国有企业干部人事档案管理研究_王超.pdf

人事管理personnel management第 156 页2023/2 （下）总第405期国有企业干部人事档案管理研究文/枣庄市烟草专卖局（公司）王超党的二十大报告提出，建设堪当民族复兴重任的高素质干部队伍，树立选人用人正确导向，选拔忠诚干净担当的高素质专业化干部，坚持把政治标准放在首位，做深做实干部政治素质考察，突出把好政治关、廉洁关。干部人事档案作为全面记载干部“三龄两历一身份”和教育水平、知识技能、经验、素质等核心材料，具体包括自传、考核、履历、政审、工资福利、奖惩、政治面貌、录用、任免、离任（退休）等各方面内容的第一手组织材料，在干部人事管理中，通常作为把好干部政治关、廉洁关，研判干部是否带头担当作为、平常时候看得出来、关键时刻站得出来、危难关头豁得出来的决策支撑材料。近几年，国有企业干部档案在“真实准确、完整规范”方面问题频现，部分落马官员为获得晋升和个人利益，伪造学历、伪造履历、篡改年龄，暴露了干部人事档案管理工作中的盲点和短板，损害了档案的权威性，对国有企业的选人用人公信力造成了很大的冲击，对干部队伍建设造成严重不良影响。随着我国经济和社会的发展，国有企业的人事档案管理工作面临诸多新问题。国有企业的干部人事档案由组织、人事部门根据人事档案材料管理规范集中收存管理，在选人用人、人才培养、工资发放、教育培训、入职离职等方面，提供重要的人力资源管理信息参考和决策依据作用，在入职离职、薪酬兑现和用工管理方面具有一定的法律效力。所以，在新形势下，做好国有企业人事档案工作，是一项十分重要的工作。一、国有企业干部人事档案管理的主要内容目前，国有企业所实行的干部人事档案管理模式，具体由搜集、分类、鉴别、保管等各个环节组成，这些是干部人事档案管理体制的重要环节，具体内容见图1。（一）国有企业干部人事档案的收集和整理。1.国有企业干部人事档案的收集。干部人事档案的收集，是指各级干部人事档案管理机构利用多种途径，对散落在各个管理层级的档案资料进行整理。而这一收集也是人事档案的基础工作，对改善人事档案的管理具有重要意义。从内容角度看，干部人事档案材料收集归档规定对归档范围、收集归档的要求、纪律和监督作了详细的阐述；在资料来源方面，干部人事档案收集的资料主要由单位和个人提供。在采集工作中，要做好档案的登记工作，定期整理、核对、督促、补充，为提高干部人事档案管理工作的效能提供了保证。2.国有企业干部人事档案的整理。基于国有企业干部人事档案的内容与流程角度来说，其流程主要包含了分类、编目、装订等多个环节。就国企的工作性质而言，其在具体落实干部人事档案及其他有关工作时，最根本的要求是按“人”立卷、按“类”分类。要认真地筛选有关的资料，及时、经常、完整地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档，做到编目清楚，分类有序，完整、真实、条理、精练、实用。同时档案材料的整理制作场所、硬件设备需规范完备，从事整理工作的人员必须具有较高的政治素质和业务能力。（二）国有企业干部人事档案的鉴别和分类。1.国有企业干部人事档案的鉴别。干部人事档案的鉴定，是对档案资料的真假判定、价值判定，把有价值的、真实的、属于归档范畴的资料归档，并加以保留。干部人事档案鉴定工作是在材料归档之前进行的最后一次审查，也是干部人事档案的第一步，要做到“三个必须”，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。对未列入档案的资料，其处理方式为“转、退、留、毁”，也就是向相关部门移交、修改、补充、保存、销毁。2.国有企业干部人事档案分类（见表1）。二、国有企业干部人事档案管理评价方法（一）国有企业干部人事档案管理模糊综合评价分【摘要】研究发现，国有企业干部人事档案管理满意度缓慢改进区（即次要改进区）的档案意识、干部本人对档案的重视、材料的实用性3项指标满意度均低于平均水平，在后续管理中需要重点改进。