广州市司法机关电子文档单轨制管理模式开展现状调查研究_李海涛.pdf

广州市司法机关电子文档单轨制管理模式开展现状调查研究李海涛 王丹霞 温智涛 郑诗垚（中山大学信息管理学院，广东 广州）摘 要：通过调研电子文档单轨制管理运行试点 广州互联网法院和广州市中级人民法院，从系统、技术、规范等层面分析了广州市司法机关电子文档单轨制管理模式开展的现状，发现广州互联网法院的电子文档单轨管理模式配套的系统功能较为完备，各阶段文档运转通畅，基本实现了电子文档单轨管理，而广州市中级人民法院在电子文档单轨制管理的制度建设上较为突出，但离完整的单轨制管理模式仍有一定差距。此外，调研也发现了两家法院存在档案专业人才匮乏、管理系统功能不全、经费供给不足、技术应用不充分等问题。最后从法律、制度、经费和技术等维度出发，综合实地考察与文献调研的结果，提出有助于促进我国司法机关电子文档单轨制管理模式发展的对策。关键词：电子文档单轨制；人民法院；互联网法院中图分类号：文献标识码：文章编号：（）单轨制管理模式因可有效降低电子文档管理成本、提高工作效率而在近年来得到了快速的应用与推广。在电子文档单轨制管理模式渐行渐近趋势的推动下，我国各级人民法院也做出了相应调整。如最高人民法院在人民法院电子诉讼档案管理暂行办法提出法院应将纸质版诉讼文件通过数字化方式制作电子版本，并以电子文档单轨制试点方式逐步推广实施。具体试点推进上，依据最高人民法院关于确定北京互联网法院等 个法院为开展电子档案为主、纸质档案为辅的案件归档方式试点单位的通知，确定了深圳市中级人民法院、珲春市人民法院等 家第 期 年 月档 案 学 刊 基金项目：本文系 年度广东省档案局科技项目“档案治理视域下的珠三角地区档案服务企业服务能效评价参考指标体系构建及应用研究”、广东省本科高校质量工程项目及中山大学本科教改项目“中山大学 广东省通信产业服务有限公司广州分公司智慧档案管理中心实习教学基地建设”研究成果。作者简介：李海涛，教授，研究方向为档案利用与服务；王丹霞，硕士研究生，通信作者，：；温智涛，本科生；郑诗垚，本科生。法院作为推行“以电子档案为主，纸质档案为辅”的案件归档试点。目前我国司法机关电子文档单轨制管理模式推行现状如何，单轨制管理模式推行应用中又存在哪些障碍，针对该类问题又有哪些可行性对策？基于上述问题，研究以广州市中级人民法院、广州互联网法院为调研对象，围绕电子文档单轨制管理模式的开展现状、存在的问题展开调研，以探索司法机关内部电子文档单轨制管理模式推行应用的解决之策。一、广州市司法机关电子文档单轨制管理模式开展现状调研（一）调研样本选择传统法院在诉讼中将纸质及电子文档作为证据，纸质档案的证据效力高于电子文档，其电子文档管理多采用纸质与电子文档双轨双套管理模式。新型法院是指近年来国家先后设立的专门受理某一特定类型案件的法院，如金融法院、知识产权法院、互联网法院等。研究主要针对其中的互联网法院展开，该类法院主要运用区块链技术保障互联网案件受理中诉讼双方的电子文档证据效力，对于推广电子文档单轨制管理模式具有较好的基础。为全面了解传统法院与新型法院的电子文档单轨制管理模式开展现状，调研选取了广州市中级人民法院与广州互联网法院等广州市司法机关中代表传统与新型的法院。其中广州互联网法院成立于 年，受广州市中级人民法院的监督和指导，集中管辖广州市内应由基层法院受理的 类互联网案件。广州市中级人民法院是我国建院历史最长、干警人数最多的中级人民法院之一。该院向上对接广东省高级人民法院，向下管辖 个基层人民法院，具有较强的司法执行和组织力，在广州司法领域内处于重要枢纽位置。年 月至 月，研究小组围绕电子文档形成、管理以及文档系统运维部门，通过现场访谈、系统演示、参观学习等方式展开调研，拟从上述两类法院电子文档单轨制管理模式开展现状中提取其共性问题及成因。（二）广州市司法机关电子文档单轨制管理模式开展现状分析根据调研访谈反馈，近 年来，在电子文档单轨制管理模式开展中，广州互联网法院与广州市中级人民法院均进行了有益探索。