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原那么，又要机动灵活。 秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。言谈能力。语言能力是秘书的根本功之一。秘书人员语言能力的根本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的根本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出各类应用文。 3.2.3 社交能力 随着社会的开展，人与人之间的交往更加广泛、频繁，处在机关中心机构的秘书人员必须具有很强的交际能力，应善于在交际中获取信息，同时进行工作。行政秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽的工作环境。 3.2.4 技能操作能力 秘书人员要提高办文办事的效率就必须掌握现代化办公技术，主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、照相摄像等现代办公手段。 3.2.5 自省能力 常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。 4 行政秘书的沟通协调策略 要正确处理好领导与行政秘书的关系， 行政秘书必须把握与领导沟通协调的特点与策略，这才能充分发挥行政秘书的“桥梁〞作用，自觉地调整与上下级、内外部的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，进而实现组织目标。 4.1 行政秘书沟通协调的特点 行政秘书与领导进行沟通协调有以下特点：一是附属性。 行政秘书的所有协调工作都是取得了领导的授权或认可而进行的， 协调的内容要按照领导的决策和要求实施；二是间接性。 行政秘书的工作只是把领导的意见传达给相关的人，而不是直接享有领导权，这是一种“中介〞作用的表达；三是主动性。 虽然行政秘书授权协调的行为是被动，但在具体工作中行政秘书要充分发挥主观能动性，将协调工作做好。行政秘书在进行协调工作时要积极主动，善于处理人际关系和发现问题，灵活机智，主开工作，以求到达最好的协调效果。 4.2 行政秘书沟通协调的策略 4.2.1 行政秘书沟通协调中要善于讲原那么 行政秘书在沟通协调的工作中要讲原那么：一是协调要在以大局为重，以组织的利益为本的根底上进行，注重人际关系的和谐；二是要按规律办事，在协调中要不偏不倚，实事求是，客观公正，不能主观臆断；三是要“以人为本〞，行政秘书在沟通协调中要尊重人、理解人、关心人，全心全意的为组织办事，树立为组织效劳的思想意识；四是要机智灵活，善于在协调过程中发现新问题和差异性，能根据实际情况及时解决问题，并能够促进各方统一观点，达成共识。 4.2.2 行政秘书沟通协调中要善于用策略 沟通协调过程中正确策略的选用能够起到事半功倍的效果：假借策略，很多事情领导不会亲自出面，行政秘书可以假借领导的权威促进事情的开展；折衷策略，沟通过程中，要尊