【关键词】国有企业；干部人事档案管理；管理评价方法图1国有企业干部人事档案管理内容示意图第 157 页2023/2 （下）总第405期析。Importance-PerformanceAnalysis简称IPA分析法，评价体系分为表现良好区域、额外资源区域、缓慢改进区域和重点改进区域，如图2所示。参考IPA分析法所划分的表现良好区域、额外资源区域、缓慢改进区域和重点改进区域四个区域，对国有企业干部人事档案管理满意度和重要度进行分析，绘制成上述象限图。确定国有企业干部人事档案管理良好区表现为，审核制度、审核过程、审核材料、材料真实性，说明这个指标重要性满意度综合性评价结果较高，应该继续保持这方面的优势。国有企业干部人事档案管理满意度缓慢改进区（即次要改进区）的指标有档案意识、干部本人对档案的重视、材料的实用性，这3个指标的重要度和满意度均低于平均水平，在后续管理中需要重点改进。（二）国有企业干部人事档案管理存在的具体问题。1.干部本人档案意识薄弱。有的干部早期对档案资料的思想认识不够，填写不规范，或者误填个人资料，导致参加工作时间、出生年月等资料与组织记载的用工、提干时间、出生年月不符，从而导致历史遗留问题；还有一些人为了自己的利益，为了达到特定的目的，弄虚作假，填入不实的资料；有的干部违规保存自己的人事档案，有的不配合、不提供线索，对国有企业干部人事档案的管理造成了一定的困难。2.没有充分认识人事档案管理的重要性。档案管理工作是重要的服务工作，往往是一种较难完成、职责较重的工作，同时工作难度、强度大，有些单位的管理者对档案工作本表1国有企业干部人事档案类别统计表编号材料名称档案内容1履历干部履历表（书）、简历，人员登记表等2自传资料自传及相关材料，领导干部个人有关事项发生变化的报告表等3鉴定、考察与考察资料考察、表现材料，考核登记表，挂职锻炼等考核材料4学历学位资料毕业生登记、报考表，学生（学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明材料等职业(任职)资格和评（聘）专业技术材料专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料反映科研学术水平等材料科研成果和相关发明鉴定材料培训材料重点收集培训的鉴定表、成绩单等材料5政审材料上级批复、审查结论及证明材料，本人对结论的意见、检查，档案专项审核干部任免审批表等材料6党团材料入党志愿书、申请书、转正申请书等材料7奖励材料党政机关等予以表彰等审批表、先进人物、先进事迹等材料8违纪材料处分决定，上级批复，核实报告及证明材料9工资、待遇转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级、工资变动登记表，津贴等材料录（聘）用、调动、任免、退（离）休等材料录用、登记审批表，干部任免审批表，聘用干部合同书，辞职申请，退（离）休审批表等参会的登记材料等会议登记表等材料10其他毕业生派遣证，健康检查等材料图2国有企业干部人事档案管理象限图人事管理personnel management第 158 页2023/2 （下）总第405期身的重要性缺乏认知，在选择工作人员的时候，往往会出现重视程度不足的情况，这种管理层面的认知偏颇，不但会影响档案的质量，还会削弱工作人员的责任感和存在感，从而降低工作的效率。3.人事档案管理数字化信息化程度较低。目前，中大型国有企业人事档案管理模式较为普遍的是仍以集中封闭式管理为主。这种管理模式适用于对单位干部人事档案进行集中管理，但集中范围相对较小，查阅人事档案时，往往在多级审批和流转过程中耗时费力，提供的是“你查我调”的服务方式，大部分工作通过手工操作进行，工作效率较低，不利于纵向管理层级和横向人才交流快速便捷地提供档案服务。