总体来看，广州互联网法院的电子文档单轨管理模式配套的系统功能较为完备，各阶段文档运转通畅，基本实现了电子文档单轨管理，而广州市中级人民法院在电子文档单轨制管理的制度建设上较为突出，具体现状如下。广州互联网法院电子文档单轨管理配套系统健全，保障技术先进“缺乏功能齐备的管理系统就没有电子文档管理，就无法摆脱纸质文件的跟随和羁绊。”广州互联网法院在电子文档单轨制管理配套的系统建设与技术应用上具有不少亮点，基本解决了单轨模式下电子文档的“四性”保障、元数据提取、电子签名嵌入等技术问题。具体表现为：第 期 李海涛等 广州市司法机关电子文档单轨制管理模式开展现状调查研究在信息系统建设方面，广州互联网法院电子卷宗平台根据电子卷宗的流转过程，在其接收、移交、长期保存过程中均嵌入了系统“四性”自动检测功能，针对每类案件均制定了归档元数据标准，并根据上级法院要求设定了电子文档分类体系及其归档格式。在归档格式方面，系统支持多达 种文本、音视频电子文档格式。为保障业务系统与业务归档平台对接通畅，广州互联网法院搭建了电子卷宗平台作为中间平台，按照统一标准采集各业务系统形成的电子文档及过程元数据。在技术应用方面，引入区块链技术保障电子文档真实完整，实现电子文档管理过程可溯、记录可查及电子数据上链共享：其一，利用区块链技术保障电子文档真实完整。广州互联网法院通过区块链协助搜集、存储、传送电子证据，从技术上辅助确定电子证据存取的真实完整性。如系统分别在政务外网与法院内网部署区块链（图），其中政务外网链主要用于接收记录当事人在线提交的电子数据，并将包含主体、时间、数据等原始内容的哈希值上链。案件确认受理后再将案件相关信息、电子证据等数据的哈希值打包传入内网。此外在将诉讼中生成的电子卷宗、业务数据、用户信息等从电子卷宗平台向档案管理系统移交时，先由业务归档平台检测，再将信息转换成哈希值上链并存储。为保证数据安全，整个流转过程均使用非对称加密算法加密，外网链上的数据通过公钥加密，内网链使用私钥解密，数据哈希值经核验无误后再将其上链存储并进行固定及存证操作，以防止电子文档被篡改，确保其真实、完整性。广州互联网法院利用区块链技术保障电子文件的真实性与完整性逻辑示意图检测诉讼活动中生成的所有电子卷宗材料、业务数据、用户信息 等 内 容检测完成法院内部业务归档平台法院内网（私钥）政务外网（公钥）将信息转换成哈希值上链并存储数据的哈希值经核验无误后，再将其上链存储，并进行固定及存证操作传入接收、记录当事人在线提交的电子数据，并将提交主体、时间、数据等原始内容的哈希值上链将案件相关的信息、电子证据等数据的哈希值打包案件确认受理图 广州互联网法院区块链技术应用流程图 其二，利用区块链技术实现电子文档管理过程可溯与记录可查。广州互联网法院利用区块链技术记录案件审判的全流程，将案件处理中的系列过程性元数据信息按照标准记录并上链，使电子文档的任何变化均得以体现。其三，利用区块链技术实现电子数据的上链共享。广州互联网法院利用区块档 案 学 刊 年链技术搭建了电子卷宗共享平台，实现跨链交互，旨在提高电子文档流转及案件办理效率。如在各机构设立区块链节点，实现跨部门案件电子文档上链固证、防伪验证及可视化数据分析，降低纸质卷宗交换的人力成本与泄密风险。此外，广州互联网法院还通过司法区块链与第三方平台对接，在采集电子证据时直接调用第三方平台证据，减少中间传输环节的信息失真，如在网络购物诉讼案件处理中，与阿里、京东等电商平台实时打通，方便第三方平 台 及 时 向 法 院 提 供 真 实 有 效 的证据。广州市中级人民法院电子文档单轨制管理制度建设较为完备以当事人利用为导向，广州市中级人民法院开发了电子卷宗利用微信小程序，制定了统一的电子卷宗归档管理办法，配套了电子文档单轨管理的相关制度规范。如在诉讼档案电子归档过程中，为实现规范管理，该院于 年以人民法院诉讼档案管理办法人民法院电子诉讼档案管理暂行办法电子文档归档与管理规范等为基础，制定了诉讼档案电子卷宗归档管理办法（试行），为该院与广州市内各基层法院提供统一的诉讼档案电子卷宗归档管理办法。