在信息技术高速发展、人才交流频繁的今天，这种传统人事档案管理方法的不适应性逐渐凸显。同时在建立干部人事档案数字化管理系统时，如记录档案时仍然使用传统的手工操作，不能从根本上解决原始材料识别速度慢、效率低、易出错的问题，难以兼顾解决分布式数据存储和信息安全等问题，是对干部人事档案数字化管理的考验。三、结语就国企的工作性质而言，在具体落实干部人事档案及其他有关工作时，最根本的要求是按“人”立卷，按“类”分类，科学开展干部人事档案工作质量分析评价，为历史、全面地考察了解和正确选拔使用干部提供重要决策参考。通过模糊综合评价法分析,干部人事档案管理满意度缓慢改进区（即次要改进区）的指标档案意识、干部本人对档案的重视、材料的实用性3个指标的重要度和满意度均低于平均水平,在后续管理中需要重点改进。【参考文献】1王静.干部人事档案管理规范化体系构建与管理创新J.黑龙江档案,2022(02):119-121.2高华辉.人力资源视域下干部人事档案管理工作优化方法J.黑龙江档案,2022(02):254-256.3李惠琳.关于加强新时代干部人事档案管理工作的思考J.四川劳动保障,2022(04):34-35.4单小娥.大数据时代应创新事业单位干部人事档案管理模式J.兰台内外,2022(12):66-68.5徐艳.大数据背景下事业单位干部人事档案管理模式的优化J.兰台内外,2022(12):37-39.6谢馨慧.加强干部人事档案信息化管理 全面促进人事管理创新性研究J.陕西档案,2022(02):35-36.（上接第145页）全性。根据电子文档传输和保存原理，电子信息的存储状态通过脱机方式存储于各个设备之中，一旦设备出现危机，那么存储的信息也就面临同样的风险，所以确保存储设备远离磁、光等环境。第二，保全管理路径就是保存源文件本身。信息的丢失和改变会大大影响其内容的原始性，所以对于源文件必须通过有效的管理手段进行，设置专门的管理岗位，对于信息修改增加审核程序，除此之外，可以通过加密和备份的方式进行保存，不到万不得已，不能更改源文件信息。（三）明确电子文件归档职责。电子文件源文件的真实性是文件核心价值所在，而电子文档的保存又涉及多个部门，因此，必须确定每个部门的职责，务必清晰其职责范围，不能出现职责交叉现象，整个管理和保存流程都应该设置对应的监管设备或流程。档案管理人员和档案工作人员还应参与电子文件管理系统的开发和功能设计，如OA系统、基建智能管控系统等。如上所述，电子文件涉及多个部门，各个部门之间首先要进行管理规划，建立完整的管理系统，以此为基础，进行责任分工。具体分工可参照以下进行：对于档案信息编制部门，可以负责电子文件的设计、生成以及提交系统这些职责；对于档案管理部门，可以完成文件的保存、提取、移交工作。档案生成和管理部门负责确保机密电子及电子文件的私隐。对于已经制订好的标准和流程，在文档的编制和管理工作中都必须按照要求进行。通过信息系统的技术支持，在完成归档作业之后，对于整体的流程需要检查反馈，发现异常需要重新归档或修改对应信息。只有各部门明确履行职责，协调工作，才能编制和归档电子文件。五、结语电子文档归档管理能够避免传统管理模式的各个弊端，信息化技术有效提高了项目的管理效率，也提高了信息归档的安全和质量，可以提高项目责任人信息化管理意识。因此，为了更好地推进工程档案管理工作的发展，加强工程电子档案的保管和管理利用十分有必要。【参考文献】1黄先明.电子文件归档管理系统的设计与实现D.苏州大学,2017.2钱毅.新技术环境下电子文件管理纵深发展关键问题分析J.档案学通讯,2020(2):6.3周文泓,马晓玥,王锦文,等.电子文件全数字管理的实现框架研究J.中国档案,2020(3):1.4王红燕,杜保鑫.电子文件归档管理模式探究J.卷宗,2020.