相较于 年出台的深圳市中级人民法院电子诉讼档案管理办法，诉讼档案电子卷宗归档管理办法（试行）明确了“同步生成”原则，即“自立案阶段即着手收集、制作相关案件的诉讼材料电子版并及时上传至管理系统，确保电子卷宗跟随案件审理进程同步生成。”该原则贯彻了最高人民法院关于推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的要求，是司法系统推进电子文档单轨制管理模式的重要保障。在电子档案利用方面，经申请通过后，该院可对外提供电子档案借阅。为了便于当事人网上阅卷及信息公开，该院开发了“广州微法院”小程序，当事人可直接提交阅卷申请，查阅相关案件。二、广州市司法机关电子文档单轨制管理模式建设推广障碍分析尽管取得一定成效，调研发现以受访法院为代表的广州市司法系统电子文档单轨制管理模式在建设推广中仍存在法律、制度、经费、技术等方面的问题。（一）法律层面我国电子政务、电子商务及档案管理等行业领域现有司法条款，如电子签名法合同法档案法支撑了电子文档的证据作用，但较之纸质文件，上述法律对其证据效力仍存有争议。调研发现广州市中级人民法院因电子文档易改变的特点，司法人员对其证据效力采信度不高。该问题可能与当前我国电子文档管理与电子证据审查认定条款相关内容未有效衔接有关。如最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定（修正）提出“以档案管理方式保管”的电子证据，在无反驳证据的情况下，法院可以确认其真实性。尽管有学者指出全生命周期管理模式下的电子文档，其真实、可靠性与归第 期 李海涛等 广州市司法机关电子文档单轨制管理模式开展现状调查研究档电子文档无异，但该观点仍停留在学术探讨层面。目前档案法及电子文档管理相关法规均未明确“何为档案管理方式”，因此“纳入机构档案化管理但尚未正式归档的电子文档是否适用该条款，能否作为具有真实性的电子诉讼证据”这一问题的解决方案仍待明确。（二）制度层面宏观制度规划层面，调研发现广州互联网法院统一的电子卷宗管理办法尚处于讨论修订环节，这为单轨制模式下电子档案管理系统设计与运维带来不便。从司法领域电子卷宗管理推进的维度来看，虽然最高人民法院分别于、年以政策文件的形式推进电子卷宗同步生成和深度应用，但一直未出台统一的电子卷宗管理办法。当前人民法院对电子卷宗管理的主要依据仍是采用“电子文档双套归档”管理的人民法院电子诉讼档案管理暂行办法（），该办法已不适合广州互联网法院、广州市中级人民法院等推行电子文档单轨制管理模式的相关法院。当前，在推行电子文档单轨制管理模式时，司法部门仍缺乏统一的制度规范。微观制度建设层面，调研发现广州市中级人民法院在业务系统与电子档案管理系统对接上仍存在“归档电子文档命名格式与归档系统识别标准不符”“需要重新命名文件方可录入系统”等问题。上述对接中存在的前后端文件格式不统一等问题影响了电子文档单轨模式的推广效率。具体保障制度建设层面，在推行电子文档单轨制管理模式时，上述法院仍缺乏配套的人才引进、监督考评制度。如在人才引进制度方面，调研发现广州市中级人民法院的档案外包服务人员虽然技术能力强，但对电子文档管理相关的标准规范了解有限，无法有效解决在线归档、元数据管理等专业性问题。与此同时，尽管受调研法院因开展档案管理业务，急需档案专业人才，但由于长期缺乏档案专业人才配套引进制度，导致司法系统在电子文档单轨制管理模式方面存在推进人才匮乏问题。监督考评制度是规范监督考评的依据，也是司法系统推广电子文档单轨制管理模式的保障。调研发现广州互联网法院因建设时间较短，目前与电子文档单轨制管理相关的监督考核制度并不健全，未将电子卷宗管理纳入绩效考核范围。这将影响电子卷宗归档质量，不利于单轨制管理模式的推行。（三）经费层面开展电子文档单轨制管理工作需要打通前端业务与后端档案管理系统业务流程，并辅以配套技术，以保障归档电子文档的真实、完整、可用、安全等。具体而言，纸质档案数字化、电子文档异地备份等维持电子文档单轨制管理模